【OneDrive】基礎知識とWordの共有方法
OneDriveとは
OneDriveはMicrosoft社が提供するオンラインストレージサービスです。どんなことができるのかというと、データをPCやスマートフォン内ではなく、ネット上のクラウド（クラウドサーバー）と呼ばれる場所に保存し、ネットを通じてそれらに様々なデバイスでアクセスしたり、共有、ダウンロードが簡単にできます。
また、今回はWindowsの操作でお話しますが、その他端末でも使用可能です。
OneDriveを使用するメリット
デバイスの容量を補うだけではなく、複数のデバイスからアクセス出来る為、作成したデータを複数人との
共有が簡単にできたり、データをUSBに移し忘れたため使用できないということを防ぐことができるというメリットがあります。
また、Microsoftのアカウントがあれば無料で使用できる点もメリットの一つです。
OneDrive初期設定
OneDriveはwindows10以降標準でインストールされている為、インストールをする必要はありません。ですが、一度も使用したことがない場合は初期設定が必要です。
①OneDriveを開きます。
②「OneDriveを設定」ウィンドウのメールアドレス入力欄にMicrosoftアカウントに登録したメールアドレスを入力し、「サインイン」ボタンをクリックします。
※Microsoftアカウント未作成の場合は、作成する必要があります。
③パスワードはMicrosoftアカウントのパスワードを入力し、「サインイン」ボタンをクリックします。
④「OneDriveフォルダーです」と表示されたウィンドウでは、使用するフォルダを設定することができます。初期設定のままであれば「OneDrive」フォルダになっており、指定がなければ変更する必要はありません。別フォルダに変更したい場合のみ「場所の変更」をクリックしてフォルダを指定します。いずれかの操作が終了しましたら「次へ」をクリックします。
⑤次のキャプチャ以降は、右下の矢印アイコンをクリックして読み進めます。
「準備が整いました」と表示されたら「OneDriveフォルダを開く」をクリックします。
以上で初期設定は完了です。
OneDriveでのWord文書の共有
ここまで、OneDriveの概要と設定方法をお伝えしましたが、今回お話するのは皆さん一度は使用したことがあるであろうMicrosoftの「Word」の共有方法です。ここでは、大学のレポートや論文であったり、会社で資料文書をまとめたりと、使用用途は様々なWordを例に取ってお話します。
・作成したWord文書を保存
簡潔にお伝えすると、「作成したWord文書をOneDriveへ名前を付けて保存をする」と操作を行うのみです。
具体的には、ファイルタブの中の「名前を付けて保存」をクリックし、保存先に「OneDrive」を選択することで保存は完了します。
また、保存した文書はアプリをインストールし、Microsoftアカウントでサインインをすることで、その他端末からアップデートやダウンロードも可能な為、スマートフォンからでも操作することができます。
・Word文書の共有
先述した項目で、「アプリをインストールし、Microsoftアカウントでサインインをすることで、その他端末からアップデートやダウンロードも可能」とお伝えしましたが、複数の人たちとWordデータを共有する際に、サインインできるアカウントを教えることは大変危険なことです。その為、特定の相手やインターネット上とデータを共有する場合は、別の方法が用意されています。
・共有リンク
アカウントを教えることはできませんが、データの「共有リンク」を相手に教えることが可能です。
①エクスプローラー上で「OneDrive」のフォルダを開きます。
②リンクを取得したいWord文書の名前の上で右クリックします。
③メニューの中の「OneDriveリンクの共有」をクリックします。
④③で共有リンクのコピーがされたので、共有したい相手へメール等に貼り付け送ります。
上記の工程で、相手がリンクを取得、開くことで、確認をしてほしいWord文書のみを簡単に共有することができます。
共有データの制限
ここまでの操作で、データの共有が完了しています。
では、実際にOneDriveを使用し、データを共有する際のことを考えてみましょう。
例えば、Word文書を共有した際、共有リンクを知っていればアクセスができる為、他の誰かが誤ってデータを削除・編集してしまうことも起こり得る状態ということになります。
そのような状態を防ぐ為用意されているのが、共有オプションです。
①「OneDrive」フォルダ上にある共有したいファイルを右クリックします。
②「その他のOneDrive共有オプション」を選択すると、共有設定を変更できます。
③「編集を許可する」の状態を確認します。閲覧者に編集を許可するか、閲覧のみにするか選択できます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回はWordを例に取りお話をさせていただきましたが、他データの共有にはもちろん多機能な便利なサービスです。
興味を持っていただけましたら、是非利用してみてください。
