SharePointのチームサイトについて

ファイル共有・情報共有を目的としたMicrosoft社がリリースしている企業向けサービスの「SharePoint」はファイル共有・情報共有以外にも、チームサイトの作成することができます。今回はそのSharePointでのチームサイトについて解説していきましょう。

SharePointのチームサイトでなにができるのか

SharePointで作成できるチームサイトは、プロジェクトチーム間でプロジェクトメンバーが日常的に使用するファイルやコンテンツ、情報、アプリケーションにアクセスすることができ、ファイルの保存から共同作業、情報のリスト作成や管理を行うことができます。

また、デバイスを問わず、どこからでも情報を共有することができるので、チームサイト内で重要なチームファイルやアプリケーション、Webページへのリンクを表示し、アクティビティフィードで最近のサイトアクティビティを確認することができます。

チームサイトの作成方法

SharePointでのチームサイトの作成方法は以下の通りです。

1.利用しているMicrosoft 365若しくはSharePointにログイン、サインインする。

2.「SharePoint」ページの一番上にある「サイトの作成」を選択して「チームサイト」オプションを選びます。 チームサイト作成に必要な情報を入力し、サイト作成ウィザードが画面の右側に表示されるので、サイトで使用するデザインを選択する(※ただしこれは自身が管理者、もしくは管理者に有効にされた場合のみ可能です)。

3.チームサイトに名前を付けます（プロジェクトメンバーが一目で分かるような名前を付けましょう）。なお、SharePoint Server 2019を使用していない場合はチームサイトと同じ名前のMicrosoft 365グループの電子メールが自動的に作成されます。任意で決めたい場合は入力する事によってその名前が使用できるかどうかが表示されるので確認しましょう。

4.「サイトの説明」ボックスに、サイトの目的がわかるようなテキストを入力して追加する。

5.「プライバシー設定」セクションで、それぞれ「公開 – 組織の全ユーザーがこのサイトにアクセス可能」または 「非公開 – メンバーのみがこのサイトにアクセス可能」がプルダウンメニューから選択できるので、いずれかを選択し、サイトにアクセスできるユーザーを制御する。SharePoint Server 2019を使用している場合、「完了」を選択し完了です。

6.チームサイトの使用言語を選択する。

7.「所有者の追加」ボックス内に、サイトの管理を希望する他のユーザーの名前かメール アドレスを追加する。

8.「メンバーの追加」ボックス内に、サイトのメンバーへの追加を希望するすべてのユーザーの名前かメール アドレスを追加して、「完了」を選択する※。

以上で完了となります。

作成した後は、適時チームサイト内にコンテンツを追加して、プロジェクトチーム間でのやり取りを加速させるように努めましょう。

なお、5.以降に管理者によって有効にされている場合は、「サイトの分類」セクションでサイトの分類を選択できます。表示されるオプションは、サイトの情報の機密度等です。利用によって内容は異なる場合があるので注意しましょう。

※チームサイトに関連付けられているMicrosoft 365グループに追加されたメンバーは自動的にサイトメンバーグループに追加されるようになっています。所有者、メンバー、または訪問者の追加を後で行うこともできます。

小話「SharePointのコミュニケーションサイトとは」

SharePointにはチームサイト以外に、他のユーザーとの情報共有を目的としたコミュニケーションサイトがあります。こちらは幅広い対象のユーザーに情報を発信することができ、該当する多数の対象ユーザーが発信されたコンテンツを閲覧することができます。またチームサイトの作成と同様にコンテンツの発信やサイトレイアウトは自由に行うことができます。

ただしこちらはチームサイトとは違って情報共有を目的としておらず、共同作業を行うことには適していないことがmicrosoftの公式で明言されています。

おわりに

SharePointでのチームサイト作成機能は、チームサイトの作成に限らず、社内全体での社内報サイトとしての作成と運用
も可能です。社内全体でのプロジェクトの推移と情報共有が盛んになることで社員同士の交流の活性化という面においても威力を発揮します。ただし、社内全体での運用を想定した場合は関係各所とそれぞれ連携し、社内報サイトとしてのデザインやレイアウトを決めていく必要があると思います。また社内において社員同士のコミュニケーションの実現方法によっても、デザインレイアウトや運用のスタートラインは異なると思われるので、それらをイメージしながらサイトを作成していくほうが無難です。