SharePointの活用方法と基本的な使い方

最終更新日：2026年8月6日

この記事でわかること

SharePointとは
SharePointの利用開始方法・プラン
Officeファイルとの連携
複数ユーザーでのドキュメント共有・同時編集
チームサイトの作成
よくある質問（FAQ）
まとめ

SharePointとはMicrosoft社から提供されているサービスのことですが、ファイルや情報の共有ができる企業向けのサービスとして広く知られています。今回はSharePointの基本的な機能と使い方を紹介します。

SharePointとは

SharePoint Online上のファイルはクラウド上に保管され、ストレージは1ユーザーにつき1TB（プランにより異なります）となっています。クラウド上のファイルは他のユーザーと共有することができ、共同作業も可能としています。ユーザーを指定しての共有もできるので、公開範囲を限定したいファイルなどにも対応できます。

また、チームサイトという機能を使えば、社内公開用に簡単なサイトの作成もすることができます。このチームサイトも情報共有に適したものになっており、掲示板機能やアンケート機能を実装することが可能です。テンプレートを使用することによって外部公開用のWebサイトの作成も可能となっています。

主な機能	概要
ドキュメントライブラリ	Word・Excel・PowerPointなどのファイルをクラウドに保管・共有
チームサイト	プロジェクト・部署単位のポータルサイトを作成・カスタマイズ
リスト	タスク・連絡先・在庫などのデータをExcel感覚で管理
ワークフロー	承認・フィードバック収集などの業務プロセスを自動化
全文検索	サイト内のファイル・ページを横断検索

SharePointの利用開始方法・プラン

SharePointの使用を開始するには、機能を保有するサービスへの登録が必要となります。SharePoint単体のプランと、Microsoft 365のプランに含まれるものがあります。

SharePoint Online プラン1：基本的なファイル共有・チームサイト機能
SharePoint Online プラン2：プラン1の機能に加え、エンタープライズ検索・電子情報開示・コンプライアンス対応・Business Connectivity Servicesなどが追加

セキュリティやコンプライアンスの強化をお考えの方にはプラン2での導入がおすすめです。また、SharePoint Online自体はMicrosoft 365 Business Basic・Business Standard・Business Premium・EnterpriseプランE1/E3/E5などに含まれます。料金は改定されることがあるため、詳細はMicrosoft公式サイトでご確認ください。

Officeファイルとの連携

SharePointでは同じMicrosoftのソフトであるExcelやWord、PowerPoint等のOffice系ソフトとの連携ができます。SharePoint上でそれらのファイルの編集や共有をすることが出来ます。

アップロードしたいファイルが元々作られている場合、SharePointのドキュメントライブラリからアップロードが可能です。アップロードを選択してファイルを指定するか、ドラッグ＆ドロップすることで簡単にアップロードできます。

アップロードされているファイルを開くには、ドキュメントをクリックするだけでWeb上での閲覧が可能となります。PCにOffice系ソフトがインストールされているのであれば、そのソフトを使用して編集することも可能です。ちょっとした編集をしたい場合は「ブラウザーで編集」をクリックすることによってWebブラウザー上での編集もできます。

複数ユーザーでのドキュメント共有・同時編集

アップロードされているドキュメントを複数ユーザーで共有する場合は、共有するドキュメントを選択し、メニューから「共有」をクリックします。共有する相手の権限も決定することができ、管理者・編集可能・閲覧のみ、など自由に設定できます。

さらに、共有されているドキュメントは複数のユーザーで同時に作業することも可能です。ドキュメントライブラリから作業するドキュメントをクリックして開くだけで同時編集ができます。現時点で同じドキュメントを開いているユーザーは右上に表示されます。誰かが編集作業を行っていると、編集している箇所にユーザー名が表示される仕組みになっています。

チームサイトの作成

チームサイトは「サイトの作成」からすぐに作成することが出来ます。新しくサイトを作成するときは、画面の指示に従ってサイト名や説明文などを設定します。プロジェクト単位・部署単位などに公開範囲を限定することがチームサイト作成のポイントです。

サイトを作成したら、見た目や機能などをカスタマイズしていきます。チームサイトには初めからテーマやレイアウトが用意されており、自分で細かい設定をすることなく見た目を調整することが出来ます。ヘッダー・フッター・ナビゲーションの設置、ページの追加、Webパーツの追加など必要に応じて編集できます。

よくある質問（FAQ）

Q. SharePointをすぐに試すことはできますか？

A. Microsoft 365には無料トライアル期間が用意されており、アカウントを作成するだけでSharePointを含む各種サービスを試すことができます。トライアル期間中は主要な機能を使用できます。詳しくはMicrosoft公式サイトのトライアル申し込みページをご確認ください。

Q. SharePointとGoogle Driveはどちらが使いやすいですか？

A. すでにWordやExcelを日常的に使っているMicrosoft 365環境の企業にはSharePointが向いています。一方、Gmailなどを中心に使っているGoogle Workspace環境の企業にはGoogle Driveが馴染みやすいでしょう。SharePointはポータルサイト構築・ワークフロー・バージョン管理など企業向けの高度な機能が充実しています。

Q. SharePointのファイルにスマートフォンからアクセスできますか？

A. はい、iOS・Android向けのSharePointアプリおよびOneDriveアプリから、スマートフォン・タブレットでSharePointのファイルを閲覧・編集できます。出張や外出時でも社内のドキュメントに素早くアクセスできます。

Q. SharePointは何人から何人まで使えますか？

A. SharePointはスタートアップ企業から数万人規模の大企業まで対応しています。Microsoft 365 Business系プランは最大300ユーザーまで、Microsoft 365 Enterprise系プランは300ユーザー以上の大規模組織向けです。ユーザー数や必要機能に応じてプランを選択できます。