sharepointでよく使うビュー、フィルターに加えてtoday機能の説明

sharepointで使う「Today」とは

sharepointは情報共有ツールのひとつであるとご存知の方も多いのではないでしょうか。そのsharepointで行える「Today」とは何でしょうか。簡潔に説明するとToday関数です。sharepointは情報共有のツールであるため、複数人が確認したいデータをsharepointから抽出することもできます。そこで欠かせないのが検索結果となるビューです。

もう少し詳しく記載すると、ビューを一覧表示する際、日付(Today)で絞りたいときに使用する関数がTodayというものです。その他にもビューで使用する際の関数はたくさんありますが、今回はTodayに絞って記載していきます。では、Todayはどんなときに使用するのでしょうか。

たとえば、組織内である人が資料作成のために、sharepointからデータを抽出する必要があったとします。まだ使用して月日が経っていなければ、検索結果を抽出するのは簡単です。しかしながら、長く使っていたり、sharepointに登録されたデータの件数が膨大にあったときはどうでしょうか。欲しい結果のみを抽出するのはとても難しくなります。そんなときに役に立つのがTodayを含めたビューにおける関数です。

ビューの詳細

ビューとは先述したようにデータの一覧表示のことを指します。。抽出したいデータを一覧で表示する際にビューを使いますが、ビューには2種類のものがあります。「個人用ビュー」と「パブリック ビュー」の2種類です。まずは、それぞれの違いから説明します。

個人ビュー

まず「個人ビュー」ですが、ユーザがユーザ単位で利用できるビューです。AさんはAさん独自のビューを作成でき、BさんはBさん独自で作成できるというものです。sharepointの管理者が個人ごとに作成するのではなく、あくまでユーザが使いやすいように作成できるビューです。そのため、各自で作成したビューを別の人が使用することはできないです。

パブリックビュー

「パブリックビュー」は個人ビューとは反対に、全てのユーザが使用できるビューを指します。管理者がパブリックビューを作成していることが多いです。これら2つのビューを使うことで、対象のデータのみを表示させられます。

注意点があります。sharepointは利用するユーザに対していろいろな権限を与えられます。その権限の中に閲覧のみを許容される権限があります。閲覧のみの権限はデフォルトで「個人用ビュー」を作成することはできません。もしも、閲覧権限で「個人用ビュー」を作成したい場合は、組織内のsharepoint管理者に相談してみることをおすすめします。

Todayの使用

sharepointのビュー機能はデータを一覧で表示される画面です。一覧で表示される結果は様々ですが、その中から対象のデータのみを抽出したいときに「フィルター」を使用します。そこで出てくるのが「Today」という関数です。実はこの「Today」という関数はエクセルのToday関数と似ている部分があります。

例えば、エクセルで何も加工せずにToday関数を使用したとします。そうすると、数式は「=today()」と表示され、セル上には今日の日付が表示されます。そして、この関数を「=today()-7」と加工してみるとどうでしょうか。意味合いとしては「今日の日付から7日前の日付を表示する」ということになり、エクセル上でも今日の日付に対する7日前の日付が表示されます。

ここまでエクセル上の挙動を説明してきましたが、この関数がsharepointでも同様の挙動となります。ただし、sharepoint上では「[Today-7]」という記載になります。sharepoint上ではエクセルのように表計算をするわけではないため、「=」は必要ないです。例えば、ビュー上に「更新日」の欄があったとします。「更新日」に対して先述の「[Today-7]」をフィルターで指定してあげることで今日の日付から「更新日」が7日前のデータのみを抽出することができます。つまり、一番最後の数字を変えてあげることで確認したい日付のデータのみを抽出できるという仕組みです。

更新日が今日までの7日分のものだとどうでしょうか。同様にエクセルの考え方で「=today()」を使用するのですが、鍵となるのが、最後の数字の配置する場所です。エクセルの場合数字をカッコの外側以外に置いてみるとエラーとなり日付を表示させることができません。sharepointは、配置する数字の場所を間違えない限りちゃんと表示されます。更新日が今日から7日間のものを表示させるには「[Today]-7」としてあげることで可能となります。ただし、先述のとおり、Todayは実際にフィルターを使用している日付から遡って対象の日付のデータを抽出します。あくまで、今日日付の起算であるため、前月分のデータを見たいという場合には別の関数を使用する必要があります。「前月」という意味合いでTodayで似たようなことをするには、「[Today]-31」(もしくは「31」を「30」に)に変更することで今日までの31日間のデータを抽出という形になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。Sharepointでよく使う「Today」に関して、少しでも興味を持って頂ければ嬉しいです。最後までご覧頂き、ありがとうございます。