SharePoint Designerとは？
はじめに
本記事に目を止めて頂きありがとうございます。近頃、コロナウィルスの影響もあり、テレワークが普及し遠隔操作や資料の共有に特化したツールをお探しの企業も多いのではないでしょうか。そんな、遠隔操作・資料共有ツールの一つにSharePointというものがあります。Microsoft社がリリースしており、ファイル・情報の共有を複数のユーザーで閲覧・加筆修正ができるツールです。SharePointにファイルをアップロードすれば別々の端末から同じファイルが共有でき、自宅にいても会社と同じようにプロジェクトを進めることが出来る、まさにテレワークに欠かせないサービスなのです。このSharePointを更により良くするのツールの一つとしてDesignerというものがあります。
Share Point Designerとは
ここではShare Point Designerとは何なのか、どのような働きをするのかをご紹介していきます。DesignerはSharePointのサイトやアプリケーションを作成してカスタマイズするために使用されるWeb・アプリケーション設計プログラムです。簡単に言えばSharePointアプリケーションを迅速に開発するためのツールです。そして、Designerに出来る事の一つで有名な物と言えば、なんと言っても自動ワークフローの設定でしょう。
現在、Designerはバージョン2013が最新の状態です。2019じゃないので不安だと感じるかもしれませんが、クライアントサポートライフサイクルの終了時が2026年で、それまでは現在のバージョンでも問題なく働きます。
ワークフローの必要性
上記でDesignerの機能で有名なものの一つが自動ワークフロー設定だとお話ししました。ここではひとまず、自動化を省いてワークフローとは何か、なぜ必要か等を記述していきます。そもそもワークフローとはワークフローシステムの事で、一般的に「業務の流れを図式化したもの」と言われております。ワークフローシステムを導入することによって得られるメリットは以下の通りです。
内部統制の構築
ワークフローを利用することにより、申請から承認への流れが可視化し明確になる為、不確定なものや曖昧さが原因のトラブルを未然に防ぐことが出来ます。
申請・確認作業の手間削減
申請書を印刷する、上司に提出しに行く、承認を受けたものを管理部門へ提出するなどの手間が省けます。また、承認者は外出先でもワークフローシステムで確認が出来るため、会社に戻ったら申請待ちの書類が山積み…なんてことも無くなります。ペーパーレスなので経費削減にも繋がりますし、稟議書や申請書の損失問題は無くなります。
申請完了までの遅延防止
手間削減と関連づいてスピードアップが見込まれます。考えてみれば当然の事なのですが、申請・承認・受理どの作業においても紙を回すより早く済みますし、支社から本社への申請の場合などでは郵送による時間の削減をすることが出来ます。また、現在どこで申請や承認が止まっているかも一目瞭然なので承認者への催促が可能になります。
テレワークにも使える
紙管理ですと、どうしても社内で作業しなくてはならず、そのために出社・帰社するという手間が省けます。ワークフローだと出先や自宅からPCやスマホで申請承認が可能です。
ここまでで、ワークフローシステムを設定することによって得られるメリットを理解して頂けたと思います。また、お気づきの方もいらっしゃるかも知れませんが、稟議書や申請書の申請は、提出・受理・返答と簡略化すれば予測可能なルーティンであることが分かります。このような予測可能な事態は自動化に適しており、それを可能にするのがDesignerです。
SharePointDesignerのセールスポイント
自動で更新
Designerを使用してワークフローを作成するとビジネスプロセスアプリケーションプロセス共同作業が両方自動化出来ます。ここでは上司に稟議・申請書を送信するプロセスで一例を挙げています。ビジネスプロセスアプリケーションプロセスのワークフローは、もし別のデータソースが変更されたとき、データソースを更新します。そして共同作業プロセスのワークフローではドキュメントを上司に送信して稟議・申請書の承認を受ける事が出来ます。
グラフィカル
ワークフローの作成にコーディングは必要なく、直感的に操作できるワークフローエディターを使用してビジネスプロセスにアプリケーションのロジックを導入します。また、Designerにエクスポートできるフローチャートテンプレートを使用して、Microsoft Visioというソフトウェアを用いてワークフローをデザイン・共有することが出来ます。
デザインとブランド
ワークフローから話は逸れますが、DesignerはワークフローだけでなくSharePointサイトのデザインをすることも可能です。SharePointサイトとはチームサイト、つまりチームでプロジェクト作業を行い、端末を問わず、どこからでも情報を共有できる場所の事です。会社のロゴ、配色、ヘッダーフッター等を組み込むことが出来、CSSを使用してサイト上のページの構造を様々な色、グラフィック、配置を適応することが出来ます。
おわりに
いかがでしたでしょうか、稟議書の承諾が下りず立ち往生、どこで止まっているかも分からない、といった問題がワークフローを作成することによって解消されるのではないかと思います。更にワークフローを自動化することによって人間が負う手間が更に省けます。この記事を通してSharePointDesignerが業務の効率化を手助けするお手伝いが出来たら幸いですが、2026年のサポート終了時を過ぎたら新しいバージョンはリリースされないという声も上がっております。では、その後から何を使えばワークフロー作成ができるのか、と不安に思う方もいらっしゃると思いますが、ご安心ください。Designerの後任としてMicrosoft Flowというツールが活躍すると言われております。こちらも直感的にワークフローを操作でき、ある程度は無料で使用も出来ますので、Designerの期限が切れそうだ、もしくはあと数年しか猶予がないことに不安を感じる方はFlowを使用することをお勧めします。以上、最後までお付き合いいただきありがとうございました。
