Outlook365の便利な機能について

最終更新日：2026年8月4日

はじめに

Outlookとは、Microsoft Officeに含まれている個人情報管理ソフトウェアです。「メール」の他、「予定表」、「連絡先管理」、「タスク管理」、「メモ」などの機能が実装されています。

Microsoft Officeには大きく分けて「クラウド版（サブスクリプション型）」と「パッケージ版（買い切り型）」の2種類があります。まず、この2つの違いや特徴について簡単にご紹介いたします。

Microsoft 365（クラウド版）について

クラウド版（Microsoft 365）は端末を問わず常に最新の状態でOfficeを利用することができます。「Windows PC」「Mac」だけでなく、タブレットやスマートフォンでも使用できるため、外出中でも利用可能です。

※旧称「Office 365」は2020年4月に「Microsoft 365」へブランド名が統一されました（アプリ単体のサブスクリプションは現在「Microsoft 365 Apps」という名称です）。「Outlook365」という呼び方は、この旧ブランド名に由来する通称として今も広く使われています。

Microsoft 365（クラウド版）の主な特徴

• 月々、または年間で料金を支払う「サブスクリプション型」の契約
• 複数の端末で利用可能（同一ユーザーであれば、プランに応じて最大15台程度までアプリのインストールが可能）
• 常時最新のバージョンで利用可能
• クラウドストレージ（OneDrive）が付属

Office（パッケージ版）について

Office 2019・Office 2021・Office 2024のようなパッケージ版もOffice 365（Microsoft 365）も、アプリの基本機能としては大きな違いはありません。大きく違うのは、Microsoft 365は絶えず新しい機能が追加されていくのに対し、パッケージ版はバージョンアップ時に買い換えなければ新機能を利用できない点です。

※本記事の公開当初は最新パッケージ版が「Office 2019」でしたが、現在は「Office 2021」「Office 2024」が最新の買い切り版として提供されています。

Office（パッケージ版）の主な特徴

• 最初に料金を払い購入する「永続ライセンス」
• 最新版を使用する場合、再度新しいライセンスの購入が必要
• オフラインでの使用が可能
• ダウングレード権があり、必要に応じて旧バージョンを使用することも可能

Outlookの便利な機能

次に、Outlookを使用する際に活用できる便利な機能についてご紹介いたします。

定型文の登録

頻繁に使用する定型文を登録することで時間の短縮になります。定型文の登録は以下の手順で設定可能です。

1. Outlookメール作成画面から、本文にて登録したい定型文を入力後、選択する
2. 「挿入」＞「クイックパーツ」＞「定型句」＞「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」をクリック
3. 「新しい文書パーツの作成」ダイアログが表示される
4. 「名前」項目欄に定型文を呼び出す際のキーワードを入力し「OK」を押下
5. 実際にメール本文でキーワードを入力後、「ENTER」で定型文が挿入される

使用頻度の高い定型文は毎回入力すると時間がかかるため、一度登録しておくと非常に便利な機能です。

Outlookの便利なショートカットキー

仕事の効率化につながる10個のショートカットキーをご紹介いたします。

指定した日時でのメール自動送信

Outlookでは日時を指定してメールを自動送信することができます。

1. メール本文作成後、「オプション」タブ＞「配信タイミング」をクリック
2. 「プロパティ」のダイアログが表示されるので、「指定日時以降に配信」にチェックを入れ、日時と時刻を指定してウィンドウを閉じる
3. 「送信」をクリックするとメールが指定した日時で送信される

※送信元がMicrosoft Exchange Serverアカウントを使用していない場合は、指定した日時にOutlookを起動しておく必要があります。Microsoft Exchange Serverアカウントとは、マイクロソフト製のグループウェアサーバー用アカウントのことです。会社がこのサーバーを利用している場合は、Outlookの機能をさらに拡張できます。

誤って削除したメールの復元方法

誤ってメールを削除してしまった場合、まず「削除済みアイテム」フォルダを確認してください。フォルダ内に残っている場合はもう一度、受信トレイに戻すことができます。

Microsoft Exchange Serverアカウントを使用している場合は、「削除済みアイテム」からさらに削除されたメールであっても以下の手順で復元可能です。

1. 「フォルダー」タブ＞「削除済みアイテムを復元」をクリック
2. 「削除済みアイテムを復元」のダイアログに削除されたメールの一覧が表示される。復元したいメールを選択後、ダイアログ左上のメールアイコンをクリック

よくある質問（FAQ）

Q. 「Outlook365」と「Outlook」は違うものですか？

基本的には同じOutlookアプリを指しますが、「Outlook365」はMicrosoft 365（旧Office 365）のサブスクリプションに含まれるOutlookを指す通称として使われることが多いです。パッケージ版Officeに含まれるOutlookと機能面での大きな違いはありませんが、更新頻度やクラウド連携機能に差があります。

Q. 削除済みメールが「削除済みアイテムを復元」にも見当たりません。復元できますか？

完全に削除されてから一定期間が経過すると、通常の操作では復元できなくなります。企業でMicrosoft Exchange Online（Microsoft 365）を利用している場合は、情報システム部門やMicrosoft 365管理者にバックアップからの復元が可能か確認してください。

Q. どのショートカットキーから覚えるのがおすすめですか？

まずは使用頻度の高い「Ctrl+R（返信）」「Ctrl+N（新規作成）」「Ctrl+Enter（送信）」の3つから覚えると、日常業務の効率化を実感しやすいです。

まとめ

この記事のポイント：

• OutlookはMicrosoft Officeに含まれる個人情報管理ソフトウェアで、メール・予定表・連絡先・タスク管理等の機能を持つ
• Microsoft 365（クラウド版）は常に最新版を複数端末で利用でき、パッケージ版（買い切り型）は永続ライセンスでオフライン利用が可能
• 定型文登録・ショートカットキー・送信予約・削除メール復元など、知っておくと業務効率化につながる機能が複数ある
• 「Office 365」は現在「Microsoft 365」に名称統一されているが、「Outlook365」という通称は今も広く使われている

今回ご紹介した便利機能が、みなさまの作業効率化に役立てば幸いです。

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