テレワークに必要なシステムは？

最近では在宅ワークを推奨し、テレワーク、リモートワークを推進する動きが活発です。今回はテレワークに焦点を置き、必要なシステムはどのようなものなのか解説していきます。

そもそもテレワークとは？

一般社団法人日本テレワーク協会によるとテレワークとは以下のことを指します。

テレワークは主に勤務する場所によって、在宅勤務型、モバイルワーク型、施設利用型の3つに分けられます。いずれも生産性の向上、離職率の低下、多様な人材の確保につながるので、企業にもたらすメリットも大きいです。

在宅勤務型

自宅で勤務先と連絡をとる働き方。在宅で業務を遂行できる分、妊娠、育児、介護、身体障害、あるいは不慮の怪我などによって通勤が困難となった場合に業務にあたることができる。また遠方の人材を確保、活用することで業績の拡大が見込める。

モバイルワーク型

移動中に、パソコンや携帯電話を使う働き方。出張等の移動中に業務を遂行でき、時間を効率的に活用することができる。また、働く場所を選ばないことを利用して、多数の営業を行う際に事務所に戻らずそのまま業務が出来る等、フレキシブルに対応できることが特徴。

施設利用型

勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方。主にレンタルオフィス、サテライトオフィスなどの施設が利用されるものを指す。地方勤務や支店開設の際に一時的にレンタルオフィスを借りるなど、企業進出の足掛かりとして活用できます。

テレワークに必要なシステムは？

テレワークを推進していくとしてもそれを実現するためにはシステムが必要です。ここでは、テレワークを推進するにあたって必要となる基本的なシステムを解説していきます。

勤怠管理

労働状況の確認、勤務時間の確認に用いられます。遠隔勤務でも公正公平に時間管理が出来るシステムでなければなりません。またそれらに付随して、社会保険や雇用保険に関して書類を作成したり、給与計算を自動的に行うシステムが望ましいでしょう。

連絡手段

社内連絡、作業進捗、web会議等に用いられます。リアルタイムでチャットツールを活用することで解決可能です。ただし、セキュリティがしっかりしたものを使用するか、コストをかけてセキュリティが万全なものを使用することが望ましいです。

共有サーバー

社内でファイルを共有、閲覧、更新に用いられます。サーバーの設置や手配などコストは掛かりますが、メール等で重要な情報をやり取りするのはセキュリティ上好ましくないので、絶対に必要なシステムです。結果的に会社の信用につながります。

上記以外にもプロジェクト管理に必要なシステム、ツールを採用するなど、労働状況に合致したシステムを採用して作業効率を別途上げる工夫が必要となります。

遂行する業務によって必要なシステムは異なりますので、それらに最適なシステムを採用する必要があります。また機密情報の漏洩を防ぐためにもセキュリティ管理をしっかり行う必要があり、多くの場合安全性を確保できないことを理由にテレワークを断念するということもあり得ます。

以上を踏まえた上で、クラウドサービスの活用を紹介します。

テレワークを簡単に導入できる？クラウドサービスとは

テレワークに必要なシステムを紹介しましたが、これらに必要な機能が利用できるクラウドサービスもあります。クラウドサービスの場合、相応の導入コストが必要な場合が多いですが、一つのクラウドサービスでサービスを利用できる分、維持管理が容易というメリットがあります。

またセキュリティがしっかりしたものが多く、安全性が高いため、自社で環境を一から開発、構築するよりもコストが掛かりません。テレワークを導入する上で、採用を迷っている場合は、各クラウドサービス公式サイトから資料が提供されているので一度目を通しておくといいかもしれません。

おわりに

以上がテレワークを採用するにあたって必要なシステムになります。働き方改革においてテレワークは画期的といえますが、推進するには様々なシステム、サービスがあることを把握し、業務形態にマッチしたシステムを採用する必要性があります。ただし、そのためには情報リテラシー、セキュリティに関する教育を事前に徹底する等、社員に認識を改めてもらう必要があります。また定期的に教育を行うことで認識のアップデートを行い、会社の信用を損なわない様、リスクマネジメントを行っていくことが望ましいです。

テレワークはあくまで「働き方」の一つに過ぎません。少なくとも社員を監視するような運用が行われるのは、後々リスクが大きいので社員の働き方をアシストする運用を行うことに注力するようにしましょう。

以上を踏まえてそれらを自社で構築するのか、クラウドサービスを活用していくのか。判断をしていく必要があります。