SharePointリストとOutlookを同期する方法
はじめに
どんな業務でもチームで効率よく進めて遂行することが求められます。Microsoft社が提供するMicrosoft 365(旧称:office365)で提供される機能の一部に、SharePointとOutlookがあります。
SharePointは、ファイル共有・情報共有を目的としたナレッジマネジメントツールです。ナレッジマネジメントツールとは、各部署で情報を保持しているだけでなく、社内全体で情報を共有し、情報蓄積や情報の共有・管理を一元化できるようにするツールです。
Outlookは、メール、予定表、連絡先、タスクなどを1つの場所に集めたサービスで、SharePointとOutlookは連携することが可能です。このSharePointリストとOutlookを同期することでよりスムーズに業務の効率化をしたり、情報の共有を行うことができます。
この記事では、SharePointで出来ること、SharePointのリストについて、SharePointリストとOutlookの同期方法をご紹介していきます。
SharePointでできること
チームサイト（ポータルサイト）
部門や部署などのチーム、プロジェクトごとにポータルサイトを作成できる機能です。あらかじめ様々なテンプレートが用意されており、これを活用して情報共有や共同編集などの共同作業を行う事ができます。
コンテンツ管理
チームサイト内のライブラリやリストなどのコンテンツを管理する機能で、ドキュメントや画像の共有、予定表や発注書、請求書など書類の管理・保管を行うことができます。また、アプリを追加することでアンケートフォームや掲示板をSharePoint上で簡単に作成することができます。さらに、予定表など様々な情報をデータベースとして管理することも可能です。
ワークフロー
メールなどでのやり取りでは煩雑化しやすい業務フローを、わかりやすくシステム上でスムーズに完了できる機能です。日常的に行なっている業務フローをSharePointのワークフローに乗せることで、タスクの一貫性を保ったり、効率化を図ったりすることができます。これにより、
今まで大変だと思っていたタスクが簡略化できたり、時間を無駄にすることが少なくなり、他のタスクに手を回すことが可能となります。
検索機能
ファイルなどだけではなく、システム上にある必要な情報を見つけることができる機能です。
ExcelやWordなどとの連携
SharePointでは他のofficeツールと連携し、SharePoint上でExcelやWordなどのファイルの編集や共有などをおこなうことができ、一体的は業務が可能となっています。例えば、次のようなシーンで業務効率改善が図れます。
・営業、経理、総務、開発などどの分野にも含まれる日々ドキュメントを作成する業務の適切な保管と管理
・総務からのお知らせ、日程の周知など情報が散乱しがちな業務の効率改善
・営業日報、定期刊行物などの定期的に情報の共有を行う業務
・組織外のユーザーと、資料を共有しながら共同作業を行う業務
・ワークフローを利用し、証跡を残して申請などを行う業務
SharePointのリスト
SharePointの数ある機能の中で、ユーザー同士が様々なデータを整理するために便利な機能が「リスト」です。簡単に説明するとデータを整理するための仕組みで、簡易的なデータベースのようなものとお考えください。
SQL Serverのような、RDB（Relational DataBase）でいうところのテーブルにあたるのがリストです。SharePointではサイトごとに複数のリストを作成し、それらを用いてデータ管理を実施することで複数ユーザーが効率良くデータを整理することができます。
データの列ではテキストや通貨といった複数の数値を選択でき、データを効率的に表示するためのビューを作成します。リストの並べ替え、グループ化、書式設定、フィルター処理を実行することで重要な情報を強調することも可能です。リストには、ユーザー、リンク、画像、日付なども含めることができるので、大体のデータはSharePointのリストで管理できると考えてよいでしょう。
SharePointリストをOutlookに接続する
SharePointリストをOutlookに同期することで業務効率化を図ることができます。顧客・タスク・予定・または投稿を含む外部リストをMicrosoft Outlook 2013に接続すると、使い慣れたOutlookユーザーインターフェイスを使うことで、Outlook のネイティブの情報と同じようにデータを表示、編集、印刷することができます。
データが連絡先情報の場合は (顧客など)や、電話で連絡をする、またはメールでメッセージを送信したり、会議出席依頼を送信することができます。データの同期は双方向に行われます。さらにOutlook 2013の変更内容は、外部データソースに自動的に同期されます。外部データソースの変更内容は、Outlook 2013の項目と同期されます。
SharePointリストとOutlookを同期する方法
同期する方法は至って簡単ですので、慣れるとすぐに操作することができます。以下は、簡単な手順です。
1.外部リストを含む SharePoint サイトに移動します。
2.[リスト]、[Outlook に接続] の順にクリックします。(※予定表を共有したければ予定表タブを選択)
3.必要に応じて、Outlook 2013 が起動されて、ナビゲーション ウィンドウにSharePoint の外部リストという新しい Outlookデータファイル (BCSStorage.pst) が作成され、–という形式の名前のフォルダが作成されます。
まとめ
SharePoint上のリストはほとんどOutlookと同期できるので、自身の係わるポータルサイトの分だけOutlookに同期すれば、通常の業務はすべてOutlookだけで済んでしまいます。このように、複数のチームやプロジェクトにアサインされながらも（メンバーが複数拠点に分散していても）、強力なコラボレーションツールとその同期機能によって効率よく、また取りこぼしも無く業務が進めることが可能なのです。
テレワークの仕事形態が主流になりつつある現在の状況も踏まえた上でも、SharePointとOutlookを活用することはとても有効な手段と言えるので、ぜひ有効活用してみてはいかがでしょうか
参考文献:
https://www.onamae-office.com/office365column/oaapp/sharepoint/
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/%E5%A4%96%E9%83%A8%E3%83%AA%E3%82%B9%E3%83%88%E3%82%92-outlook-%E3%81%AB%E6%8E%A5%E7%B6%9A%E3%81%99%E3%82%8B-9f00540e-a6b8-4510-9ce1-c79e31cbc8c9
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/sharepoint-%E3%81%AB%E7%B5%84%E3%81%BF%E8%BE%BC%E3%81%BE%E3%82%8C%E3%81%A6%E3%81%84%E3%82%8B%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%AF%E3%83%95%E3%83%AD%E3%83%BC%E3%81%AB%E3%81%A4%E3%81%84%E3%81%A6-d74fcceb-3a64-40fb-9904-cc33ca49da56
