Outlook SharePointの活用法

はじめに

働き方が多様化している現代社会でPC等の電子機器の急速に発達、普及し今や仕事でPCを利用しない日はないような時代になっています。そんな中で様々な機能を持ったツールや最新のインターネットサービス等が登場し、より快適に仕事に取り組める環境が整備されています。一方で様々なツールやインターネットサービスが乱立している為、まだあまり知られていないものや構造が複雑で理解するのが難しいといったものも多くあるでしょう。しかし、これらもしっかりと使いこなすことができれば場合によってはもっと便利になるようなものも多々あるでしょう。今回はMicrosoftのMicrosoft 365で提供されているOutlook SharePointについて説明します。

OutlookとSharePointは別物

Outlook SharePointと続けて書かれていますが、OutlookとSharePointはそれぞれ別のサービスです。まず、Outlookについてですが、OutlookはMicrosoftのMicrosoft 365が提供しているメールサービスの一種です。SharePointとはOutlookと同じくMicrosoftのMicrosoft 365で提供されているファイル共有、情報共有を目的とした企業向けのサービスです。これらは同じMicrosoft 365から提供されており連携することでより便利に利用することができます。これらの内容については事項で記述します。

OutlookとSharePointの連携

前述のとおりOutlookとSharePointはMicrosoft 365から提供されている別々のサービスです。これら二つのサービスを連携して利用することでより便利になります。連携方法については下記URLを参照して下さい。

OutlookとSharePointを連携することでSharePointの様々なリストやライブラリをOutlook上に表示して共有や編集、投稿等を行うことができます。例えば予定表リストの場合は連携するとOutlookとSharePointのそれぞれの予定表を左右に並べたり、重ねて表示したりすることができます。また、SharePointのドキュメントライブラリとOutlookを連携するとOutlook上でプレビューの表示、編集が可能になります。もちろん編集したドキュメントをSharePointに更新することもできます。次にメールと同じようにドキュメントの既読、未読の管理ができます。SharePointでは新しいアイテムの追加や編集がされた際にメールが届くよう通知を設定することもでき、確認漏れの防止にもなります。しかし、メールが一日に大量に届くユーザーにとってはそれが大きな負担となってしまう可能性があります。メールと同じような感覚で既読や未読が管理できると大変便利です。また、うっかりや誤って大切なメールを削除してしまったなんて経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。もしOutlook上で誤って削除してはならないものを削除してしまっても、連携しているSharePoint上のドキュメントには影響はしないので安心です。忙しい時等はついついメールの見落としや内容の確認のし忘れが発生してしまいがちです。Outlook単体だけとSharePointを連携させて使うのとでは大きな差が出てくるでしょう。連携させることで別々のツールを使って行なっている作業が繋がり、一つの業務ファイルを形成するのです。

OutlookとSharePointの活用

OutlookとSharePointを連携するとより便利に利用できるということがわかりました。もちろんOutlookだけでもSharePointだけでもそれぞれの機能は十分に備えておりすばらしいサービスに変わりはないですが、二つのサービスをあわせるともっとすばらしいサービスになるのでこれを使わない手はありません。現在、仕事上メールを一切使わないというのはあまり耳にしませんよね。どういった仕事でもそれなりにメールを使い連絡等を行うでしょう。また余談ですが、メールの良い点は電話とは違い、環境があれば場所や時間を選ばずに送ることができるということ、何より内容が文書として残せることです。日々忙しく、様々なタスクをこなす人にとっては正直、電話の内容を逐一はっきりと覚えておくことは不可能に近いでしょう。こういった点からも電話プラスαでメールを念のため送るという人も多いのではないでしょうか。

メールは現在、仕事を行う上で重要なツールの一種です。このメール機能を備えているのがここで紹介しているOutlookです。もちろんメールの送受信だけがOutlookの機能というわけではありません。私も以前、Outlookで会議やミーティングのスケジュール管理をすべて行なっていました。このようにOutlookだけでも便利な機能がたくさんあります。それらを普段から利用している人も多いでしょう。また、すべての仕事がその日、その時に終わるわけではありません。何日もかけてようやく完結するものがほとんどです。そのような場合、これまでに作成したデータや資料を次にすぐに利用できるように保存しておく必要があります。また、仮にその日、その時に完了したとしてもせっかく完了した仕事のデータをすぐに消すようなことはしませんよね。むしろ大切な情報として一定の期間保存しておくことがほとんどだと思います。

仕事上メールをまったく利用しない人はいないのと同じように仕事上必要な情報や大切な情報を一切保存しないということはありませんよね。むしろ、ファイルやフォルダのデータの保存が多すぎて困るという人の方が多いくらいではないでしょうか。それだけ現代はPCありきの業務が多いのです。基本的には紙ベースで保管しているという場合もあるかと思います。しかし、現代ではPCをまったく使わないという仕事は少なく、契約書等の大切な書類であっても作成前のフォーマットを保存してあるのは基本的にはPCフォルダ内でしょう。そして今は当たり前のようにPC等を使って書類等を作成する時代になっています。また業務によっては同じ情報を共有したり、場合によっては同時に作業するということもあるでしょう。そういった場合に有効なツールがSharePointです。SharePointで共有しているライブラリや連絡先リスト、タスクリスト等をOutlookと連携できます。特性上、SharePointを利用している多数のユーザーが共同で作業をしたり、プロジェクトをまとめるのにOutlookも使用することが多いため、この二つのツールの連携は非常に良い機能だと言えます。特にオフラインの状態で作業をする場合等にはこれらの連携機能はより効率的に作業を行うために大変役立ちます。

さいごに

私も業務でOutlookやSharePointを利用してはいましたが、正直わからないこともまだまだ多く、使いこなせてない機能も多くあります。それらがどんなものなのか、機能なのかもわからないのが現実です。日々多くのツールが誕生し、または更新され、より便利な時代になってきています。その一方でシステム等が複雑化しすぎていて理解することが難しい、機能を使いこなすことができないといった人やものが多いのも事実でしょう。しかし、それらを理解し使いこなすことができればより業務がスムーズに行えたり、今まで行っていた無駄な手間を省くことができるようになるかもしれません。OutlookやSharePointは決して理解するのが難しく、使いにくいツールではありません。二つを連携する方法については少し手間がかかりますが前述しているURLを参照して頂けば問題はないかと思います。この二つのツールを連携して利用することがプラスになることは間違いありません。また、これだけに限らずまだまだ知らない、あまり知られていないツールや機能等たくさんあります。そういったものを調査し、理解することは自分にとっても必ずプラスになります。そういったツールや機能を導入し働き手がより便利に働きやすくなる企業が少しでも増えればと願います。また、これをきっかけにOutlookのこと、SharePointのこと、二つのツールを連携して利用することに少しでも興味を持って頂けたなら嬉しいです。

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