SharePoint spsとは？
はじめに
多くの業務には決められたフローやルールなどが存在しています。それらを管理するのは企業などの管理者です。そして昨今はそれらの情報が電子化されていることも少なくありません。むしろ電子化されていることの方が多いのではないでしょうか。それらを閲覧するのはもちろん管理者だけではありません。企業や部署、チームに所属する人、各々の業務を担当する多数の人が閲覧します。そういった部署やチームごとに情報などを管理し、共有、閲覧などできるようにするのが今回、ご紹介するsps SharePoint Portal Serverです。
spsの機能
SharePoint Portal Server spsはWebサーバー、検索サーバー、インデックスサーバー、ジョブサーバー、文書管理サーバーなど多くの機能を搭載しています。SharePoint Portal Server spsでは、一度harePoint Portal Serverログインすることで、他の業務アプリケーションやデータベースへのユーザー認証も行われます。
また、SharePoint Portal Server spsに電子的に統合されたドキュメントのフルテキスト検索をすることもできます。SharePoint Portal Server spsで使用するWebコンテンツのデザインおよびパーツは標準で提供されているものを使用する以外にVisual Studio.NETで開発することもできます。
SharePoint Portal Server spsはMicrosoft Officeの各機能とも連携されており、例えばOutlookの代表的機能でもある予定表をSharePoint Portal Server上で共有することなどが可能です。SharePoint Portal Server spsは、Windows2003の標準サービスである、Windows SharePoint Servicesの機能をすべて持ち合わせています。また、Microsoft SharePoint Portal Server2003以降は、Microsoft SharePoint Server2007と名称が変更されている。
spsを利用するメリット・デメリット
近年では急速なIT化に伴い、多くの企業などでもspsのようなシステムの電子化が進んでいます。これまで紙ベースで行っていた業務上の様々な情報の管理や保存を電子化することで業務の効率化が図られています。ではspsを利用することのメリット・デメリットとは何があるでしょうか。
メリット
まずメリットですが、何といっても先程述べたように業務の効率化です。これまで社内の他の部署やチームの人などと情報を共有するにもメール等でデータを送っていたや、データを印刷して資料として共有していたというようなことがあった人もいるのではないでしょうか。spsを利用することでこの問題は解決します。サーバー上で電子化された情報はそのままサーバー上で他の部署やチームの人などspsを利用する多数のユーザーと共有することができます。
デメリット
一方でデメリットと考えられることもあります。それはspsを利用することで発生する費用、コスト面です。当たり前のことですがシステムなどを利用すると費用が発生します。この費用の面でどの企業なども気になるところではあるかと思います。しかし、すべての情報を紙ベースで管理、保存し情報を共有する度にメールなどの送信、印刷していることを考えるとこれにかかる費用は必要な出費ではないかと思います。また、もう１つのデメリットとしてシステムの弱点が上げられます。これはもちろんspsに限ったことではありません。多くのシステムの特性上、不具合が発生してしまう可能性があります。思わぬシステムの停止や不具合、または何かのウイルスなどによる被害などもあるかもしれません。そういった場合、数時間や場合によっては数日、企業のシステムが停止してしまうという可能性もゼロではありません。利用する際はしっかりとそういった万が一の事態に備えた対策を事前にしておくべきでしょう。
さいごに
SharePoint Portal Server spsをはじめ、様々なシステムは私たちの日々の業務を効率的に行えるようにアシストしてくれます。現在は多くの企業などで仕事を行う上で欠かせないパートナーのような存在になっているのではないでしょうか。しかし、サーバーやシステムの特性上、私たちが気をつけておかなければいけないことも多く存在します。spsなどは私たちを助けてくれるものに違いはありませんが、情報などを守ることは働いている私たちの重要な使命です。そこは機械ばかりに頼っていてはいけないと思います。常にそういったことを意識して様々なシステムを利用して頂きたいと思います。上手く利用して業務を効率的に行っていきましょう。
