【基本】SharePointでデータの共有
SharePointとは？
まずSharePointとは、Microsoft社が提供しているオンライン上でOfficeファイルを共有し、作業ができる主に企業に向けたサービスのことです。
作成したデータはクラウドに保管され、デバイスから簡単にデータの共有や整理、編集を行うことができます。また、webサイトの構築を行うこともでき、データを一括管理することが可能となります。
上記のように企業内の情報共有やデータ管理がSharePointで簡素化できるため、チーム作業の業務効率向上に繋がるという特徴があります。
開始するために必要なのは、Microsoft Edge、Internet Explorer、Chrome、Firefoxなどの WebブラウザーとSharePointの準備です。
SharePointは加入しているOffice365プランによって、使える機能やサービスなどが少し異なります。加入済の方は、お使いのプランを確認していただき、未加入の方でご自身で加入する方は、プランを確認し自分に見合ったプランへの加入をおすすめします。
SharePoint 製品
Microsoft 365のSharePoint
あらゆる規模の大きさの企業に対応する、Microsoft社によりホストされるクラウドサービスです。 オンプレミスのSharePoint Serverをインストールすることによって、どのようなビジネスでもMicrosoft 365プランまたはSharePoint Onlineのサービスを享受することができます。 従業員は、同僚やパートナー、顧客とデータの共有を行うwebサイトを作成することができます。
SharePoint Server
SharePoint Serverを展開、管理して、オンプレミスまたはOffice 365 Enterpriseのサブスクリプションによって、すべての最新機能を利用することができます。
SharePoint Designer 2013
2013年に最後にリリースされた無料のプログラムです。 ワークフロー対応の強力なソリューションの構築に使用されます。 また、Business Connectivity Servicesに基づく外部データソリューションの外部コンテンツタイプの編集にも使用されます。
OneDrive 同期
チームサイトや職場または学校のOneDriveからドキュメントを同期することによって、オフラインでも使用できるようにするプログラムです。
SharePointでデータの共有をする
通常、SharePoint サイトに保存したデータは、サイトへのアクセス許可を持つ全ユーザーが使用できます。ですが、場合によりそのサイトに対するアクセス許可を持たないユーザーにアクセス許可を与えるのではなく、特定のデータのみを共有することが必要な場合があります。 そのため、データを共有する場合、特定ユーザーに編集を許可させるか、閲覧のみを許可するかを指定することができます。一度指定した後も、ファイルを共有した相手の確認や、ファイルやフォルダーの共有停止に変更することなどが可能です。
【手順】
①共有したいファイルもしくはフォルダーを選択し、「共有」を選択します。
②「省略ドロップダウンリスト」を選択して、リンクの種類を変更します。 「詳細ウィンドウ」が開き、リンクへアクセスできるユーザーの変更や、ユーザーが共有しているアイテムの編集が可能かどうかを編集することなどが指定できます。
「このリンクの使用を許可するユーザー」のオプションでは、共有するファイルやフォルダーの公開する範囲で指定したいものを下記の中より選択します。
・すべてのユーザー：共有データのリンクを受信するすべてのユーザーにアクセス権を付与するものです。ユーザーが所有者から直接受け取ったリンクか、他のユーザーから転送されたリンクかは加味されません。 また、このユーザーには、組織外のユーザーも含まれる場合があります。
・自分の組織のユーザー：組織の全ユーザーへ共有するファイルやフォルダへアクセスするリンクを付与するものです。ユーザーが所有者から直接受け取ったリンクか他のユーザーから転送されたリンクかは加味されません。
・既存のアクセス権を持つユーザー：データへのアクセス権を既に付与されているユーザーが使用可能なものです。 これは、既にアクセス権を所持している全ユーザーにリンクを送信する際に使用されます。
・特定のユーザー：指定した特定のユーザーにのみアクセス権を付与するものです。（指定したユーザー外でも、ユーザーが既にアクセス権を所持している場合もあります。） ユーザーが共有への招待を転送した場合は、転送したデータへのアクセス権を、既に持っているユーザーだけが参照することができます。
既定では、「編集を許可する」のチェックボックスにチェックが入っている状態となっています。 ユーザーに編集は許可せず、データの表示のみ許可する場合は、チェックボックスのチェックを外します。
完了したら、「適用」を選択します。
③必要に応じて、共有するユーザー名とメッセージを入力します。
④上記リンクの送信を行う準備が完了したら、「送信」を選択します。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
SharePointには他にも便利な機能があるので、是非有効活用してみてください。
