ChatGPT利用マニュアル

ChatGPTは、OpenAIが開発した対話型AIで、質問を入力すると自動で回答を生成します。本マニュアルでは、ChatGPTを業務でどのように活用するか、注意点やプロンプト例を含めて解説します。

利用上の注意点

ChatGPTを利用する際の注意点は以下の通りです:

  • 機密情報/個人情報を記述しない:個人情報や機密情報を入力しないようにしましょう。
  • 情報を鵜呑みにしない:ChatGPTの回答は常に正確とは限りません。提案内容は必ず検証してください。
  • 著作権侵害:AI生成物に「類似性」「依拠性」がある場合は著作権侵害となります。対応策として、プロンプトに著作物の入力を避ける、他人の著作物に類似していないかをチェックツールで確認することが必要です(※1)。

ChatGPT利用までの流れ(会員登録をして利用する場合)

導入方法

以下の手順に従って、ChatGPTを導入してください:

  1. 公式サイトにアクセスし、“Try ChatGPT”をクリックします。
  2. Sign up画面でメールアドレスを入力し、パスワードを設定して認証を完了させます。
  3. プロフィールと電話番号の認証を行い、導入完了です。

利用方法

ChatGPTの利用方法は以下の通りです:

  1. 公式サイトにアクセスし、“Try ChatGPT”をクリックします。
  2. 質問を作成し、プロンプトを入力します。
  3. ChatGPTからの回答を確認します。
  4. 左のサイドバーで質疑応答の記録を管理します(※2)。

プロンプトの構成要素

プロンプトは以下の要素から構成されます:

  • 質問・指示:回答に何を求めるかを示します。
  • コンテキスト:適切な回答を得るための背景情報です。
  • 入力データ:回答してほしい質問や処理するデータを示します。
  • 出力:出力の形式を設定します(※3)。

業務ごとの活用例

IT事務

IT事務やヘルプデスクでの活用例:

  • スプレッドシートの関数サンプル作成:ChatGPTに関数のサンプルを作成させる。
  • ドキュメントの要約:ChatGPTを使って書類を要約する。
  • 他言語の翻訳・添削:ChatGPTを使って翻訳や添削を行う。

開発

プログラミングなどの開発業務での活用例:

  • プログラミングコードの作成手順:ChatGPTを使ってコードを作成する。
  • プログラミングコードのエラー解決手順:エラーメッセージを基に問題を解決する。
  • コードレビュー手順:ChatGPTを用いてコードレビューを実施する。

インフラ

インフラ業務での活用例:

  • 機器の調査:ChatGPTを使って機器の仕様を調べる。
  • ルーティン設定の手順:スタティックルーティングの実装手順を確認する。
  • 用語の検索:ChatGPTを使って専門用語を調べる。

営業

営業職での活用例:

  • SES営業職の特徴:ChatGPTを使ってSES営業の特徴を把握する。
  • 電話対応用のスクリプト作成:トークスクリプトを作成する。
  • 自社の価値を伝える方法:ChatGPTを使って自社の価値を明確に伝える方法を学ぶ。

事務

事務作業での活用例:

  • メール・ドキュメントの作成:ChatGPTを使ってメールを作成する。
  • ドキュメントの要約:ChatGPTを使ってドキュメントを要約する。

文章校正・添削

ChatGPTを使用して文章の校正や添削を行います。以下のようなことが可能です:

  • 文法、スペルの確認
  • 適切な語彙の選択
  • 文章の構成と流れを整える
  • テンポとリズムを整える

文章校正が必要な理由

文章校正が必要な理由は以下の通りです:

  • 正確な情報を相手に伝えるため:文法や表現が正確になり、文章の意図が伝わるようになります。
  • 信頼感を与えるため:誤字・脱字を防ぐことで読み手に信頼感を与えます。
  • 修正にコストがかかるため:世間やネットに公開する文章は、後に修正を行うことが難しくなります。文章に誤りがないか徹底的に確認する必要があります。

文章校正の要点

文章校正の要点は以下の通りです:

  • 情報の内容:情報の正確さと信頼性は文章を作成する上で重要な要素です。事前に調査を行い、文章に主張や意見を交えることで有益な情報を提供できます。
  • 誤字脱字の確認:誤字・脱字の確認は文章校正の要です。ChatGPT利用前に読み返しを行い、AIの回答と比較してください。
  • 文法の確認:正しい文法を使えているか確認してください。例えば、主語と動詞の一致、助詞の使用、表記揺れの修正など。
  • 構文が整っているか:文章の流れや構成が整っているか確認してください。段落を適切に分け、論点ごとに整理し、明確な文章構成を心がけてください。
  • 一貫性の確認:文章全体を通して一貫性が保たれているか確認してください。

ChatGPTのプロンプト例

▼以下のチェックリストに従って記事を徹底的に分析し、評価してください。

  • 主要トピックに関する記述の正確性
  • 矛盾点、虚偽、誇張の有無
  • 内容の一貫性(テーマと各セクションの整合性、論理の流れ)
  • 信頼性の高い情報源の使用状況
  • 誤字脱字のチェック
  • 文法的誤りや不自然な表現の指摘

おわりに

ChatGPTは、業務の効率化を図るための強力なツールです。正確な情報の提供や文書校正など、多岐にわたるタスクに対応できますが、注意点を守りながら適切に利用することが重要です。定期的なトレーニングデータの更新や、プロンプトの設計に気を配ることで、より効果的な利用が可能となります。

参考元

※文章の一部は生成AIを活用しています。