Google Apps Scriptの自動化の活用事例
はじめに
Google Apps Scriptを使うことで様々な業務で効率化・自動化ができます。またGoogle Apps Scriptを利用するための費用もかからないため、試験的に実施することも可能です。しかし、業務を効率化・自動化できるとはいえ、具体的には何ができるのかわからない。どんなことができるのかを知りたい。という方もいると思います。そこで、この記事ではGoogle Apps Scriptを使用して自動化の活用事例をいくつかご紹介していきます。まったく同じように自動化にチャレンジしてみても良いですし、ここで紹介する事例を参考にして自動化のシステムを構築してみるのでも良いでしょう。またここで紹介するものは業務における自動化だけではなく、日常生活においての自動化についても取り上げていますので、ぜひ参考にしてみてください。
Google Apps Scriptで自動化するには
Google Apps Scriptで自動化するためにはGoogleのアカウントを作成しておく必要があります。アカウントを所有していない場合は作成しておきましょう。また、Google Apps ScriptはJavaScriptをベースにしたプログラミング言語のため比較的簡単ですが、プログラミング未経験者にとってはコードはなかなか理解できないと思います。ですが、それでも諦めないでください。Google Apps Scriptのコードは非常に多くのユーザーがネット上に公開してくれています。実現したい内容のコードがあれば、それをコピーして貼り付けるだけでも動作させることは可能です。とにかくググって調べれば解決できることが多い言語でもあるので、実際に手を動かして構築していきましょう。それでは次からは実際に自動化に成功している事例をご紹介していきます。ただし、この記事ではスペースの関係上、Google Apps Scriptのコードは掲載しません。あくまでもGoogle Apps Scriptでこんなことができるんだ、という発見をしてもらうことに注力していきますのでご了承ください。
Google Apps Scriptで自動化に成功した例
Google Apps Scriptは業務の効率化・自動化ができるとよく言われていますが、実際にはどんなことができるのか、以下でご紹介していきます。
勤怠管理
よくあるのが勤怠管理ではないでしょうか。毎日の勤怠管理をGoogleスプレッドシートで行っている企業は多いはずです。そしてその締め作業が大変です。計算自体は関数を組むだけなので、Google Apps Scriptを使う必要はありませんが、月末締めの場合、翌月の月初めに、社員が入力した勤怠管理シートを不正などで編集できないようにするために自動でロック（保護）することができます。何百人と何千人といる企業の場合、社員一人ひとりのスプレッドシートを開いてロックしていくだけでも相当な時間がかかります。こんな単純作業こそGoogle Apps Scriptで自動化してしまいましょう。また、翌月分の勤怠管理シートも社員全員分を一発で作成できるように自動化することも可能です。このように特に事務作業でGoogle Apps Scriptの威力を発揮します。
ChatWorkと連携して週報の提出を促す
Google Apps ScriptはGoogle以外のサードパーティのサービスと連携して使用することも可能です。たとえばChatWorkは企業のコミュニケーションツールとして利用しているところも多いでしょう。そして最近はテレワークを導入する企業も増えてきており、日報や週報の提出を求める企業も増えていると思います。しかし、業務が終わると日報を記入することを忘れたり、週報になると、週１の業務になるため余計に忘れがちになります。そんなときは決まった曜日の決まった時刻にChatWorkで日報や週報の提出を促す連絡を自動で入れましょう。これで催促をする必要がなくなります。ちょっとしたことですが、自動化できると本当にラクになります。もちろんChatWorkだけではなく、SlackなどAPIが公開されているなら他のコミュニケーションツールでも対応可能です。
メールの自動化（自動返信メール）
お問い合わせや注文メールに対して自動返信メールを設定することも可能です。こちらはGmailを利用した自動化です。Googleフォームからお問い合わせがあったものに対してお問い合わせ送信者に自動でメールを送信することで、送信者はメールが送られていることがわかるので安心できます。また、自動返信メールだけではなく、メルマガのように一括送信もGoogle Apps Scriptを利用すれば可能です。未読メールや重要メールだけを抽出してLINEに送信することも可能なので、幅広い使い方ができます。
本日の朝礼を担当者を自動で決定して通知
学校の日直や会社での朝礼など、毎日の当番制の担当者を前日の夜などにクラス、部署の全員に自動で通知しておくこともできます。出席名簿順や社員番号順でも可能ですが、ランダムに選定することもできます。これで毎朝、担当者の確認をする必要がなくなります。とにかくできることはなんでも効率化・自動化していきましょう。
天気予報をLINEに通知する
忙しくてテレビを見ない人もいるでしょう。そのため天気予報を見るのを毎朝の日課にしていない場合もあると思います。そんなときは天気予報を毎朝決まった時間に通知するように設定しておきましょう。そんなことをしなくてもスマホのアプリですぐに確認できるじゃないかと言われればそれまでですが、できるだけこちらからのアクションをせず、また余計なアプリを入れずに済むので、自動化してみると意外と便利なことに気づきます。
家事全般
家事自体を自動化することは不可能ではないかもしれませんが、ここでは家事の役割や買い物リストの共有などを自動化（効率化）をさします。毎月、毎週必ず行う掃除の場所をリストアップしておき、掃除を行ったらLINEから掃除を終えた旨とその場所を指定し、送信することで、リストから削除します。まだ掃除を終えていない場所を確認する場合もLINEからリストを呼び出し、確認することができます。この方法と同様に調味料や日用品など、必要なものを買い足し、そして買い足したら削除できるリストを作成し、それをLINEから呼び出し、登録することでいちいちスプレッドシートを開く必要がなくなります。自動化というよりも効率化に近いですが、とても便利です。また、ゴミ出しの日をLINEに自動通知することで月1しかないゴミの収集日を忘れることも防げます。
おわりに
Google Apps Scriptの自動化の活用事例はいかがでしたでしょうか？ここで挙げた例は一握り過ぎません。他にもまだまだできることがたくさんあります。まずは日常生活で自動化できることは自動化し、実績を積んでから業務を自動化していくと良いかもしれません。
