【Microsoft Exchange Online】メールサービスの利用メリットを簡単紹介！
0.はじめに
業務の中で毎日使っている「メール」。容量がいっぱいになって受信ができなかったり、外出先でメールの確認ができずわざわざ会社に戻る・・・なんて経験をした方もいらっしゃるのではないでしょうか。テレワークが盛んになっている今、場所を選ばずに迅速にコミュニケーションが取れるよう、様々なメールサービスが提供されています。本日はMicrosoft社が提供する「Exchange Online」について利用するメリットを簡単に解説していきます。
1.Exchange Onlineとは何か
簡単に言うと「Microsoftが提供するクラウド型のメールサービス」です。よくOfficeアプリの「Outlook」と混同されがちですが、Webメールサービスが「Exchange Online」、メールアプリケーションが「Outlook」になります。Outlookを既に使っている方は、Exchange Onlineと接続して使用している方もいらっしゃるかもしれません。後ほど組み合わせて使うメリットも解説いたしますが、まずはExchange Onlineの特徴を下記に記載いたします。
・容量50GBのメールボックス※拡張可能
・セキュリティポリシーの向上
・データ損失防止機能※プランによる
下記にそれぞれ詳しく解説していきます。
・容量50GBのメールボックス※拡張可能
プランごとに異なりますが、1ユーザーあたり50GBの容量が使用可能です。「メールボックスの容量がいっぱいで送受信ができない」と言う場面に遭遇した方もいらっしゃるかもしれませんが、50GBの容量があれば悩まされることも減るでしょう。参考までにGmailの容量が15MBのため、ビジネスメールを活用する上ではかなり快適に利用することが可能です。また拡張することで最大150MBまで利用できるようになります。
・セキュリティポリシーの向上
ISP(Internert Service Provider)のメールを利用している方もいらっしゃるかもしれませんが、組織で利用する上ではセキュリティ面も管理したいと考えると思います。Exchange Onlineには「Exchange Online Protection」のマルウェア対策とスパム対策の機能によって保護されます。ユーザーごとのアクセス設定も行えるため、組織全体でセキュリティ管理を行えることは非常に有効な機能と言えます。
・データ損失防止機能
こちらは「Exchange Online（プラン2）」以降に搭載されている機能ですが、機密性の高いビジネスデータを制御するために、個人を特定できる情報などの規制基準に基づいてデータ損失防止（DLP）ポリシーが搭載されています。もしユーザーがその条件に抵触したメールを送信しようとした場合に警告したり管理者に通知を行うことで、重要データの損失を防止することが可能です。インターネットが普及した現在、誤送信により情報漏洩してしまうケースも増えてきているため、事前に事故を防止できる機能は欠かせない機能の一つです。MicrosoftOfficeならでの万全の機能ですね。
2.Outlookと組み合わせるとどんなことができるのか
メールの送受信で利用している方も多いOutlookですが、一番のメリットは「予定表」ではないでしょうか。こちらはExchangeOnlineと連携することでメールで予定を確認せずとも予定表の共有・空きスケジュールの確認が行えるため、会議の予定も立てやすくなります。今までメールを何通もやりとりを行う煩雑な工程がなくなるため、Outlook、ExchangeOnlineのどちらかのみを利用していたと言う方はMicrosoftOfficeアプリを組み合わせることで快適に作業することができるようになります。
3.いくらで利用ができるのか
気になる価格ですが、50MBの容量を持った「Exchange Online（プラン1）」であれば月額430円（税抜）から利用ができます。もしOfficeアプリも利用するのであれば「Microsoft 365 Businnes Standard（旧称 Office 365 Business Premium)」が月額1,360円（税抜）から利用が可能です。セキュリティが万全なメールサービスを利用できることに加え、業務の中でWord、Excelを利用する場面も多いのであれば、Microsoft 365 Business Standardを利用する方がおすすめです。
4.最後に
いかがでしたでしょうか。今回は様々なサービスを提供しているMicrosoft社のExchange Onlineについて簡単に解説させていただきました。普段なんとなく使っているメールサービスも新機能やサービスが増えており、セキュリティ面の向上をすることで取引先から信頼を得られる場面も増えています。Microsoft社には便利な機能を兼ね備えたサービスが数多く存在するため一つ一つを全て理解することはかなり時間がかかりますが、急速に復旧するネット社会において、基礎知識としてこちらの記事が少しでもお役に立てれば幸いです。
