SharePointのワークフローを活用しよう！〜メリットとワークフローの種類について〜

◎SharePointとは？

SharePointはMicrosoft社のサービスの一つで、ファイル共有・情報共有を目的とした企業向けサービスです。利用できるプランのバージョンによって多少機能が異なりますが、SharePointは様々な活用方法があります。例えば、会議の議事録を複数名で記入したり、電話しながら一つの提案書を操作するという「組織単位のプロジェクト」を円滑化する事ができます。

◯SharePointの主な機能について

簡単にSharePointの機能をまとめてみました。

●ワークフロー

メールなどでのやり取りで煩雑化しやすい業務の流れを、SharePointのシステム上で完了できるようにする機能です。

●チームサイト

社内の部署や部門ごとにポータルサイトを作成する事が出来る機能です。様々なテンプレートが用意されているため、情報共有や共同作業を効率よく行う事が可能です。

●コンテンツ管理

チームサイト内のコンテンツを管理する機能です。ドキュメントや予定表・発注書などの書類の保管と管理を行う事が出来ます。また、アンケートフォームや掲示板をSharePoint上で簡単に作成することも可能です。

●ExcelやWordとの連携

SharePointではExcelやWordなどのOffice製品と連携する事ができ、それらをSharePoint上で編集や共有をする事ができます。

このように、SharePointは様々な機能があり活用する事で業務の効率化に繋がります。そこで今回は、機能の一つである「ワークフロー 」に焦点を当てご紹介していきます。

◎SharePointの「ワークフロー」とは？

簡単にワークフローを説明すると上記のようなイメージになります。先ほども簡単にご紹介しましたが、ワークフローとは「業務手続きの流れを定義し図式化したもの」です。SharePointにはワークフロー を定義し作成する機能が搭載されているので、プログラミングなどの高度な技術を使わずに管理する事ができます。

◯ワークフロー導入のメリットについて

業務内のワークフロー で以下のような経験をした方も多いのではないでしょうか。

【申請者のストレス】

・書類を多くのに承認してもらわないといけないが、承認者が外出していて進まない

・メールで回覧すると気付かれず放置され、催促しないといけない

【承認者のストレス】

・書類の承認のために、自分がしている作業を中断しなければいけない

・毎日メールで数十通とくる書類を一つずつ添付ファイルを開いて、電子印を押さなければいけない

このようにワークフロー を使用しないと、申請者や承認者にとってストレスになります。そんな時にSharePointのワークフロー を活用すると、以下のようなメリットがあります。

◆スマホからでも申請・承認が可能

SharePointではスマホ用のアプリが用意されているため、外出時でもスマホからでも簡単に申請・承認をする事が出来ます。このため、承認を得るために時間や場所を選ばないでも申請者・承認者にとってストレスの軽減になります。

◆ペーパーレス化 + 電子化によるベネフィット

ワークフローシステムを導入する事で、業務の手続きが電子化されることになるので、ペーパーレスに繋がります。また業務手続きが電子化されることにより、伝達・共有の容易さ、検索などの操作性の向上、閲覧制限によるセキュリティ強化にもつながります。

◆ファイルの保管がクラウド上で行える

職場の棚や自分のデスクに紙ベースの書類が沢山あると、過去の資料が必要となる時に探さなければいけない、他にも誤って必要な書類をシュレッターしてしまったり、、と書類の管理が大変ですよね。そんな時にSharePointのワークフローを使用する事で、クラウド上でファイルや書類を保管する事ができます。

◆承認プロセスの誤り防止につながる

SharePointでは承認を得るルートが決まっているので、誰の承認が必要なのかで迷う事なく承認プロセスを辿る事が出来ます。また、SharePointのワークフローでは押印待ちで処理が滞留している場合でも検出する事が可能です。

◯ワークフローの種類

ここまで、ワークフローの概要部分をご紹介しましたが実はワークフローは種類があります。最後にそちらも簡単に紹介します。

◆承認ワークフロー

「承認ワークフロー」は、最も使われてる基本的なワークフローの一つです。繰り返しになってしますのでここではあまり触れませんが、上記で申請者・承認者のストレスのところで説明した内容の通りです。

◆発行承認のワークフロー

「発行承認のワークフロー」は、基本的に上記の「承認ワークフロー」と同じ機能になります。その中でも違いとしては、新規・承認済のWebページの発行が細かく管理する「エンタープライズコンテンツ管理」のサイト用に統計されている事です。

◆署名の収集ワークフロー

「署名の収集ワークフロー」は、ExcelやWordといったMicrosoft 365のアプリケーションで作成されたドキュメントやアイテムを、他のユーザーに回覧したり署名を収集出来るワークフローです。

◆フィードバックの収集ワークフロー

「フィードバックの収集ワークフロー」は、ドキュメントなどのアイテムに関してフィードバックをもらいたいユーザに回覧する事が出来る機能になります。全てのフィードバックがまとめられ、プロセスの記録と共にフィードバックを求めたユーザーの元にこのワークフローを通じて送信されます。

◆3段階の状態管理ワークフロー

「3段階の状態管理ワークフロー」は、アクティブ・レビューの準備・完了の3段階の状態管理を仲介としてシステムの状態などをしっかりと追跡するように開発されたワークフロー です。大量の追跡が必要なアイテムや作業の工程をこのワークフロー上で簡単に行う事が出来ます。

◎まとめ

SharePointのワークフロー を導入・活用する事で業務上の煩わしい作業や無駄な手間を省く事が出来ます。そのため、業務改善や従業員の労働時間、コストの削減などを行う事が可能です。是非この機会にSharePointのワークフローの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。