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Google Apps Scriptの活用例を紹介

Google Apps Scriptはちょっとしたアイデアで便利に活用することができます。今回は具体例を交えつつ、どのような活用例があるのかを紹介していきますので見ていきましょう。

【活用例1】定期タスクの管理とリマインダー

多くの会社では独自のルールがあり、定期的に行うタスクが存在していることでしょう。たとえば毎週木曜日に定期連絡として書類作成が義務付けられていたとします。声掛けをして確認をするでも十分かもしれませんが、その時間ももったいないというより面倒って場合にリマインダー機能を使ってみるといいでしょう。

Spread Sheetに規定されている情報が記入されているか、もし記入漏れや書類作成自体を忘れていた場合はメールで知らせることができます。書類を作成するようにとのリマインダーの役割は思いのほか重宝します。

声掛けと確認の作業をGoogle Apps Scriptに任せることにより他の作業に集中できるだけでなく時間を有効に活用することができます。

【活用例2】メールマガジンの作成も可能

顧客に対して定期的にメールマガジンの発行をしている企業もいるでしょう。GMailで手動でアドレスをコピペで入力して対応している方も中にはいるかもしれません。しかし、人間が行う作業にはミスがつきがちです。

たとえば数百人分のアドレスを本来BCCで送らなければいけないところTOで送ってしまったなんてこともあり得ます。メールにおいてこのような間違いはあってはいけないことです。Google Apps Scriptを活用することにより自動でBCCに入れられるようにすると万が一の間違いも起こさせないようにできます。

他にもメールマガジンの内容を送り先ごとに変えたいなんてこともあるでしょう。よくある例としてメールマガジンの最初の文章に顧客の名前を表示して挨拶するというのがあります。こちらはメール本文に特定の文字列を作成者が決めて、その文字列が見つかれば顧客の名前に入れ変えることで可能となります。

【活用例3】データ分析&抽出

データ分析と抽出もGoogle Apps Scriptでは可能です。たとえば入力された顧客情報を一覧に追加する際コピペでやっていたことをGoogle Apps Scriptにやらせることも可能です。たとえば申し込みのフォームから下記の情報が届きました。

名前:斎藤 隆
電話番号:090-1234-5678
発注数:3個
など

メールで届いた情報をもとに分析をして抽出を行います。ここで欲しい情報は名前と電話番号とします。Gmailのメッセージを分析して正規表現を利用し「名前:」の後に続く文字列を抽出します。電話番号も同様に「電話番号:」の後に続く文字列を抽出するように作成します。

抽出した文字列をSpread Sheetに保存させることで手動によるコピペからGoogle Apps Scriptが代わりにやってくれるようにできます。顧客情報の保管は数にもよりますが思いのほか面倒で時間がかかります。ちょっとしたプログラムを作成することで有効に活用できることがわかりますね。

【活用例4】BOTの作成も可能

定期的に行うタスクを人間が行うのではなくBOTにやらせることもGoogle Apps Scriptでは可能です。サーバーレスで手軽に作成できるのも強みです。たとえば勤怠管理は管理職にとって重要な仕事と言えるでしょう。しかし社員の人数が増えれば増えるほど面倒です。

そこでBOTを作成することで上手に活用することができます。たとえば平日の指定した時刻に社員の勤怠状況を毎日確認してSpread Sheetに記入することもできます。勤怠管理だけでなく少し拡張すれば残業代の計算なども可能です。

Google Apps Scriptを活用することで広がる可能性

今回は簡単ではありますがGoogle Apps Scriptによる活用例を紹介しました。もちろんもっと複雑な処理もできますのでプログラム知識がある程度ある方は興味を持ってみてはどうでしょうか?

プログラムの最大のメリットは命じられたタスクを絶対に守ること、手作業よりも圧倒的に処理が早いことです。人間が行う作業にはミスが出てきますがプログラムであれば、そのようなことは起きません。Google Apps Scriptを上手に活用していくことで便利に業務を回すことも可能です。

今回の活用例を元にGoogle Apps Scriptの導入を検討してみるといいかもしれません。

●弊社のこだわり

お客様に本当に必要なシステムを

「イメージ通りのシステムにならなかった」「システムを構築したが効率が上がらなかった」などの話を伺うことがありますが、お客様からのご要望をしっかり伺い、システムでできることをご理解いただき、お互いの認識がしっかりと合っていれば、システム開発の失敗の多くを回避することができます。弊社はお客様に満足頂けるシステム開発には全力で取り組み、ベストなビジネスパートナーになることを目指します。

まずは無料でコンサルティングを受けてください

●サービスの特徴

成果へのこだわり

開発したシステムがお客様のメリットに繋がるよう全力で取り組みます。お客様のご要望にお応えできないようであればお仕事はお請けしません。

低価格でスピーディー

Google Apps Scriptの登場で以前は実現することができないほどに、システム開発が低価格でスピーディーになりました。以前は金額面でシステム導入を見送っていた方でもシステム導入しやすくなっています。

業務効率アップ

顧客情報、契約情報、請求情報、帳票出力をGoogle Apps Scriptで構築することで業務効率を大幅に上げることができます。

●実施の流れ

まずはお客様の状況やご要望をしっかりとお伺いします。すでにシステムを導入しているようであればどのようなものを導入しているか。現在の課題はどのようなもので、どのような対応が最善の解決方法かなどをご案内します。

1.無料でコンサルティング

しっかりとお客様のご要望をお伺いします。どのようなことができるかなどもご説明をします。その際に、すでに作成済みのシステムを見て頂き完成のイメージを持って頂きます。この際に、お客様のご要望に応えることができないと判断しましたら無理に開発を勧めることは致しません。お客様にとって必要なシステムになるよう、事前にしっかりとお話を致します。
※当サービスの対応範囲を超える場合は別サービスをご案内するか別途お見積もりを致します。

2.開発

お客様のご要望に従ったシステムの構築を開始します。開発の途中で何度かやり取りをさせて頂き、確認を進めながらイメージとずれることがないよう進めていきます。

3.納品

完成したシステムを確認いただき、問題がなければ完成となり納品をいたします。もし、ご要望と異なるところがあるようでしたらシステムを修正し、再度ご確認を頂きます。

開発実績

・契約書、請求書、見積書、発注書一覧の自動生成
・kintoneのデータをGoogle App Scriptを用いてGoogle Spredsheetにデータを自動取得するシステムの開発

お問い合わせ
・申し込み

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株式会社アクロビジョン
Acrovision Inc. 

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