業務効率化を目指すならGoogle Apps Scriptの導入を検討してみましょう！

GmailやGoogleカレンダーなどGoogleが提供しているツールは多く存在しています。最近では多くの企業が無料であること、便利であることが理由で利用されている場面を見かけます。しかし、提供されているツールの機能だけでは物足りないと感じてしまうこともあります。

そこでGoogleは独自にカスタマイズできるGoogle Apps Scriptを提供することでこの問題を解決しました。この機能は無料で利用できること、企業独自のルールに対しても対応が可能な点において便利です。

業務効率化を図るのであればGoogle Apps Scriptに注目するべきでしょう。

どのくらいの業務効率化が図れるのか？

たとえば100人分の領収書の作成をGoogle Apps Scriptで行うとしたらどのくらいの時間がかかるのか簡単に試算してみました。まずは作成する領収書の内容ですが相手の名前と発行日、金額、品目などがあります。作成する領収書のデータはすでにあると仮定します。

領収書のデータを分析して、領収書の印刷データを作成し実際に印刷をします。1枚当たりの時間は印刷する時間のみと考えていいでしょう。つまり、実際の印刷時間（100枚分）のみがかかるコストと考えても問題ありません。

逆に手動で領収書を作成する場合はどうでしょうか？すでにデータがあると仮定し、エクセルなどにコピペしていき印刷ボタンを押すだけです。しかしどんなに早い人でも1枚の領収書を作成するのに10秒はかかるでしょう。つまり（10秒＋印刷時間）×100枚となります。

Google Apps Scriptを利用すれば10秒×100枚＝1000秒（約16分）の時間短縮ができることが試算結果でわかりました。しかも手動による作成はミスが生まれる可能性もあります。このことからもGoogle Apps Scriptを活用することで業務効率化されることが明確になりました。

プログラムスキルがない場合は外注する選択肢もあり

Google Apps Scriptは便利ですがスクリプトであり、ある程度の知識が必要になります。全くの素人の場合、相応の勉強の時間が必要でしょう。もちろんシンプルなものであれば初心者でもある程度は組めますが、それでも相応の時間がかかります。

業務効率化を図ることが目的でGoogle Apps Scriptを利用したのにGoogle Apps Scriptを学ぶのに大きいコストを払ってしまうのはもったいない話です。この判断は現場の状況や今後Google Apps Scriptをドンドン活用していくのかで変わってくるので難しいです。

そこで一つの例として外注に任せてしまう方法があります。外注で請け負っている人はGoogle Apps Scriptの理解が深く、素早くシステム構築することができます。たとえば1，2回のシステム作成のために社員に1か月ほどGoogle Apps Scriptを学ばせるくらいなら、外注に頼んだ方が結果的にコストは低くなるでしょう。

生産性を上げながらコストを下げることが可能なGoogle Apps Scriptに注目を

業務効率化の最大の目的は利益を大きくするためです。また、シンプルでありながら膨大な作業を人間がやると疲労とストレスを溜めこんでしまいます。長期的な目線においてもGoogle Apps Scriptを活用することで広がる可能性は大きいと言っていいでしょう。

よくある質問

Google Apps Script（GAS）とは何ですか？

GASはGoogleが提供するJavaScriptベースのスクリプト言語です。スプレッドシート・Gmail・カレンダーなどGoogleサービスをプログラムで操作・自動化できます。ブラウザ上で動作し、追加インストール不要で利用できます。

GASはプログラミング初心者でも使えますか？

はい。JavaScriptの基礎知識があれば始められます。Googleのリファレンスや日本語の解説記事も豊富で、スプレッドシートのマクロ記録機能からスクリプトを自動生成することもできます。