SharePointOnlineの価格別機能を簡単紹介

0.はじめに

Microsoftの提供するクラウドサービス「Sharepoint Online」はご存知でしょうか？働き方改革・在宅勤務でリモート環境を整えることを余儀される中、ありふれたサービスの中から利用目的にあったものを選ぶのは非常に労力を使います。サービス内容は？どの程度の価格で利用できるのか？本日はSharepointについて価格帯・サービス内容をメインに解説していきます。

1.そもそもSharepointとは何か

Sharepoint onlineはMicrosoft社が提供するクラウドサービスで、ファイルの保管・共有が可能です。導入をすることでPCの他、タブレットやスマートフォンでも開くことが可能なため、移動中やPCをすぐに開けない場所でもファイルの確認が可能になり、詳細設定を行えばオフラインでの利用も可能です。「ちょっと確認をしたいけど、PCを開ける環境ではない」と言う場合には非常に役立ちます。しかしながら、プランにより使える機能・サービスは異なります。それでは下記に、価格別に使える機能・サービスを簡単にまとめてみます。

2.プラン別の使える機能

細かいサービスは様々ありますが、ざっくりまとめると上記のような違いになります。上記を確認すると、Officeアプリが含まれているのは「Office365 E3」のみになりますが、こちらはあくまでもSharepointOnlineのプラン説明になりますので「Microsoft365」とは異なる点に注意してください。「中小企業向け」「大企業向け」「IT担当者のための管理機能が必要な企業向け」と抽象的な表現で記載がされていますが、それぞれの価格設定別に利用機能を簡単に解説していきます。

・SharePoint Online（プラン1）を利用するなら

こちらは「SharePointOnlineの機能を最低限利用できれば良い」と言う場合おすすめです。1ユーザーあたりの価格は540円と導入しやすい値段で基本機能が使いこなせます。基本記憶領域が1TB（追加不可）、SharePointの便利さである「ファイルのリアルタイム共有、編集」ももちろん可能です。しかしこちらのプランにはコンプライアンス機能がないため、文書の変更等を記録する事はできません。変更記録まで残すのであれば、後述のプラン2がおすすめになります。

・SharePoint Online(プラン2）を利用するなら

こちらは「ファイルの共有や作業を行う中で、セキュリティ面やコンプライアンスも強化したい」と言う場合におすすめです。プラン1の機能に加え、「コンプライアンス対応」「電子情報開示」「エンタープライズ検索」機能も追加されています。中でも「コンプライアンス対応」と言う機能は、文書を変更した記録、削除した文書を保管する機能になっているため「誰がいつ何を変更したのか」を記録することが可能です。また、フォルダが増えすぎてしまった場合でも「エンタープライズ機能」で簡単に検索することが可能です。そのため、セキュリティ向上を目指すのであればプラン2がおすすめできます。

・Office 365 E3を利用するなら

こちらは「SharePointOnlineの機能＋Officeアプリ＋teams等」を利用したいという場合におすすめです。Outlookも含まれておりメールの容量は無制限、独自ドメイン（＠以降を会社名にする等）の設定も可能です。teamsも含まれているため、最大250人までのビデオ会議やチャットコミュニケーションも可能です。1ユーザーあたりの価格は2,170円となりますが、1ライセンスの購入で5台までPC接続が可能です。SharePoint Onlineも利用しながら、テレワーク環境を最大限に整えるのであればOffice 365 E3がおすすめです。

3.クラウドサービスでスムーズな共有が可能になる

上記では価格別の機能を紹介いたしましたが、すべてSharePointOnlineの基本である「ファイルの共有、共同作業」が可能です。価格で導入を悩む方も多くいらっしゃるかと思いますが、現在の利用目的・今後拡大の想定があればそれぞれの詳細機能に合わせてプランを選ぶ必要があります。本日は基礎的な知識の紹介となりましたが、SharePointOnlineの導入を検討している方に、少しでもお役に立てれば幸いです。