【Outlook】Onedriveと組み合わせて使うメリット
0.はじめに
業務の中で頻繁に使用する「メール」。容量がいっぱいで受信ができない、過去のメールが消えてしまい内容の確認ができない・・・そんな経験をお持ちの方もいらっしゃると思います。時代の流れとともに「場所を選ばずにコミュニケーションが取れること」「大量のデータを保存できること」が求められている中で、クラウドサービスを検討してる方も多いのではないでしょうか。本日はMicrosoft社が提供している「Outlook」と「OneDrive」について、それぞれの利便性・連携することで得られるメリットについて簡単に紹介していきます。
1.そもそもOutlookとOneDriveとは何か
Microsoft提供のOutlookは「メーラーアプリケーション」とされ、メールを閲覧するためのツールのようなものです。便利な機能として「予定表の共有」が行えるため、会議の予定調整を行う・社内にいる時間を確認したい時には非常に重宝します。Onedriveは「クラウドストレージ」に該当し、ファイルを保管しておく場所という認識で大体あっています。OneDriveはストレージのため、メールの保存だけでなくExcelファイルやWordファイルも保存可能です。一つの場所にファイルをまとめることで作業の効率化、容量の拡大でメールの受信不可状態を避けることもできます。それではOutlookとOneDrive、それぞれを利用するメリットと連携するメリットを下記にまとめていきます。
2.OutlookとOneDriveを利用するメリット
それぞれのメリット、連携することで得られるメリットは下記の通りです。
・１カ所にファイルをまとめて保存できる
・セキュリティポリシーの向上
・容量不足の懸念が減る
下記に詳しく解説していきます。
・１カ所にファイルをまとめて保存できる
OneDriveはクラウドサービスになるため、受信メール・Excelファイル・PowerPointなど必要なファイルを全て１カ所に保存することが可能です。もちろんクラウドサービスのため会社内でも自宅でもアクセスは可能。出先で確認したいファイルがある時、普段の業務、テレワークにもうってつけのサービスです。
・セキュリティポリシーの向上
「１カ所にまとめて保存」「どこからでもアクセスできる」となると懸念されるのはセキュリティ面ではないでしょうか。特に組織での機密情報を扱っているのであれば、OneDriveの利用はかなりお勧めできます。もし「Microsoft 365 Personal」を利用するのであれば、ランサムウェアなどの悪意のある攻撃が検出された際には通知が来るようになっています。また、もし攻撃後30日以内であれば、OneDriveファイルを侵害される前の状態に復元することも可能です。万が一のことを考えると、復元できる方法があることは非常にありがたいですね。
・容量不足の懸念が減る
OneDrive単体の利用であれば、5GBまでは無料で利用することが可能です。しかしながら、「ファイルを１カ所に保存する」「メールの受け入れ容量を増やして、受信できない状態を減らしたい」のであれば、クラウドサービスで容量を増やすことが可能です。容量を増やすことはかなり労力のいることとされてきましたが、クラウドサービスであれば申し込み一つで容量を増やすことが可能です。組み合わせて利用をすることで快適に作業をすることができます。
3.OutlookとOneDriveを同時に使うにはいくらかかるのか？
ここまで便利な機能を紹介してきましたが、一体いくらで利用ができるのかが気になるポイントです。もしOutlook・OneDriveをどちらも利用するのであれば、「Microsoft365 Business Standard（月額1,360円/ユーザー）」で利用が可能です。既にOutlookを導入しているユーザーであれば、「Onedrive 100GB（224円/月）」の利用をお勧めいたします。他にも容量別・利用したいアプリケーション別にプランが用意されているため、本格的な導入を検討されている方は公式ホームページをご参照ください。
4.最後に
いかがでしたでしょうか。本日はOutlook、OneDriveそれぞれのメリット・組み合わせて使う利便性を簡単に解説いたしました。クラウドサービスの需要が伸びている中、必要な情報を取捨選択することが迫られてます。今使っているサービスと比べて、セキュリティ対策は取れるのか？どの程度便利に利用ができるのか？まだまだ奥の深いMicrosoftのアプリケーションですが、作業を効率化できる様々な工夫が凝らされています。まだサービスを知らなかった方に、Outlook、OneDriveのそれぞれを利用するメリットをこちらの記事で少しでも感じていただけたら幸いです。
