SharePoint Onlineで使用できるExcelの簡単知識
0.はじめに
リモートワークが進む中、「クラウドサービス」の利用を検討している方も多いのではないでしょうか。
「どこにいても、迅速に情報が共有できる」ことが重要視される世の中で、どんなツールを使うか検討している方も多いと思います。本日はMicrosoft 365（旧：Office365）に含まれる「SharePoint Online」のExcel 活用方法について、下記に簡単に解説していきます。
1.SharePoint Onlineとは
そもそも「SharePoint Online」とは何か知らない方もいらっしゃると思います。一言で言うと「クラウドで一元管理できる共有フォルダ」といったところです。例えば、普段使っているExcel やWordのありかを聞かれると、「自分のPCのデスクトップにある」状態が大多数ではないでしょうか。こういった状態は「クラウドではないサービス」とされ、「全員で１箇所のフォルダをいつでも見ることができる」のがクラウドサービスになります。Microsoft 365（旧：Office365）が提供するクラウドサービス「SharePoint Online」のExcel 機能を活用するメリットは下記の通りです。
2.SharePoint OnlineのExcel を活用するメリット
・いつでもどこでもアクセス可能
・エンタープライズ検索が可能
・文書管理機能で復元が可能
他にも様々メリットはありますが、大きく挙げるとしたら上記３点です。下記に一つずつ詳しく解説していきます。
・いつでもどこでもアクセス可能
クラウドサービスのため、インターネットさえ繋がれば自宅でもカフェでもアクセスできます。営業先から帰る途中にファイルを更新したい、リモートワークで共有ファイルの更新が必要なんて時もアクセスさえできれば更新可能です。自動同期機能を活用すれば、オフラインの状態で共有情報の活用もできます。
・エンタープライズ検索が可能
「あのファイルを開きたいけど、ファイル名を忘れてしまった」なんてことはありませんか？SharePoint OnlineのファイルはExcel を含め全て全文検索が可能です。さらにファイル名だけではなく中身の表示もされるので、活用したいファイルかどうかを一目で確認することができます。ファイルを探す一手間も省けますね。
・文書管理機能で復元が可能
バージョン追跡を設定すれば、前のバージョンを簡単に復元することが可能です。また、誤ってファイルを削除してしまった場合も、30日間はゴミ箱からいつでも復元可能です。もちろん、ファイルごとに誤った上書きを戻すことも可能。バックアップシステムを導入していなくても、SharePoint Onlineを導入していれば上記の操作は可能です。サブスクリプションサービスとしては非常にコストパフォーマンスが良いサービスです。
もし出先で内容を確認したい際には、ブラウザで開いて内容表示することも可能です。ただし、編集したい時に毎回「編集可能」にするのも面倒だと思いますので、下記に編集権限の変更方法を簡単に記載いたします。
3.編集権限の変更方法
編集権限の変更方法は、主に2つです。
・サイトコレクション単位で開き方を指定する
・ドキュメントライブラリ単位で開き方を指定する
それぞれどのように違うのか、下記に解説いたします。
・サイトコレクション単位で開き方を指定する
「Excel のアプリがインストールされているなら、規定でアプリで開くように指定する」方法です。通常であればブラウザで表示されますが、編集したい時にはアプリで開く必要があります。毎回編集する手間を省くのであれば、「規定でクライアンドアプリケーションでドキュメントを開く」設定をすれば、アプリで開くことが可能です。
・ドキュメントライブラリ単位で開き方を指定する
「ファイルごとに開き方をブラウザかアプリか指定する」方法です。上記の方法から比べると不便に見えますが、こちらはExcel のバージョン・インストールの有無に囚われずブラウザで開くことが可能になるため、社外共有をする時に便利な方法です。「ライブラリの設定→詳細設定」から変更することが可能です。
リモートワークが進んでいる今だからこそ、安全かつスムーズに共有を行える機能が備わっていることは重要です。今まで活用していなかった方、これから活用を検討している方にも知っていただければ幸いです。
4.最後に
いかがでしたでしょうか。Microsoft 365（旧：Office365）5の中でも使用頻度の多いExcel も、SharePoint Onlineの機能を組み合わせて便利に共有することが可能になりました。慣れないリモートワークが進む中、共有フォルダを編集するために出社する必要がなくなる「SharePoint Online」の機能は、これからさらに便利になっていく可能性を秘めています。SharePoint Excel OnlineのExcel を今まで利用を検討していなかった方も、これから検討しようとしている方も、こちらの記事が少しでも参考になれば幸いです。
