テレワークとそれに伴うサービスの向上
テレワークのメリットとは
近代、日本では技術の発展によりノートPCやタブレット端末、スマートフォンが普及したことにより、インターネット上でのやり取りが多くなりました。そのため自宅や別場所でも仕事ができるようになりました。皆さんもテレワークやリモートワークといった言葉を耳にしたことがあるでしょう。
今回はそのテレワークのメリットやそれに伴った業務の効率化・サービスの向上について紹介させていただきます。
テレワークのメリット
テレワークは総務省が推進する「働き方改革」のもと、労働人口減少への対策や、労働生産性の向上を目的に導入されてきています。
では実際に企業がテレワークを導入した場合どのようなメリットがあるのでしょうか。
1.生産性の向上・サービスの向上
テレワークの働き方には主に「在宅勤務」「サテライトオフィス」「モバイルワーク」という形態があります。自宅やコワーキングスペースといった社外での業務が基本になっています。そのため、社内での急な会議などで仕事の手が止まることがありません。その結果集中している時間も長く、業務に使える時間も長くなるので業務の効率化やサービスの向上が期待できます。
モバイルワークではスマホやタブレット、ノートPCを使って社外で働くため、移動中でも作業に取り組めます。合間の時間を有意義に使えるので、仕事の効率化も見込めます。
この時間を活用すれば訪問の回数や時間を増やし、営業力の強化やサービスの向上にも繋がります。
また、テレワークでは特別な理由がない限り出社することがありません。社員は毎朝電車や車に乗って通勤する必要がなく通勤時にかかる時間やストレスが軽減されます。より健康な状態で働くことで集中力を維持することが可能になり、結果的にサービスの向上に繋がります。
2.コスト削減
テレワークでは、コスト削減効果が見込めます。まず社員自体が出社しないので光熱費、交通費などが軽減されます。
会社のオフィススペースの削減にも繋がります。出社する社員が減るので社員用にデスクを用意する必要がなくなります。社員が週に何度か出社している場合でもフリーアドレス制(社員に固定した席を与えず好きな位置で仕事を行う制度)にしておけば、オフィスを効率的に利用できます。更に、業務で必要な資料や書類を電子ファイル化し、どこからでもアクセスできるようにすれば、印刷費用やスペースの削減もできます。最近ではコワーキングスペースといったレンタルオフィスサービスも増えてきているので最小限の人数とコストに抑えることが可能になってきています。
3.様々な人材の活用
テレワークでは時間や場所に捕らわれない柔軟な働き方が実現できるので、様々な事情を抱えた人に就業する機会を提供できます。
例えば、働きたいという気持ちがあっても障害などで通勤が困難な人、労働意欲の高い高齢者などです。こうした人たちの中には能力やスキルがある人や豊富な業務経験を持っている人が少なくありません。こういった経験豊富な人材に働いてもらうということは企業にとって多種多様な人材の活用に繋がります。多種多様な人材の活用は企業の幅を広げ、よりサービスを向上させることに繋がります。
4.優秀な人材確保
様々な業種でグローバル化が進む中で、優秀な人材の確保は企業にとって重要です。優秀な人材にスキルを発揮してもらうには、会社で働くことに対して意義を見出してもらうという動機付けが重要です。テレワークでは業務時間やすきま時間を有効に使えるため、そうした人たちが計画的に作業できる点で有効でしょう。
5.事業継続
事業を継続するという面からもテレワークは大いに貢献できるでしょう。地震などの自然災害や感染症などが流行した時、テレワークを導入することで在宅勤務を活用し、仕事を継続できます。
例えば自然災害が発生した場合は出社せずに自宅で業務が可能なので、事業における損失を最小限に抑えられます。感染症が流行した場合は人との接触を防ぐことで感染の拡大を防ぐことができます。
また、テレワークで情報共有できる環境を作っておけば、そういった緊急事態でも社内での迅速な情報共有ができます。
なので非常時にテレワークを活用するには普段からテレワークを運用していることが大事です。日常的にテレワークを使って慣れている人であればいざというときに潤滑な移行ができるでしょう。
テレワークのデメリット
またテレワークを使うにあたってデメリットが生じるのも事実です。
基本的に社員が自宅や別場所などのオフィス外で仕事をすることになるのでテレワークをする社員がどれだけの時間働いたのかを管理するのが難しくなってきます。社員の勤務状況が把握できないと、勤怠管理が曖昧になり、長時間労働や社員の集中力低下に繋がる可能性があります。
対策としては、社員で同一のチャットを使い、規定時間に始業報告や就業報告を
する。ウェブカメラを使い定期的にミーティングをして近況を報告する。などして常に社員の状況を把握できる状態にしておくことが良いでしょう。
その他にもセキュリティの危険性が高まってしまうというデメリットもあります。社内の情報が入ったPCなどの端末を持ち歩き作業するため端末を紛失したり、画面を関係者以外に見られてしまったりといった情報漏洩の危険性が発生します。
こういったセキュリティの対策は、セキュリティ対策ツールをインストールすることや、社内資料や社用PCの持ち出しに明確なルールや期限を設定するのが最適でしょう。
最後はコミュニケーションが少なくなるということです。テレワークを始めると社員が別々の場所で働くことになるので社員同士のコミュニケーションが極端に減ってしまいます。コミュニケーションが減ると社内の雰囲気がうまく伝わらなかったり、情報の共有が行き届かずサービスの低下に繋がってしまう恐れがあります。
この問題に対策するには、チャットや社内SNSなどを使って社員同士が積極的にコミュニケーションを取るよう声掛けをしたり、インターネット上でできるイベントを実施するのがお勧めです。
最後に
ここまでテレワークのメリットについて紹介させていただきましたが
皆さんはテレワークというものをどのように感じましたか?
私はサービスの向上や、仕事の効率化だけを考えるのであれば
テレワークの導入はとても意味のあるものだと思います。
ですが、実際に顧客と顔を合わせて初めて感じ取るものや思いつくアイディアは少なからずあるでしょう。様々な事業が技術の発展により機械化・IT化していく日本で社員や顧客とのコミュニケーション、実際に会って話すということは重要です。
何事も効率化を考えすぎて「コミュニケーション」という大事なことを忘れてしまわないように再認識し、バランスよく使っていくことが最高のサービスを生み出すのではないでしょうか。