SharePointとOutlookの連携で得られる効果について
最終更新日：2026年8月7日
はじめに
| 機能 | SharePoint Online | OneDrive | Teams |
|---|---|---|---|
| 主な用途 | ファイル共有・イントラネット | 個人ファイル管理 | チャット・会議 |
| 容量 | 1TB+（拡張可） | 1TB/ユーザー | バックエンドはSharePoint |
| 権限管理 | 詳細（グループ・ロール） | 共有リンクのみ | チームメンバー単位 |
| 外部共有 | 可（設定次第） | 可 | 可（ゲスト参加） |
皆さん突然ですが、SharePointライブラリや連絡先リスト、タスクリスト、プロジェクトタスクリスト等はOutlookと連携できることをご存知でしょうか。実はSharePointとOutlookを連携することは、とても良い点が多いのです。例えば、個人とチームのスケジュール管理が容易に出来たり、一元的な管理が可能となりサイトのアクセスの手間を省くことが実現するなどメリットが沢山あります。そこで今回の記事では「SharePoint」と「Outlook」の連携についてご紹介します。
この記事でわかること
「SharePoint」と「Outlook」の連携について
要注意：本記事で紹介する「Outlookに接続」機能は、Microsoft公式サポート情報でも主にSharePoint Serverのクラシック体験や旧バージョンのOutlookを前提として説明されており、モダン化が進んだ現在のSharePoint Onlineでは、リストやライブラリの種類・表示モードによってボタンの有無や挙動が異なる場合があります。実際に利用する際は、ご利用の環境（クラシック表示かモダン表示か、Outlookのバージョン）で機能が表示されるか事前に確認してください。ドキュメントライブラリについては、後述のOneDrive同期クライアントがより新しい代替手段として案内されています。
SharePointとOutlookでは、以下のようなリストやライブラリを連携することが出来ます。
- 予定表
- タスク
- ドキュメントライブラリ
- 連絡先リスト
では実際にそれぞれ連携することでどういうメリットがあるのか、それぞれ具体的に紹介していきます。
予定表を連携する
元々SharePoint予定表は、通常のカレンダーと同様に会議や出張等の予定表を入れておく事で、チーム全体に共有することが出来ます。これをOutlook上で予定表を連携すると、予定表のタブが追加され自分の予定表とチームの予定表を同時に操作する事が可能となります。また、参照だけではなくOutlookからも新しい予定の追加を行ったり、SharePointの予定表をOutlookにドラッグ＆ドロップすることも出来るようになります。
タスクを連携する
SharePointのタスクは、個人やチーム内で共通に管理でき、達成率や進行状況、優先度が一目で判断する事ができます。更にOutlookと連携することで、メールで来た予定やアラームの設定も表示も出来るため、忘れたり報告漏れを防ぐ事が可能となります。また、タイムライン表示もでき業務遂行の目途も立てる事が出来ます。
ドキュメントライブラリを連携する
SharePointのドキュメントライブラリをOutlookと連携すると沢山のメリットがある為、それぞれ分けてご紹介します。
◆ドキュメントの編集が出来る
連携をする事で、OutlookでSharePointライブラリ内のドキュメントをプレビューや編集、管理する事が出来ます。また、ライブラリをオフラインにして、ライブラリ内のOfficeファイルで作業を行い、ライブラリをオンラインに戻して、変更を同期する事も可能です。なお、現在のSharePoint Onlineでは、この用途にはOneDrive同期クライアントを使う方法がより一般的な代替手段として案内されています。
◆既読、未読の管理が可能に
Outlookと連携することにより、メールと同様にドキュメントの既読や未読の管理が出来ます。SharePointでは新しいアイテムが追加された時や編集された時に通知が届くような設定も出来ますが、1日に来るメールの量が多い人には負担となってしまいますよね。そのため、メールと同じ感覚で既読、未読が管理できるととても便利になり、読み忘れの防止対策になるのではないでしょうか。
◆メール連携がしやすい
SharePointではドキュメントをメールに添付したい場合、ドキュメントを一度ローカルに保存して送らなければならず、少し手間が掛かります。しかし、Outlookと連携している場合にはOutlook上からドラッグ＆ドロップでドキュメントを添付する事が可能となる為、容易に添付メールをする事が出来ます。
◆誤って削除してしまっても、SharePoint上のドキュメントに影響が出ない
これは、仮にOutlook上でドキュメントを削除してしまったとなっても、SharePoint上のドキュメントは影響ないという事です。それはなぜかと申しますと、Outlookに表示されたドキュメントの内容は、Outlookに表示されているだけで、ドキュメントが取り込まれた状態ではないからです。その為、単にOutlook から削除されているだけで、SharePointには何も影響は出ないので、安心して使う事ができます。
連絡先リストを連携する
連携したSharePointの連絡先リストは、Outlookの連絡先フォルダのように機能します。連絡先を編集、印刷等する事が可能になります。また、連絡先の相手にメッセージや会議出席依頼を送信したり、複数の電話番号やアドレスを保存する事が出来ます。
連携する事による効果は他にもあります。Outlook内には別のサイトやサイトコレクションのアイテムを表示することが可能です。その為、サイトやサイトコレクションをまたがって管理されていたとしても、SharePointとOutlookを連携させることで、一元的な管理が出来るようになります。以上の点を踏まえても、SharePointとOutlookを連携する事で得られる効果が沢山ある事が分かりました。
この記事のポイント
- SharePointの予定表・タスク・ドキュメントライブラリ・連絡先リストはOutlookと連携でき、一元的な管理が可能になる
- 「Outlookに接続」機能はクラシック体験を前提とした説明が中心のため、モダンなSharePoint Onlineでは表示・挙動が環境により異なる点に注意が必要
- ドキュメントライブラリの連携には、OneDrive同期クライアントがより新しい代替手段として利用できる
よくある質問
- Q. SharePointとOutlookの連携に追加費用はかかりますか？
- A. 連携機能自体に追加費用は発生しませんが、Microsoft 365・SharePoint・Outlookそれぞれのライセンス契約が前提となります。
- Q. モダンなSharePoint Onlineでも「Outlookに接続」ボタンは表示されますか？
- A. リストやライブラリの表示モード（クラシック/モダン）や種類によって表示の有無が異なる場合があります。表示されない場合は、クラシック表示への切り替えや、ドキュメントライブラリであればOneDrive同期クライアントの利用をご検討ください。
- Q. Outlook側で連携を解除するとSharePoint側のデータは消えますか？
- A. 消えません。Outlookでの連携解除や削除は表示上の連携を外すだけで、SharePoint本体のデータには影響しません。
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まとめ
SharePointとOutlookの連携についていかがだったでしょうか。連携をして得られるメリットは沢山ある事がわかりましたね。勿論、SharePoint、Outlookを単体で使っていても、機能としては十分に備わっています。しかしこの2つを上手く連携し、それを活用していく事で組織内の更なる品質の向上化、業務の効率化に繋がります。SharePoint、Outlookを今までどちらかしか使っていなかった方、どっちも使ってるけど連携していなかった方、是非この機会にSharePoint、Outlookを導入かつ連携し、組織の業務改善に活用してみてはいかがでしょうか。
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