sharepoint workspaceでできることとは？

最終更新日：2026年8月7日

アメリカ国内ではSharePointが非常に普及し事例をネットで見つけることも簡単にできるのに比べると、日本では公開されている事例があまり多くはありません。これは、SharePointが社内ポータルを作成するのに向いているツールであることから、わざわざ社外に公開される機会がないためかもしれません。SharePointの導入を検討している多くの企業が具体的なSharePointの活用方法を明確にイメージしにくいという問題点があります。今回はかつて提供されていた「SharePoint workspace」でできたことをわかりやすく説明していきたいと思います。

SharePoint workspaceとは

機能	SharePoint Online	OneDrive	Teams
主な用途	ファイル共有・イントラネット	個人ファイル管理	チャット・会議
容量	1TB+（拡張可）	1TB/ユーザー	バックエンドはSharePoint
権限管理	詳細（グループ・ロール）	共有リンクのみ	チームメンバー単位
外部共有	可（設定次第）	可	可（ゲスト参加）

SharePoint workspaceは旧「Microsoft Office Groove」の次世代バージョンとして2010年に登場したデスクトップソフトウェアです。

チームメンバー間のやりとりをシームレスで効率的に、そして安全性を保持したまま可能にするデスクトップソフトウェアとして登場しました。workspaceを作成すると、コンテンツの同期・情報の収集、ファイルの共有、グループディスカッションなどの作業が簡単になります。SharePoint workspaceは、Groove 2007よりもコラボレーションの領域がさらに広がったことが大きな特徴でした。

SharePoint workspaceには、ユーザーの作業効率や生産性向上のためのMicrosoft Office Fluent UIが採用され、簡単に作業が始められるようなインターフェースになっていました。SharePointサイトの使用に慣れているユーザーはもちろん、これからSharePointを使い始めたいという人でも、感覚的に操作することができる設計でした。

そして、SharePointサーバーとの連携が強化されることで、SharePointサイトと個々のパソコン上のワークスペースの両方で、SharePointのコンテンツを一度に同期できるようになりました。SharePointは社内システムとして構築するサーバー製品と、Google DriveやDropboxなどのようなクラウドサービスの二種類があります。
大きな違いはサーバー設置が必要かどうかです。前者はサーバーの設置が必須になりますが、SharePoint Onlineはクラウドサービスのためサーバーを必要としません。仕組みとしては、マイクロソフトの持つサーバーを利用している形で、サーバーを運用する必要がなく、コストや手間が大幅に削減されることから、現在ではSharePoint Onlineの導入が主流になっています。

SharePoint workspaceは、オフラインでもSharePoint内のコンテンツに接続することができました。SharePointのサーバーに接続している場合は、サーバー・ワークスペースのコンテンツが自動同期されます。接続していない場合は、サーバーに次回接続したときに変更が反映されます。オフライン環境では、作業に必要なワークスペースのデータはユーザーのパソコン内に保存して作業を続けます。オフラインでも作業環境が確保できるということは、安全にデータを操作したいという時にも役立つ設計でした。また、オンラインで同期する場合の送信データは更新部分だけだったため、ネットワークへの負荷を少なくすることができました。
現在のOneDrive for Businessも同様に、オフライン編集とオンライン復帰時の自動同期に対応しています。

SharePointでできること

SharePoint workspaceで共同作業を行うには、まずはワークスペースを作成する必要がありました。ワークスペースとは、SharePointサイトのリスト・ライブラリからコンテンツをダウンロードして同期したり、ファイルを共有したりできる場所のことです。

SharePoint workspaceではSharePointサイトと同期させる他に、リストアイテムの操作などができました。リストツールを使うと、ユーザー設定のカスタムツールを作成できました。

予定表ツールでは、ワークスペースのメンバーが会議のスケジュール作成、出席の管理、議事録の作成など会議の流れを管理できました。現行のSharePoint Onlineにもアンケート機能が標準設定として備わっています。アンケート機能を利用すれば、社内の意見収集も一度に簡単に行うことができます。回答形式は、選択肢からの選択・数値入力・自由記述など、さまざまな方法が利用できます。Microsoft 365を導入している環境であれば、別途アンケートツールを用意する手間もぐっと短縮することができます。
また、会議のスケジュール調整機能など、チームで作業を共有するために必要なコンテンツが揃っています。Officeのアカウントでたくさんの機能を一括管理することができるのは、データ管理の観点からも効率的だと言えます。

ワークスペースツールについて

SharePoint workspaceのワークスペースで利用できた機能について説明します。

ドキュメントツール

ドキュメントツールは階層形式のフォルダー構造になっており、ドキュメントの保存と管理ができました。ドキュメントツールで管理されているドキュメントは、ファイル形式に対応するそれぞれのアプリケーションで開くことができました。SharePoint workspaceを使用する際は、ドキュメントツールとSharePointサイトのドキュメントライブラリは同じ場所を指していました。

ドキュメントツールに作成・追加できるドキュメントの種類は、SharePointサイトで定義されたライブラリの設定により決められていました。また、システム管理者は追加できるファイル形式を制限することも可能でした。

SharePointサイトのリストアイテムの追加や編集、削除がしたいときは、InfoPath Fillerを使用していました。しかし、InfoPath Fillerは、Microsoft Office 2013に組み込まれたInfoPath 2013を最後に開発・提供が終了しています。それ以降はMicrosoft Power AppsやMicrosoft Power Automateへ移行することで、同様の機能を使えるようになっています。

押さえておきたいポイント

• SharePoint Workspaceは廃止済みの製品で、Office 2013以降には同梱されていない。現行の後継はOneDrive for Business
• SharePointの導入形態には、自社サーバーで構築する「SharePoint Server」と、Microsoftのクラウド上で提供される「SharePoint Online」の2種類があり、現在は後者が主流
• InfoPath Fillerも開発終了済みで、同等機能はPower AppsやPower Automateに移行している

よくある質問

Q. SharePoint Workspaceは今から導入できますか？

A. できません。SharePoint WorkspaceはOffice 2013以降には含まれなくなり、既に廃止されています。現在は後継のOneDrive for Businessを利用してください。

Q. SharePoint WorkspaceとOneDrive for Businessの違いは何ですか？

A. SharePoint Workspaceはデスクトップにインストールする同期ソフトウェアでしたが、OneDrive for Businessはクラウドベースのサービスとファイル同期クライアントで、Webブラウザからも直接アクセスできる点が異なります。

Q. InfoPath Fillerの代わりは何を使えばよいですか？

A. Microsoft Power AppsやMicrosoft Power Automateで同様のフォーム作成・ワークフロー機能を実現できます。

まとめ

このように、SharePoint Workspaceはリリース当時、誰でも初めから使えるように設計された多機能なツールでした。現在は廃止済みのため新規導入はできませんが、その思想は現行のOneDrive for BusinessやSharePoint Onlineに引き継がれています。これからSharePoint関連のツールを検討する場合は、現行のOneDrive for Business・SharePoint Onlineを軸にご検討ください。