SharePoint導入メリット・Exchangeと連携する機能を簡単解説
0.はじめに
リモートワークの急な活発化が進み、クラウド型サービスの導入を検討する企業も増えてきた昨今、ストレージサービス・メールサービス・コミュニケーションツールを豊富に提供しているMicrosoft社の製品を検討した方は多くいらっしゃるのではないでしょうか？数ある製品の中でも「SharePoint」は便利な機能が豊富に用意されており、挑戦しやすいサブスクリプションサービスでの提供のため利用する企業も増えてきています。今回はSharePointの便利な機能と、組み合わせて利用することでさらに便利に使える機能を簡単にご紹介いたします。
1.そもそもSharePointとは
SharePointとはMicrosoft社が提供するファイル・情報共有が行えるクラウド型サービスです。導入することでPC、タブレット、スマートフォンでも利用することが可能なため、社内作業・リモートワークどちらにも対応できる便利なツールです。例えば営業活動を行っている際「移動中に資料を少し確認したい」という場合でも、スマートフォンから資料の確認を行うことが可能です。詳細設定を行えばオフラインでの利用も可能であるため、場所を選ばずに情報が共有できることが魅力的な点と言えるでしょう。下記に便利な点をいくつか紹介いたします。
・ポータルサイトの立ち上げ
・コンテンツ管理
・Officeアプリとの連携
下記に詳しく解説していきます。
・ポータルサイトの立ち上げ
SharePointを導入したい理由の一つとして、「ポータルサイトを活用してチームごとの進捗を管理したい」ということが挙げられると思います。チーム単位・プロジェクト単位でポータルサイトの立ち上げができ、かつカスタマイズもできるため情報共有・共同作業が円滑に行えます。全員が会社に集まらずとも情報をリアルタイムで共有できるため、場所を選ばずに業務を行えるツールとして非常に役立ちます。
・コンテンツ管理
ポータルサイト内のコンテンツを管理する機能です。ドキュメントや画像の共有、予定表や書類の保管など様々な機能があり、アプリを追加することで掲示板をSharePoint上で容易に作成することが可能です。また様々な情報をデータベースとして活用することもできます。
・Officeアプリとの連携
WordやExcel、ExchangeなどOfficeから提供されているツールと連携することが可能です。SharePoint上から編集や共有を行うことも可能なため、毎回違うアプリを開く、といった面倒な作業を削減できます。様々なツールが溢れている今だからこそ、一括で全て管理できるのは非常に作業効率化につながります。他にも様々な機能が豊富に用意されていますが、中でもExchangeと連携することで作業効率化が格段に進み、円滑に業務を行える可能性が高まります。すでに利用されている方もいらっしゃるかと思いますが、下記にSharePointとExchangeを連携して使用する便利な例も紹介いたします。
2.SharePointとExchangeを連携して使用するメリットとは？
SharePointとExchangeを連携する一番のメリットとして「予定表の共有」が挙げられるかと思います。すでにSharePointで予定表を利用している方は、Exchangeの予定表を重ねることで予定表ビューの作成が可能です。スケジュールをまとめて表示することのメリットとして、自分自身のスケジュール＋グループのスケジュールを同時確認してチームミーティングの調整・仕事の予定が立てやすくなります。今まで個人に確認してきた会議調整もひと目でわかること、複数のチームに所属している場合は複数グループをまとめて確認して調整が行えるため、今までの調整工程がグッと削減されます。ExchangeとSharePointどちらも活用することで実現できるため、Exchangeをメールサービスとして利用していた方は是非この機会に予定表としての機能もフル活用をしてみてください。
3.最後に
いかがでしたでしょうか。本日はSharePointを利用するメリット、Exchangeと連携することで使える便利な機能について簡単にご紹介いたしました。Exchangeをメールサービスとして利用している方も多くいらっしゃるかと思いますが、SharePointの予定表・Exchangeの予定表どちらも活用することでチームの予定管理も格段にしやすくなるため、作業効率も上がっていきます。リモートワークが活発になり、社員がそれぞれどこにいてもリアルタイムで情報共有できることが求められている今、機能をフル活用して快適な作業ができる環境を整えることが重要です。SharePoint、Exchangeの導入を検討していらっしゃる方に、こちらの記事が少しでも参考になれば幸いです。
