SharePointって何?Office 365と何が違うのか

SharePointって何？

SharePointは言わばファイル・情報共有サービスであり、業務におけるファイルや情報を全て一つのシステムに集約することができます。これによりファイル・情報共有に効率性が生まれ組織内のコミュニケーションや業務を円滑にします。

ビジネスにおいて重要な機能としては以下のようなものがあります。

チームサイト

ポータルを簡単に立ち上げることができるので、掲示板などの情報共有スペースをチームごとに作成が可能です。

ワークフロー

メールでのコミュニケーションでは煩雑化しやすいワークフローをシステム上で完結できます。

エンタープライズ検索

全文検索でファイルだけでなくシステム上の様々な情報を見つけることが可能です。

コンテンツ管理

ファイルはバージョンごとに管理がされているので最新版の確認や修復が簡単です。

アンケート

簡単に作成・集計できるアンケート機能で社員の声を吸い上げることができます。

外部共有

外部ユーザーを招待することで組織外の人ともファイル・情報共有が可能です。

共同作業

システム上に保存されているOfficeファイルはチーム内で共同作業が可能です。

以上紹介したSharepointの全ての機能はビジネスシーンに最適な状態で提供されています。SharePointを利用することで情報のやりとりが迅速に行えるようになり、業務の“ムダ”や“ムラ”を削減することにつながるでしょう。

Server製品とOnline製品

SharePointでは社内システムとして構築するサーバー製品と、クラウドサービスとして利用するオンラインサービスの2つがあります。

大きな違いはサーバー設置の必要性でありSharePoint Onlineはクラウドサービスのためサーバーを必要とせず、システムはマイクロソフトのサーバー側で稼働しています。サーバーの運用・管理をしなくて済むため導入率が伸びていますが、SharePoint Serverは古くから提供されていることもあり根強い人気があります。

2021年2月時点での最新版はSharePoint Server 2019で、Access Services 2013というソフトでメールの送信ができるようになりました。またSharepoint内で運用するサイトは高速化が行われています。

SharePoint Onlineの料金

SharePoint Online単体での料金は、プラン1が税込594円/ユーザーで、プラン2が税込1,199円/ユーザーとなっています。

プラン1では基本機能を押さえているものの、エンタープライズ機能やコンプライアンス対応などには対応していないので、より豊富な機能が必要となる場合はプラン2の導入が必要になります。

モバイルでも使用可能なSharePoint

SharePointは外出先等でも効率化的に業務を行えるようモバイルアプリも無償で提供されており、現在ではiOSやAndroid、Windows Universal版(Windows Phone向け)で利用可能となっています。

SharePoint OnlineとOffice 365ではどっちがお得？

ここまでSharePointtの概要、SharePoint ServerとSharePoint Onlineの違いを解説してきましたが、続いてOffice365というサービスをパッケージにしたサービスを契約した場合と、SharePointを単体で申し込んだ場合の違いについて紹介します。

Share Point以外のアプリケーション

Office365を契約した場合、SharePoint以外の非常に豊富なアプリケーションの利用が可能です。

ビジネスツールとして基本的なOffice系サービスであるWordやExcel、ビジネスメールのExchange Online、Web会議のSkype for Business等を利用することで、さらなる業務効率化やコミュニケーションの活性化を行えます。

料金はSharePoint Onlineプラン2とOffice 365 Business Premiumを比較すると、月々ちょうどSharePoint Onlineプラン2の2倍の料金税込2,398円/ユーザーとなりますが、この料金差でMicrosoftの提供する豊富なサービスを利用できるのは非常に魅力的です。

Office 2016も使い放題でインストール可能台数は最大15台

極めつけはOffice製品にあり、最新バージョンのOffice製品を使用できるのはもちんのこと、最大15台のデバイスにインストールすることができます。

Office 365 Business Premiumでのインストール可能数の内訳はPC・スマートフォン・タブレットそれぞれ各5台ずつですので、Officeライセンスのコスト削減にも繋がります。

上記以外にもOffice 365には様々なメリットがあります。もちろんSharePoint Online単体でも多くのメリットがあるのですが、やはり全体的な効率化などを考えるとOffice 365がおすすめとなります。

SharePointでどんな使い方ができる？

SharePointには活用方法がたくさんありますが、代表的な機能はファイル共有・情報共有です。これは同じファイルを複数のユーザーで閲覧できるように共有するシステムで、SharePointにファイルをアップロードすれば別々の端末から同じファイルを閲覧して情報を共有できるようになるのが、最大の特徴です。

さらにファイルの共有だけでなく、複数人で同じファイルを共有できることによって共有している人全員がファイルに対して加筆や修正を行うこともできます。みんなが同じデータを共有することによって多勢が参加するプロジェクトであっても確認作業等による業務停滞を最小限に止めることができ、スムーズに遂行できます。また直接オフィスに出勤しなくても自宅にいながらにしてSharePointの利用者と繋がることができるため、リモートワークのワークスタイルであってもプロジェクトを効率良く進めることができます。SharePointが導入されていれば、社内外でのコミュニケーション活性化や作業効率化が図れるのが大きなポイントです。

