Web Service SharePointって何だろう？

SharePointとは

SharePointは、Microsoft社からMicrosoft365やOffice365というサービス名で提供されている一連の企業向けサービスの一つです。「ファイル共有・情報共有」を目的とし、複数人の業務を提携するのに最適なサービスとして提供されています。

バージョンによって多少機能は異なるものの、SharePointにはさまざまな活用方法がありますが、その一つは組織内でのみ公開されるポータルサイトの作成と、サイト内での情報保存や整理、共有です。またSharePointはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットといった様々な端末からもアクセスが可能なサービスです。

このようにSharePointは業務で利用するファイルや情報をすべて1つのシステムにまとめることができます。ファイルや情報の共有が効率的に行えるようになり、組織内のコミュニケーションや業務の円滑化にもつながるサービスです。

SharePointの機能

便利な機能について、いくつか具体的に紹介していきます。

チームサイトとコミュニケーションサイト

社員向けに公開された、社内でのみ利用可能な情報共有の場を作成できる機能のことです。あらかじめサイト作成用にたくさんのテンプレートが用意されており、これを活用して情報共有や共同作業を行うことができます。招待されたメンバーはその中のコンテンツやアプリケーションなどに簡単にアクセスすることができます。ファイルの共有や共同編集ができる他、スケジュール管理を行うことも可能です。各社員が最近どのような情報を更新したかというアクティビティをSharePointのフィールド内で確認することができ、一目でどれが最新の情報かが把握できます。このサイト機能を利用することで同じ部署のメンバーや企業内でフォルダや情報共有することが可能となります。

それでは、チームサイトとコミュニケーションサイトの違いについてみていきましょう。

・チームサイト

その名の通り、業務上のつながりがある特定のメンバーなどチームごとのサイトを作りたいときに使用します。情報共有をするときに、毎回1人ずつ選んで共有するのは手間となり効率的とは言えません。特定のメンバーをあらかじめ選定しておくことでタスク管理などの業務内容に基づいた情報共有が迅速になるため、業務の効率化につながります。

・コミュニケーションサイト

コミュニケーションサイトに関してはチームサイトとは異なり、対象者が幅広い場合の使用に適しています。管理部門等の情報共有が必要なメンバーが投稿・編集をし、その他社員が情報を受け取るという利用方法が基本となります。情報の共有先を業務に直接関係するメンバーだけにすることはできないため、幅広い対象者に状況を把握してもらったり、関心を持ってもらう情報を流す場合に適しています。

ワークフロー

SharePointにある機能の中でも特徴的なものといえばワークフロー機能です。ワークフローとは簡単に説明すると、業務の手続きの流れを定義し図式化したものです。導入することで、業務処理改善やミスの防止、業務の進捗管理が容易になるといったメリットがあります。SharePointに搭載されているワークフロー機能は特別なプログラミングを使用することなく業務の一連の流れを可視化し、効率的な管理することが可能となります。業務の流れが整理されていなかったり、確立されていないと、タスク管理やアイテムの閲覧、承認手続き等の様々なやり取りが複雑化してしまい、ケアレスミスや重大なミスに繋がる可能性が高くなってきます。単一機能のみで処理を行う場合はまだしも、メールやチャット等複数のツールを併用が必要となる処理を行うとなるとミスが発生する可能性はさらに増します。SharePointでは業務上簡略化が難しい作業を整理・可視化し、タスクの管理や承認などの事務的な作業を自動化することで効率よく進めることができるようになります。ワークフローを必要とする部門や個人間での連携がSharePoint上で簡単に行えるため無駄な時間を省き、管理者がワークフローが正しく行われているかチェックする負担も大幅に軽減することが可能です。

アンケート

SharePointではアンケート機能も搭載されており、作成と集計が簡単に行えるようになっています。紙やExcel、メールでアンケートをとると、管理側は集計するのに時間を取られるうえ、対象者が回答することを面倒に感じる可能性があります。SharePointのアンケート機能を利用するとWeb上に見やすいアンケート画面を作成することができ、対象者も気軽に回答できるため、回答率のアップが期待できます。そしてSharePointのアンケート機能は、多選択式、リーチ式、自由回答形式など様々な回答形式が使えるようになっているので、質問に対して柔軟なアンケートを作成することができます。また、当然ながらアンケート結果も自動で集計して詳細に示されるため、多くの場面で役立つことでしょう。

まとめ

さまざまなデバイスからアクセスすることができ、昨今リモートワークが増えてきた中では、どこにいても必要な情報が得られることが大切です。SharePointはアプリやWebをパソコンやスマートフォン、タブレットで利用することでインターネット環境さえあれば簡単にアクセスできる便利なサービスです。組織内での情報共有、コミュニケーションを効率化できるサービスであるため、各種魅力的な機能をフル活用して業務に役立ててみてはいかがでしょうか。

参考文献:
https://www.saas-maru.com/blog/22