Exchange Onlineでできること
はじめに
ビジネスにおいて、メールは電話と同様、コミュニケーションをとるうえで、欠かせないツールです。多くの会社では、自社でメールサーバーを運用したり、インターネットサービスプロバイダー（ISP）のメールを使ったりしています。ただ、取引先がISPのメールアドレスである場合、「この会社大丈夫かな…」と、会社の先進性や信用度を疑ったりしてしまうのではないでしょうか。やはり、電子メールは自社ドメインを取って運用した方が、イメージとして信用度がアップするように感じます。
また、最近では、会社のデスクトップパソコン、ノートパソコンなど、パソコンを複数使っている状態もおかしくありません。だからといって、パソコン1台1台にメールのダウンロードをすることは非常に手間がかかり、メールが分散してしまいます。そこで、注目されるのが、メールをオンラインサービスとして提供する「Exchange Online」です。
Exchange Onlineとは？
Exchange Online（エクスチェンジ・オンライン）は、Microsoftが開発した電子メール・グループウェア（スケジュールなどの情報を共有するためのソフト）のサーバー製品であるExchange Serverをインターネット越しに使えるというサービスです。Exchange Onlineは、インターネット環境があれば使えるので、自身でサーバーをセットアップして、サーバーメンテナンスをおこなって、ウイルス対策をして…という大変な手間やコストがかかりません。
Exchange Onlineでできること
それでは、Exchange Onlineを使うと、具体的にどのようなことができるのでしょうか。基本的な機能について説明していきます。
・様々なデバイスからアクセス
Exchange Onlineは、パソコンだけではなく、iPhoneやandroidのスマートフォン、タブレットなどからも利用できます。デバイスにメールサーバーがあるのではなく、インターネット上に環境があるので、ネットが使える状態であれば、外出先でパソコンを持ち歩いていなくても、スマートフォンなどからメールや予定表を確認することができます。いつでもどこでもアクセスできる点がとても便利です
・予定表の共有
Exchange Onlineを使うことで、自身の予定表の設定だけではなく、他のユーザーと予定表を共有することができます。同僚や上司と予定表の共有をし、相手と打ち合わせできる時間を確認できます。また、会議室の検索をして、会議調整の時間を大幅に削減することもできます。
・メールボックス容量の増量
自社のメールサーバーで運用をしている場合は、サーバーの容量を増やすのはとても大変なことです。最近では、メールに容量の大きなファイルを添付して送ったりすることも珍しくないので、すぐに容量がいっぱいになってしまします。Exchange Onlineでは、50GB（プラン1の場合）のメールボックス容量があるので、数年間メールをためておいても大丈夫な容量です。もし足りなくなっても、自社サーバーのように時間をかけずに、オンラインで簡単に申し込むことができます。
Exchange Online 3つのプラン
「Exchange Onlineでできること」で、基本的な機能について説明しました。
Exchange Onlineには3つのプランがありますので、それらについてご紹介します。
・Exchange Online (プラン 1)
1ユーザーあたり、1ヶ月約430円(年間契約)で、50GBのメールボックスを使用することができ、最大150 MB のメッセージを送信できます。
・Exchange Online (プラン 2)
1ユーザーあたり、1ヶ月約870円(年間契約)です。Exchange Online (プラン 1) の全ての機能に加え、無制限のストレージ 、呼び出し応答や自動応答機能、データ損失防止機能 (DLP) が含まれます。
・Microsoft 365 Business Standard(旧称 Office 365 Business Premium)
利用料は、1ユーザーあたり、1ヶ月約1,360(年間契約)です。Exchange Online (プラン 1) の全ての機能に加え、フル機能のOfficeアプリケーション、他にも 1TB のOneDriveストレージとやビデオ会議などが含まれます。
まとめ
今回の記事では、Exchange Onlineについてご紹介しました。Exchange Onlineは、メールの機能についてはもちろん、外出先でいろんなデバイスから使用が可能で、他のユーザーとスケジュールの共有ができる、とても便利なサービスです。もし、この記事を読んでくださっているかたで、まだExchange Onlineを使っていないのであれば、一度利用を検討してみてはいかがでしょうか。
