Share Pointとオンプレミスについて

1. Share Pointとは

Share Pointは、Microsoft 365(旧Office365)から提供されているサービスの1つで、「ファイルの共有・情報の共有」を目的にした企業向けに開発されたサービスの1つです。
利用シーンとして、ファイルをShare Pointにアップロードして管理できるようにし、アクセスできるユーザーが同時にアップロードしたファイルを操作することができます。

具体例として、自宅でテレワークしている社員と、会社に出社している社員が共同で企画を作成することがShare Pointを利用することでできます。
つまり、組織単位のプロジェクトを円滑に進めることができます。その他にもShare Pointは下記のような機能を利用することができます。

■Share Pointの便利な機能

・ワークフロー

メールやチャットなどのやり取りでは煩雑化しやすい業務の流れを、わかりやすく「システム化」しシステム上でやり取りすることができます。

・チームサイト (ポータルサイト)

部門や部署、プロジェクトごとにポータルサイトを作成することができる機能です。多種にわたるテンプレートがデホルトで用意されています。これを利用して情報共有や共同作業を行うことができます。

・コンテンツの管理

チームサイト内のコンテンツ(ライブラリーやリスト)を管理することができる機能です。画像・ドキュメントの共有、予定表や発注書などの書類の保管を行うこともでき、アプリを追加することでアンケートフォームや掲示板をShare Point上で簡単に作成することできます。
また予定表など様々な情報をデータベースとして保管することもできます。

・検索機能

ファイルだけではなく、システム上にある必要な情報を見つけやすいようできる機能です。

・Microsoft製品との連携

ExcelやWord、PowerPintなどのMicrosoft製品と連携し、Share Point上でMicrosoft製品の編集や共有などを行うことができ、シームレス化され作業することができます。

・他デバイスからアクセス可能

スマホやタブレットからもアクセスできるように、Share Pointモバイルアプリも用意されています。Share Pointユーザーはデバイスを選ばすに利用することができます。

2. オンプレミスとは

オンプレミスはサーバーを運用する方法の1つです。サーバー、ネットワーク、ソフトウェアなどを自社で導入・運用するという意味です。カスタマイズ性に優れており、思い通りのECサイトを自由に作成することができます。
現在ではインターネット上に仮想サーバーを用意する「クラウド」が広まってきました。オンプレミスがクラウドと区別するための対義語として使われています。

まず、下記でオンプレミスの特徴についてお伝えします。

■オンプレミスの特徴

・カスタマイズ性が高い

オンプレミスは、自社で最初から構成する方法にです。クラウドなどが事前に用意されている環境よりも、システムを自由で柔軟にカスタマイズすることができます。
また技術力が高ければ、現場に合わせたカスタマイズを自由にすることもできます。

・社内システムと連携・統合

自社でネットワークシステムを構成するオンプレミスは、自社にある他のシステムの連携も統合もしやすいことが特徴です。

・自社ネットワークのためセキュリティ性も高い

オンプレミスは、自社のネットワークでシステムを運用します。ネットワーク自体が解放されていないネットワークの中でシステムを運用するので、セキュリティも高く保てます。

・初期コストがかかる

サーバー、ネットワーク機器、ソフトウェアを用意する必要があるため、初期コストがかなりかかります。また、オンプレミスは他にコストが必要になります。

・サーバールームの家賃

・サーバールームの光熱費

・サーバーの警備用のシステムウィ運用費

・サーバー保守の専任担当者(人件費)

・ベンダーの保守用

上記のような費用も発生するため、事前に長期の利用する場合のコストを考えておく必要もあります。

・構成までに時間がかかる

オンプレミス環境の構成には、サーバーやネットワーク機器などのハードウェアの調達、環境のカスタマイズなど時間が必要です。あらかじめ、構成にかかる時間も考えておく必要があります。

・障害・トラブル時の対応

ネットワーク障害などのトラブルが発生した際に、自社で対応する必要があります。

3. まとめ

今回は、Share Pointとオンプレミスについてまとめてみました。改めて、それぞれの特徴について整理すると下記のようになります。

■Share Point

・ファイル・情報の共有留守ことができ、また同時に共有して作業できる

・コンテンツを管理し、業務手順の図式化し業務処理改善やミスの防止し進捗管理ができる

・Microsoft製品と連携できるため、Microsoftのクラウドサービスの検討もおすすめできます

■オンプレミス

・カスタマイズが自由、他の社内システムと連携・統合しやすい

・自社のネットワークなのでセキュリティが安全

・導入の初期コスト、構築・維持するのに費用がかかる

・障害・トラブル時には自社で対応する必要がある

今回の記事がShare Point、オンプレミスそれぞれを検討位している方の参考になれば幸いです。

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