テレワーク導入へ向けた優良ITツール紹介

・はじめに

近年、IT技術の発達や、行政機関による働き方改革の推進、はたまた、2019年の末頃から世界的流行を見せた「新型コロナウイルス感染症」による影響で、この記事のタイトルにある「テレワーク」という言葉を耳にする機会は多いのではないでしょうか。
こちらの記事では、その「テレワーク」についてのメリット・デメリットやテレワークを導入することに役立つ「ITツール」について紹介させていただきたいと思います。

・テレワークとは

まずはじめにテレワークとは、ITツール（情報通信機器など)を活用し、場所や時間の制限を受けずに、柔軟に働くことができる働き方のことを指します。
「tele=離れた場所」・「work=働く」という意味の単語を合わせた造語であり、遠隔勤務、転じて在宅勤務などの意味もあります。テレワークでの働き方を実践する労働者を、テレワーカーと呼び、国土交通省の定義では「1週間に8時間以上、職場以外でICTを使って仕事をする人」となっています。

・テレワークのメリットについて

テレワークを導入することで、労働者やその雇用主は数え切れないほどのメリットを得られます。例えば通勤や出張に掛かる交通費・出張費などの経費削減が考えられます。また労働者にとっては満員電車に揺られながら通勤するストレスからの開放も挙げられるでしょう。それ以外にも、オフィスの維持コストの削減、テレワーク導入企業としてイメージ向上。災害時のリスクの分散も叶い、それらの結果離職率は低下し、これまでの勤務形態では獲得することが難しかった優秀な人材を獲得できるとも言われています。

・テレワークのデメリットについて

反対にテレワークを導入するデメリットはどのようなものでしょうか。例えば、情報漏えいのリスク増加や勤怠管理の難しさ、パフォーマンス維持などがあるのではないでしょうか。それに加え、コミュニケーション悪化による会社への帰属意識の低下も挙げられるでしょう。本拠地側（テレワーク意外の勤務形態で働く従業員）にとって、不公平感や業務における負担増加に繋がりやすく、ITツールの導入に費用が掛かかります。そのデメリットも少なくはありません。

しかし、勤怠管理や労働者のパフォーマンス維持などについては、専門のITコンサルなどを利用することで改善している企業も多いといいます。またITツール導入に掛かる費用については他の記事でも紹介させて頂いている「助成金」を上手に活用すれば、企業の負担額は大きく軽減できるでしょう。

・テレワーク導入お役立ちITツール紹介

オフィスとは別の場所で働く「テレワーク」の導入を検討する際、前章で挙げたデメリットのような悩みは経営者の皆様のつきものだと思います。そこで次の具体的な一手として検討頂きたいのが、ITツールの導入・活用です。オンラインのチャットや会議システムなど、ITツールを有効活用することで、自宅などオフィスからかけ離れた場所で仕事をしている社員とのコミュニケーションや、勤怠管理を円滑なものにし、業務効率化を叶える事ができます。本章では、テレワークに役立つおすすめITツールを4点紹介していきます。

Zoomミーティング

会社規模に沿ったプランを選らべることが「Zoom ミーティング」の強みです。（最も上のプランで月額2700円）です。最大1000人を一つのWeb会議に参加させることが可能で、最大49人分の映像を同時に画面に表示できるようになっています。規模の大きい会議に最適といえます。先ず、音質や画質がクリアです。その上GmailやGoogleのカレンダーなど、外部ツールと連携できる仕様になっています。

Google ハングアウト Meet

Googleによる「Google ハングアウト Meet」は、Googleアカウントさえあれば、個人利用から大企業まで使えるツールです。カレンダー連携が可能であるため、参加者のスケジュール調整を円滑に行うことができます。基本的に料金は無料ですが、機能制限があり、グループウェアサービス「G Suite」の有料会員になると機能制限が解除されます。

チャットツール編:Slack

Slackは米国で生まれたITツールですが、その使い勝手から日系企業も多く導入しています。基本機能は無料で、閲覧メッセージ数などの制限を無くしたい場合には有料プランも用意されています。顧客別、チーム別、プロジェクト別など、自社に適したチャットを作ることで、円滑な情報交換が可能です。メールなどでの進捗確認の手段に煩わしさを感じている企業におすすめです。書類、画像、映像などあらゆる種類のファイルを直接Slackにドラッグ&ドロップすることで手軽に共有ができ、さらに絵文字や顔文字を活用することで上司や部下とも親密感の高いコミュニケーションが図れます。

Chatwork

個人間チャットにもチームでのチャットにも、豊富な機能を誇るChatwork。ユーザーであれば誰とでもすぐにチャットを始めることができ、メールで伝えるよりも情報交換がフランクになり、コミュニケーションの向上にも役立ちます。また、Chatworkには通常の音声通話に加えてTV電話もあります。ちょっとした情報交換をするときや、軽い打ち合わせをしたいときに活用することで、時間効率化が図れるでしょう。

・まとめ

近年急速なIT事業の発達や、働き方改革によるライフワークバランスの見直しにより、「テレワーク」という働き方が徐々に世の中に浸透してきました。実際に導入するにあたっては、費用や経営上のデメリットなど、現時点ではまだまだ精査・検討段階の経営者の方々も多いかとは思います。しかしながら、ランニングコストの軽減や労働者の労働満足度向上、人材確保など十分な見返りがあることも事実です。
この機会にITツールを有効活用し、「テレワーク」を経営課題解決の一手として試されてはいかがでしょうか。