Googleドキュメントに関して

Google Appsとは…

Google Appsとは、Google社が提供しているパブリッククラウド型のサービスのことです。
Google Appsを導入することにより、
Gmailやハングアウト、スプレッドシートなどのドキュメントの共有(管理や編集)だけでなく、スケジュール共有(Googleカレンダー)といったサービスによる情報共有ができるようになります。
またGoogle Appsを使用することにより、IT コストを削減できるだけでなく生産性を高めることができます。これらのGoogle Appsを使ったことがないという方は少ないのではないでしょうか。

Google Apps Script (GAS)とは…

Google Apps Scriptは頭文字をとって「GAS(ガス)」と略されます。

Google Apps Scriptとは、GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど、Googleが提供しているさまざまなツールやサービスを連携して利用するためにGoogleが開発し、提供しているJavaScript ベースのプログラミング言語です。Google Apps Scriptは開発環境の構築が必要なく、Googleアカウントとインターネット環境さえあれば利用できます。また、Google Apps Scriptは無料で利用できます。

JavaScriptというのは、Webブラウザ上で動作するプログラミング言語で、Webサービスを作ろうと思ったときには避けては通ることができない言語ですので、ある程度の学習が必要になります。ただし、JavaScriptはエンジニアにとってはポピュラーな言語なので学習コストは多少低いのではないでしょうか。

Google Apps Scripを使えば、カスタムのメニューやダイアログ、サイドバーを Google ドキュメント、スプレッドシート、フォームに追加することができますし、GmailやGoogleカレンダなどのGoogleが提供しているさまざまなサービスと連携して活用することができます。

例えば、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなどの操作を自動化して表やグラフを作成することや、決まったフォーマットにドキュメントを整理すること、ファイルの共有管理などができます。
また、Gmailに届いた添付ファイルをGoogleドライブに共有する場合にも、ファイルを自動で共有フォルダにアップロードするように設定できますし、メールの自動送信や返信もできます。

今回はGoogleドキュメントとスクリプトを合わせて使う方法について紹介していきたいと思います。

Google ドキュメントとは

Googleドキュメントは、Googleによって提供されている文章作成ツールです。クラウド上で管理されているので複数のユーザーで同時編集できたり、ファイル共有が簡単にできるといったメリットがあります。
Microsoftが提供しているWordに似ているので、GoogleドキュメントとWordの違いがよくわからないという方もいるのではないでしょうか。したがって、GoogleドキュメントとWordの違いについていくつか紹介していきます。

1つ目は、ソフトウェアのインストールの有無です。
Googleドキュメントの場合はインターネットに接続してブラウザから操作できるので、ソフトウェアのインストールの必要がありません。
インターネットにつながっていればスマートフォンやタブレットなどの端末からも操作できます。
一方、Wordの場合はそれぞれのデバイスでソフトウェアのインストールが必要です。

2つ目は、データ保存方法です。
Googleドキュメントはクラウドでデータを保存、管理をしています。また、編集履歴を自動で保存してくれるので、バックアップの必要がなくなり、いつでも編集内容の復元ができます。
一方Wordは、基本的にはパソコンで保存、管理をします。こちらは編集履歴を保存していないので、もしもの時に編集内容が反映されていない可能性があります。
ただし、少し手間がかかりますが「One Drive」というクラウドストレージを利用することで、Wordもクラウドで管理できます。

3つ目は、編集内容の反映速度です。
Googleドキュメントはクラウドを通しているので、共有したファイルを編集するとリアルタイムで反映してくれます。
一方でWordはパソコンにファイルを保存しているので、編集するたびに共有しなければいけません。ただし先ほど紹介したOne Driveを使えばクラウドを通し、編集内容をリアルタイムで反映できます。

無料で利用出来て様々なメリットがあるGoogleドキュメントですが、デメリットもあります。
何かと言いますと、Wordのようにテンプレートの種類が多くなく、枠などの装飾も出来ないなど、機能が豊富でないことです。
他にも使い勝手や求めることがあるかと思いますので、自分自身で使ってみて、それぞれの作業内容にマッチするのはどちらかはご自身で選んでください！

Googleドキュメントでスクリプトを操作する

まずGoogleドキュメントを開きます。そして上にある「ツール」を選んでください。
そうすると「スクリプトエディタ」と出るのでそちらをを選択すればGoogle Apps Script(GAS)のエディタ画面が表示されます。あとはGASを記述して実行するだけです。
ただし、わざわざスクリプトエディタに切り替えてGASを実行するのは手間なので、大抵の場合「DocumentApp.getUi()」で、ドキュメントのヘルプメニューの右側にGASメニューを追加します。ここから選択して実行することで手間が少なくなります。

また、GASは「console.log」は使用できないのでログ表示の際は
Logger.logを使用してください。(Logger.logはConsoleではなくスクリプトエディタの表示を選択して操作します。)

最後に…

今回はGoogleドキュメントの内容を多めに紹介しました。
スクリプトの書き方はJavaScriptの内容に近いので書き方を学びたいという方はJavaScriptも学習してみてくださいね。
Google Apps Scriptは無料で開発環境の構築も必要ないので、まだ使ったことが無い方はぜひ試してみてください！