Outlook365の便利な機能について
はじめに
Outlook365とはMicrosoft Officeに含まれている個人情報管理ソフトウェアです。
「メール」の他、「予定表」、「連絡先管理」、「タスク管理」、「メモ」などの機能が実装されています。
Microsoft Officeには「Microsoft Office365」(クラウド版)、「Office2019」(パッケージ版)の2種類あります。まず、2つの違いや特徴について簡単にご紹介いたします。
◎「Microsoft Office365」(クラウド版)について
「Microsoft Office365」(クラウド版)は端末を問わず最新の状態でOfficeを利用することができます。また、「Windows PC」、「Mac」だけでなく、タブレットまたはスマートフォンで使用できるので、外出中でも使用可能です。
◎「Microsoft Office365」(クラウド版)の主な特徴
■月々、または年間で料金を支払う「サブスクリプション型」の契約。
■複数の端末で利用可能。
※同一ユーザでなら複数台での使用が可能です。「Microsoft 365 Apps for business」プランの場合、
最大、15台までアプリのインストールが可能です。
■常時最新のバージョンで利用可能。
■1TBのクラウドストレージが付属。
◎「Office2019」(パッケージ版)について
Office 2019もOffice 365も、アプリの機能としては変わりはありません。大きく違うのは、Office 365は絶えず新しい機能が追加されていくことです。Office 2019はバージョンアップしたときに買い換えなければ、新機能を利用できません。
◎「Office2019」(パッケージ版)の主な特徴
■最初に料金を払い購入。(永続ライセンス)
■最新版を使用する場合、再度新しいライセンスを購入する必要がある。
■オフラインでの使用が可能。
■ダウングレード権がある。
※必要に応じてバージョンをダウングレードし、使用することが可能です。
◎Outlook365の便利な機能
次に、Outlook365の使用する際に活用できる便利な機能についてご紹介いたします。
■定型文の登録
頻繁に使用する定型文の登録を行うことで時間の短縮になります。定型文の登録は以下の手順で設定可能です。
・Outlookメール作成画面から本文にて登録したい定型文字を入力後、選択します。
・「挿入」＞「クイックパーツ」＞「定型句」＞「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」をクリック。
・「新しい文書パーツの作成」ダイアログが表示される。
・「名前」項目欄に定型文を呼び出す際のキーワードを入力し「OK」押下。
・実際メール本文にてキーワード入力後、「ENTER」で定型文が入力させます。
使用頻度の高い定型文に関しては毎回入力すると時間もかかるので、一度登録しておくと非常に便利な機能になります。
■Outlook365便利なショートカットキー
仕事の効率化UPにつながる10個のシュートカットキーをご紹介いたします。
・「CTRL」＋「R」＝返信
・「Tab」 or 「Shift」＋「Tab」 ＝次or前のマスへ移動
・「Esc」＝閉じる／止める／クリア
・「CTRL」＋「F」＝転送
・「CTRL」＋「＜」 or 「＞」＝次or前のメールへ
・「CTRL」＋「N」＝新しいアイテムの起動
・「CTRL」＋「Enter」＝メールの送信
・「CTRL」＋「E」＝メールの検索
・「CTRL」＋「Shift」＋「＜」 or 「＞」＝文字のフォントサイズを小さく or 大きく
・「CTRL」＋「1」 or 「2」＝メール画面⇔予定表画面 への切り替え
■Outlook365で指定した日時でのメール自動送信
Outlookでは日時を指定し、メールを自動送信することができます。以下の手順で自動送信の設定が行えます。
・メール本文作成後、「オプション」タブ＞「配信タイミング」をクリック。
・「プロパティ」のダイアログが表示されるので、「指定日時以降に配信」にチェックを入れ、日時と時刻を指定してウインドウを閉じる。
・「送信」をクリックするとメールが指定した日時で送信される。
※注 送信元がMicrosoft Exchange Serverアカウントを使用していない場合は、指定した日時にOutlookを起動しておく必要があります。
＊ Microsoft Exchange Serverアカウントとは、マイクロソフト製のグループウェアサーバー用アカウントのことです。会社がこのサーバー を利用している場合は、Outlookの機能をさらに拡張できます。プロバイダによっては、個人向けにMicrosoft Exchange Serverアカウントを提供しているところも見受けられます。
■Outlook365で誤って削除して場合のメール復元方法
誤ってメールを削除してしまった場合、まず、「削除済みアイテム」フォルダを確認してみてください。フォルダ内に残っている場合はもう一度、受信トレイに戻すことができます。
また、Microsoft Exchange Serverアカウントを使用している場合は、「削除済みアイテム」からさらに削除されたメールであっても以下の手順で復元可能です。
・「フォルダー」タブ＞「削除済みアイテムを復元」をクリック。
・「削除済みアイテムを復元」のダイアログが表示。ダイアログに削除されたメールの一覧が表示。復元したいメール選択後、ダイアログ左上のメールアイコンをクリック。
上記の手順で誤って削除したメールの復元を行うことができます。
おわりに
Microsoft Officeに含まれているOutlook365について、「Microsoft Office365」(クラウド版)、「Office2019」(パッケージ版)の違いや特徴、便利機能についてご紹介いたしました。Officeを導入している企業も多く、Outlook365のメール機能といった一部機能を使用している方も多いのではないでしょうか？今回ご紹介した便利機能が、みなさまの作業効率化に役立つことができれば幸いです。
