SharePointを利用したSNSの構築
SharePointとは
この記事ではSharePointとはどういったサービスなのか、どういったことが出来るのか、といった内容について説明した後、SharePointを用いてSNSの基盤を構築する方法について紹介していきます。
SharePoint
SharePointとはMicrosoft社が提供するサービスで、複数のメンバーで共同作業を行うためにオンライン上でファイルや情報の保存、整理、共有や編集を可能にするソフトウェアです。基本的にMicrosoft officeでサポートされているPowerPointやWord、Excelといった製品で作られたファイル形式であれば問題なく共有を掛けることが出来ます。他にもWikiやブログ、タスクや共有カレンダーといったツールを通して共同作業を効率化し円滑に作業を進めることが出来ます。SharePointはMicrosoft社製であるため、他のMicrosoft社の製品との親和性が高く、また、Microsoft Teams連携しているためTeamsでチームを作成すると自動的にSharePointでもチームが作成される、といった機能があります。SharePointからチームを作成することも可能で、部門ごと、部署ごと、プロジェクトごとにチームを作成することが可能です。作成されたチーム内では、チームサイトといったチームに所属するメンバーのみが閲覧可能なサイトを作成することが可能であり、限られたチーム内での情報共有が容易になるためタスク管理や業務と紐づけられた情報の共有が出来るようになり、業務の効率化につながります。掲示板やアンケート機能も備わっており、メンバー間で意思疎通を図る時にも便利な機能が用意されています。編集中のファイルのリンクを共有した相手とは共同編集が行え、また、ファイルをチームサイト内で検索可能なポータルなども用意されているためチーム間で作業が行う上で非常に役立つツールです。
SharePoint ServerとSharePoint Online
SharePointにはShrePoint ServerとSharePoint Onlineという、Server製品とOnline製品の2つが存在します。Server製品は自社内にサーバーを立ててそのサーバー上で運用を行う必要があります。Online製品のSharePointはクラウドサービスとして利用するオンラインサービスであるため、サーバーの設置を必要としない点がServer製品との大きな違いです。クラウドサービスであるものの、ローカルのファイルと同期を行うことも可能であるため、いざという時のバックアップとしての利用や通信状況が限定的な場合でもほとんど意識せずに作業を行うことが可能です。SharePoint Onlineを利用することで得られるメリットは他にも、使用する場所を選ばないことなどが挙げられます。Office製品がインストールされたPCでなくとも、ブラウザを開くことでファイルの閲覧や編集を行うことが可能になります。掲示板などの機能、ファイルやデータの共有、などの機能が充実しているため社内ポータルとしての活用も期待できるため、社内システムに組み込むことで業務効率の改善や生産性の向上が見込めます。ファイル共有のソフトウェアやクラウド上にファイルを保存しておけるストレージサービスは他にもありますが、そういった他のサービスとSharePointを比較しても組織立ってチーム間で連携をとりながら共同作業を進めていく上で便利な機能が揃っているため、他のサービスよりもSharePointの方に軍配が上がります。
SharePointの社内SNSとしての利用
ここまでSharePointの各種機能について紹介してきました。既にお気づきの方もいらっしゃるかもしれませんが、こうした機能を組み合わせることでSharePointを社内SNSとして活用することが可能です。会議の議事録をファイルとしてSharePointに配置する、もしくは掲示板にアップするといったことや先述した通り、部署ごとや部門ごと、プロジェクトごとにチームを作成しグループ間での連携を高めたり、Teamsと連携させて利用することでリアルタイムにチャットや通話を行うことが出来るためコミュニケーションを円滑に行うことも可能になります。
終わりに
ここまでお読みいただきありがとうございます。いかがだったでしょうか。社内SNSとして利用可能なソフトウェアは他にもSlackやYammer、TalknoteやChatworkなど最近も増えてきていますが、それぞれのソフトウェアに長所と短所があります。チームの雰囲気や使用しているソフトウェアなどの環境に合わせて最適なソフトウェアを選び業務の効率化を図ることが重要です。本記事が社内SNSを選ぶ際の一助となりましたら幸いです。
