ExchangeOnline、Outlookを組み合わせて使うメリットとは?

0.はじめに

業務で使うことの多い「メール」。Microsoft社が提供するOutlookを利用したことのある方も多いと思います。今やシェア率は全体の40%と言われていますが、まだ使ったことのない方・使っているけど詳しい操作方法は知らないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。本日はOutlookの便利な使い方・Exchange Onlineと連携してさらに便利に使用できる方法を簡単に解説していきます。

1.そもそもExchange Onlineとは

Exchange OnlineはMicrosoft社が提供するクラウド型のメールサービスです。Outlookはメーラーアプリケーションとなるため、Outlookだけではメールの送受信はできません。あくまでメールを読み込みするためのものです。Exchange OnlineとOutlookはどちらもMicrosoftから提供されているものになるので、組み合わせて使うことでより利便性が高まります。それでは、使用するメリットを次の項目で解説していきます。

2.Exchange OnlineとOutlookを組み合わせて使うメリット

組み合わせて利用することで、下記のようなメリットが生まれます。

・セキュリティポリシーの向上

・予定表の共有が容易

・社内、出先どちらでもメール確認が可能

下記にそれぞれ詳しく解説していきます。

・セキュリティポリシーの向上

組織で利用する上では全体のセキュリティポリシーの向上が求められます。Exchange Onlineには「Exchange Online Protection」のマルウェア対策とスパム対策の機能によって保護されています。また、組織の中でもアクセスできる人を限定したい場合などには、ユーザーごとのアクセス設定も行えます。またプランによりDLP(データ損失防止)ポリシーも搭載されているため、機密性の高いビジネスデータの制御にも役立ちます。メールの誤送信で情報漏洩のケースも増えてきているため、事前に防止することでさらなるセキュリティポリシーの向上が期待できます。

・予定表の共有が容易

こちらはOutlook利用者なら「わかる!」とうなづく方も多いと思います。なんといっても組織全体での予定が把握しやすいこと、会議のたびに全員にスケジュール確認をする手間も省けます。またグループ分けも可能なためグループごとの予定確認や、該当者の予定表を1列に並べて空き時間をひと目で確認することも可能です。もちろんExchange OnlineとOutlookを組み合わせて利用すれば出先からでも予定表の更新はできるため、リアルタイムでのスケジュールを確認できます。メール・予定表どちらも機能を兼ね備えているのはMicrosoftならではといったところです。

・社内、出先どちらでもメール確認が可能

上記項目でも軽く触れましたが、組み合わせて利用することで社内でなくてもタブレット・スマートフォンから利用が可能です。メールを確認するためだけに出先から社内に戻らなければ・・・ということはありません。テレワークが急速に普及している今、場所を選ばずにリアルタイムで情報が確認できることは組織として体制が整っていると働きやすさも向上します。

3.いくらで利用できるのか?

これだけの機能が盛り沢山だと費用的に導入できるかがキーポイントになってきます。もし既にOutlookを導入しており、Exchange Onlineのみを新規導入するのであれば、月額430円(税抜)/1ユーザーから利用が可能です。50GBのメールボックスが利用できるので、「メールボックスがいっぱいでメールを受信できない・・・」なんて悩みも軽減されるでしょう。もしOutlook、Exchange Onlineどちらも新規導入するのであれば、月額1,360円/1ユーザーでどちらも利用することが可能です。Exchange Online単体で比べると非常にお値段が張るように感じますが、こちらのプランにはWord,Excel,PowerPointも含まれているため、普段の業務でも活躍するソフトが盛り沢山です。組織に必要なツールが含まれたプランをお選びいただくことで快適に業務ができます。

4.最後に

いかがでしたでしょうか。違いがよくわからないExchange OnlineとOutlookですが、今回は組み合わせて利用することのメリットを記載いたしました。テレワークが急速に普及する中、場所を選ばずに仕事ができる環境が求められています。今回ご紹介したExchangeOnlineとOutlookは組み合わせて利用することで隣同士に職場の仲間がいなくても、円滑にコミュニケーションを取れる体制が整えられます。ExchangeOnline,Outlookどちらも導入を検討されている方にこちらの記事が少しでも参考になれば幸いです。

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