google フォーム拡張のScriptについて
Google フォーム機能拡張のメリットとスクリプトについて
Google内コンテンツの一つであるフォームは、アンケートの集計・申請書の形式を整えるには非常に便利なコンテンツです。フォームの作成に関して非常にわかりやすく、簡単に作成できるようになっています。もちろんそのままでも多種の機能が備えられているので十分使用可能ですが、今回はさらに自身の業務効率化を図ることができる、Googleフォームのスクリプトを用いた、機能の拡張についてのメリットについて述べていきます。この記事を読んで、少しでも興味を持っていただければ幸いです。
Google フォームを拡張するには？
難しい事は必要ありません。Google フォーム内にあるメニューの「ツール」から「スクリプトエディタ」を開くと記述できるようになっています。スクリプトにはGAS(Google Apps Script)という言語を用います。この言語のベースはJava Scriptです。ですのでGoogleフォーム拡張のためにスクリプトを使用する場合は、事前に学習しておくことが望ましいです。この「スクリプトエディタ」はGoogleアカウントがあり、Googleドライブ、フォーム、スプレッドシート等が使用できば、すぐに利用できます。また、開発環境も必要ありません。ネットがつながる環境があれば、誰でも使用可能です。
Google フォーム拡張のメリットとは？
一言でお伝えすると、「自分が行う作業の効率化ができる」という部分が一番のメリットです。私も手作業で行っていた作業が「全部自動でやってくれたらいいのに」と思ったまま仕事を進めていた時が多々ありました。1つでも楽に作業を進める環境を作りたいと考えている方は多いのではないでしょうか。Googleコンテンツにはそのような悩みを解決する方法が多く備わっています。今回はその中でもGoogle フォームに焦点をあて、スクリプトを用いることでどのようなことが可能になるのかを数点ご紹介します。
①自動返信機能を搭載できる
初期のGoogle フォーム機能では、アンケート・申請等を集計はできます。ただ実際に受信したことを伝えたい場合、事或るごとにメールで送信していたため時間がかかりました。それがスクリプトを用いるだけで自動返信機能を搭載することが可能になりました。これにより新規メールの作成の手間を省くことができ、アンケートや申請が届いたことを当事者も知ることができるので一石二鳥です。
②他のGoogleコンテンツと連携させることができる
スプレッドシートやドキュメントの内容を連携させたい場合も、スクリプトを用いて実装することが可能です。フォームを作成するたびに題名や質問内容を新しく作り変えるのは大変です。少し記述を変更すれば反映されるようなものがあれば非常に便利です。例としては、アンケートの形式はそのままで、題名と質問内容を変えたい場合はスクリプトを変更するだけで反映されます。新規でフォーム作成する必要はないので、時間短縮につながります。
③データ収集から反映までの時間効率が上がる
アンケート・申請の集計結果をスプレッドシートからドキュメントに反映させることができます。１つ１つの結果を調べて、打ち込んでいくことは時間がかかります。アンケートの結果を自動で連携して作成できれば、こちらも作業の時間短縮につながります。アンケート結果を集計して、その結果をグラフに反映させるという流れを自動で行ってくれるプログラムも作成できます。
また、集計結果をフォーム以外の他のコンテンツを用いてリアルタイムで共有できることも利点になります。上記の内容を組み合わせて、フォームからアンケート作成→集計→集計結果を自動で作成。作成した結果を自動送信するという流れも構築できます。人それぞれの作業効率化のため、自分に合った自動作業システムを作成することができます。
④PCが起動していなくても、プログラムの実行時間を指定できる
Googleフォームに限ったことではありませんが、Google Apps Scriptには時間指定できるプログラムが存在します。定期的な業務を自動的に行ってもらい、チェックだけ行えるようにしておけば、定期的な業務で取られる時間分作業の効率化が図れます。
記述した内容をまとめると、今まで自分でやっていた作業が自動化できるということになります。時間短縮はもちろん、各作業の情報・状況の共有速度の増加にもつながります。そのため自分だけでなく、他者の仕事効率化も実現できます。スクリプトの記述という最初の手間だけで多くの方の作業効率化も図れるなら、実践する方が良いでしょう。
まとめ 自分に合ったGoogle フォームの機能拡張を実践してみよう
日々の業務の中で、作業時間を短縮したいと考えることは多々あります。一つ一つ自分自身で各コンテンツの機能を拡張し、将来行う作業の時間が短縮できれば非常に魅力的ではないでしょうか。上記で述べた以外にも利点がありますが、多岐に及ぶので割愛させていただきます。自身の作業に合わせて、作業の効率化を図るためにもGoogleフォームのスクリプトエディタを使用してみてはいかがでしょうか。最後までご覧いただき、ありがとうございました。