その他の機能としてSharePointでは各チームで必要となるワークフローの作成ができるため、運用がスムーズとなります。さらにExcelやWord等のOffice製品や、Microsoft社以外の外部サービスとの連携もできる等、SharePointの活用方法は多様です。

部門や部署、チームごとにポータルサイトが作成できる

SharePointではポータルサイトが作成できるのも大きな特徴ですが、サイトは会社で一つというわけではなく、部門や部署、チームごとにそれぞれ作成できます。会社で一つのポータルサイトしか持てないとなると、そのサイト内に全ての部署の情報を集約しなければいけなくなるため、各情報が錯綜しかねません。情報量が多いことが混乱の元となったり、一部にしか公開してはいけない情報があったりとトラブルに発展する可能性も出てきます。SharePointでサイトを分けることは業務上のリスク回避にも繋がります。

基本的に社内全体で情報を共有する場合は一つのポータルサイトさえあれば事は済みますが、一部チームにしか意味をなさない共有や他部署へ共有すべきではない段階の情報を公開したい場合は別です。ポータルサイトは一グループ内の様々な情報やツールへの入り口となりますが、部門や部署、チームごとに作成でき、かつ閲覧や編集権限も設定できるため、情報が別の部署に漏れてしまったり、誰かに不要な情報を盗み見られる可能性を軽減できます。ポータルサイト用のテンプレートもたくさん用意されているので、HTMLの知識等がなくても基本となるサイトを誰でも簡単に作成できるようになっています。

なおポータルサイトを新規作成するためには、SharePoint管理センターへのアクセスが必要です。office管理センターの上部にある「管理者」をクリックし、SharePointを選美、メニューから「新規」をクリックします。パブリックやチームサイトといった作成したいタイプのサイトを選択し、タイトルの設定や、必要な項目等を設定していくだけで簡単にポータルサイトが作成できます。

コンテンツを管理する機能

SharePointには各種コンテンツを管理する機能が備わっています。ドキュメントや画像の共有はもちろん、チーム内で連携して業務を行うのに必要なスケジュールや発注書の作成の他、書類の作成や保管もできます。

SharePoint内にアプリを追加することも可能で、コミュニケーションを取るのに必要なアンケートフォームや、掲示板も簡単に作成できるようになっています。SharePoint内で作成した書類等は権限を持った人が共通でアクセスできるデータベースに保存できるので、アクセスが必要な人のみが必要な情報を取得できるという状況を作ることができます。

SharePointのシステム上でワークフローができる

SharePoint上ではチーム内で行う必要のある共通の処理を、ワークフローとしてSharePointのシステム内で完結できるようになっています。処理の行程が複雑であればある程ワークフローは有効です。メールでのやりとりやSharePoint以外の様々なツールを使って初めて一連の処理が完了するという複雑な工程があると、時間を取られてしまい、ミスを発生させてしまう可能性が高くなります。

本来ワークフローは業務処理の改善やミスの削減、進捗管理を行えるといったメリットを持つ機能です。SharePointでは、SharePointを媒体にして全てのやり取りをシステム上で行えるので、自動処理させたい業務内容をシステム上であらかじめ設定しておくだけで、個々の作業内容のブレも発生しなくなります。業務の流れがチーム全体で把握できる役目もあるので業務がスムーズに進みます。

検索機能の搭載

SharePointには検索機能も搭載されています。検索サイトを利用する場合と同様に、SharePoint内で知りたい情報を探したい時には検索機能を活用すると、知りたい情報が見つかるようになっています。ファイルの格納場所等を把握してなくても検索機能を使うことで作業効率がアップできます。

他のofficeツールとも連携している

SharePointは、ExcelやWordなど他のofficeツールと連携していることも重要なポイントです。SharePointだけでなくExcelやWordを使って業務を行う場合、それらを別々に共有して編集するのは手間がかかりますが、SharePointを利用しているとExcelやWordなどと連携ができ、SharePoint上でそれらのファイルを共有・編集ができるようになります。例えばファイル内で加筆や修正が発生した時にSharePoint上で指示を出せるので、オンライン環境であるか、ローカルであるかということを意識せずに作業ができます。SharePointは煩わしい一手間を無くしたい場合に有効なサービスです。

他にもTwitterやFacebookなどとも連携できますし、タスク管理やノンコーディングアプリ開発、外部の動画共有サイトとも連携できます。

まとめ

皆さんの組織でもしもクラウド製品に対するニーズが高ければ、SharePoint Onlineで情報共有を強化するのはかなり有効的な選択肢です。またOffice 365はSharePoint以外の豊富なサービスも利用できるため、様々なツールをMicrosoftに統一したいという場合はさらに有効的な選択肢となります。SharePointの導入を検討している場合はぜひ今回の記事を参考にしていただけると幸いです。