【SharePoint】サービスの概要紹介!

・はじめに

皆さんこんにちは。みなさんは、MicroSoft社の提供するSharePoint(シェアポイント)というサービスを聞いたことがありますか?
近年、IT技術の革新により様々なサービスが急速に各業界へ浸透しておりますが、今回こちらの記事で紹介させていただくのは、情報共有やファイルの共有サービスとして認知度が上昇してきた、「SharePoint」というサービスです。具体的には、SharePointについての概要や一つ一つのサービスの解説、他の類似サービスとの違い、メリット・デメリットなどについて紹介させていただきたいと思います。

・SharePointについて

MicroSoft社が提供しているサービスは非常に多く、混同することも多いのではないかと思います。その中で今回紹介する「SharePoint」は、意外かもしれませんが、十数年も前から世に出ているサービスですので、名前だけなら聞いたことがあるという方は多いのでは無いでしょうか。ここからは、SharePointが実際にどのようなサービスなのか、一つ一つ迫って参りたいと思います。記事の初めに紹介させて頂いたように、SharePointを簡潔に表すと、ファイルや情報の共有サービスです。
SharePointを活用することで、業務に必要なファイルや、その他の情報を一つのシステムに集約して管理することができます。そうすることで、個人や組織を問わず情報共有がスムーズかつ効率化され業務効率の向上に繋がります。一つ一つ重要なサービスについて、ここから項目ごとに簡単に紹介します。

チームサイト

簡単にポータルを立ち上げることができるようになるので、掲示板などの情報共有のスペースをチームごとに作成出来るようになります。最初からテンプレートも豊富に用意されているので初めて利用する方にも簡単です。

ワークフロー

例えば、メールでのコミュニケーションは煩わしく、管理をするのが難しいような複雑なワークフローであっても、SharePointのワークフローを利用すればシステム上で完結するようになります。

エンタープライズ検索

SharePointを利用していく中で管理している情報が増えても、全文検索でシステム上の情報を容易に見つけることができます。

コンテンツ管理

簡潔に言えば、ライブラリやリストを管理する機能です。
ドキュメントや画像の共有、予定表や発注書など様々な書類の保管と管理を行うことができる上に、アプリを追加することでアンケートフォームや掲示板をSharePoint上で誰でも簡単に作成することができます。また予定表などの情報もデータベースとして管理・編集することが出来るようになります。

アンケート

だれでも簡単に作成・集計できるアンケート機能を利用すれば、チームメンバーの声を吸い上げ、反映させることができます。

外部共有

外部のユーザーを招待することで、チームメンバー以外の人ともファイルや、情報共有が可能になります。

簡単に主要なサービスについて項目ごとに紹介させていただきましたが、これらのサービスにより情報の共有や管理が最適化され業務上の無駄な作業や、それに要する時間は大幅に削減されることになるでしょう。

・料金プラン紹介

ここからは、SharePointのサービスを実際に検討されている方にとって重要な項目となる、料金プランについて簡単に紹介させていただきます。
・SharePoint Onlineプラン1(月額540円)
利用できるアプリケーションはSharePoint/OneDrive
・SharePoint Onlineプラン2(月額1,090円)
利用できるアプリケーションはSharePoint/OneDrive
・Office 365 Enterprise E3(月額2,180円(半年契約))
利用できるアプリケーションは
Outlook/Word/Excel/PowerPoint/OneNote/Publisher/       AccessExchange/OneDrive/Skype for Business/SharePoint/     Microsoft Teams/Yammer/Delve

プラン1とプラン2の違いは容量ですが、Enterprise E3ですと、SharePointト以外にも、様々なオフィス製品を利用出来るようになります。
とは言うものの、プラン1でも機能としては、前章で紹介したように十分な内容となっておりますので、中小企業での利用に関してはプラン1でも全く問題ありません。
より詳しい内容をお求めの方については、下記に公式HPのURLを貼っておきますので、参考にしてください。
https://products.office.com/ja-jp/sharepoint/compare-sharepoint-plans

・まとめ

いかがでしたでしょうか、簡単にSharePointのサービスについて紹介をさせていただきました。
この時代、多くの企業がITツールを取り入れて業務の効率化を図っておりますが、その一つが今回紹介したSharePointです。魅力が伝わると幸いです。

SharePointのサービスを活用すれば、情報管理の円滑化やコミュニケーションコストの削減、情報管理ミスの防止など様々なメリットがあります。未だに情報をすべて書類などアナログで管理していることは「時代遅れ」と言わざるを得ません。
そういった企業様には今回紹介したSharePointの提供するサービスは、業務の効率化のキーとなることでしょう。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です