【初心者向け】Share Point カスタムリストの活用でリモートワークも快適に！

はじめに

リモートワークを取り入れる企業が増えいている中、「リアルタイムのフォルダ更新」「チーム内でのファイル共有」に手間を感じている方も多いのではないでしょうか。ネット業界の進化が急速に進む昨今、手作業で行っていたことを効率よく行える様々なツールが増えてきています。今回は便利ツールの一つであるSharePointのカスタムリストを活用することでExcelのようなデータ管理をリアルタイムで共有することができる機能を紹介いたします。
SharePointのカスタムリスト機能を使ったことがない方は、是非一度お目通しください。

カスタムリストのメリット・デメリット

主なメリットは下記3点です。

同時に複数の人が一つのファイルにアクセスできる
自宅・出先どこからでも更新が可能
項目別に入力形式の設定ができる※フォーマットから選択形式

今まで社内で「この共有ファイル開いてる人、閉じたら教えてください」「出先なので社内に戻り次第共有更新します」というやり取りを経験している人も多くいるのではないでしょうか。SharePointは、場所を問わずネット環境があれば更新可能です。一つのファイルに同時に複数人のアクセスも可能なため、煩雑なやり取りはなくなり作業効率はぐっと上がります。他にも沢山メリットはありますが、カスタムリストの活用には向いていない場面もあります。

主なデメリットは下記2点です。

複雑なフォーム作成はできない
印刷には向いていない

カスタムリストは個別データでの処理を行うため、Excelのような複雑な計算や入力には適していません。また印刷はブラウザ標準機能になるため、思った通りに印刷できない場合が多いです。その為「毎日もしくは適宜入力が必要、かつリアルタイムで共有したいもの」の作成に向いています。

カスタムリストでできること

SharePoint カスタムリストでは、下記のような事例で活用される場面が増えています。

日報
予定表共有
タスク管理
リンク集
経費精算

「営業日報」のように日報を入力する人、確認する人も複数名いる際は随時更新・共有が出来ている状態だと円滑に業務が進みます。もちろん、会社によって書式や入力項目は違う為、リストをカスタムして活用しましょう。SharePoint カスタムリストでは、下記のような型が標準で用意されています。

1行テキスト
複数行テキスト
選択肢(メニューから選択)
数値(1、10、100)
通貨(￥、＄)
日付、時刻
参照
はい/いいえ(チェックボックス)
ユーザーまたはグループ
ハイパーリンクまたは画像
集計値(他の列を基にした計算結果)
外部データ

リスト機能は「列・行・ビュー」の要素で構成されており、リストを作成する際は列を追加し上記の項目を選択していく形式になります。例えば日報を作成するとしたら、「本日の日付(日付、時刻)、実勤務時間・時間外業務(日付、時刻)、業務内容(複数行テキスト)、経費(通貨)、備品持ち出し(はい/いいえ)」とリストを選択して作成できます。

今まで手入力で行ってきた業務を選択形式にできます。ブラウザベースで動作が早い為、共有までのタイムラグが少ないことは大きなメリットです。自宅・出先・社内を問わず随時アクセスできる為、誰かがファイルを閉じるまで待つストレスはありません。

入力工程をスピーディに行えることで、必然的にその後の共有や運用もスピーディに行えます。今までかかっていた工程を効率的に行うことで、組織全体を通して仕事のスピードが上がり、業務効率は格段に上がります。

他にもビデオ会議を行う為に招集をかける時、「会議に招集するメンバー全員の予定を確認する」という工程が発生します。その都度個別に相手の予定を確認せずとも、カスタムリストで予定表の共有を行えば確認工程が短縮されます。SharePointで作成することで様々なリストが自動生成される為、よく使う「会議」「面談」「書類作成」等項目の作成をしておくと今後より快適に使用することができます。

リモートワーク・社内業務に限らず、一度設定してしまえば作業効率は格段に上がります。SharePointのカスタムリスト機能をフル活用することで、今までかかっていた作業時間を短縮し、他の業務に使える時間が生まれてきます。

最後に

SharePoint カスタムリストの活用例はいかがでしたでしょうか？「機能があるのは知っているが、使い方がわからない」「今までやっていた作業のやり方を変えるのは面倒だ」ということはよくあります。いきなり専門書を読むことはハードルが高いですが、周りがどのように機能を使っているかを少しずつ把握していきましょう。、そうすることで、更に便利に使えたり、他の機能と組み合わせてより効率よく作業ができるようになります。SharePoint カスタムリストのメリット・デメリットを理解し活用することで、今まで以上に快適に業務ができることを願っております。最後までご覧いただき、ありがとうございます。