SharePoint Online と OneDrive の違い
・はじめに
皆さんMicroSoft社のSharePoint Onlineというサービスを聞いたことがありますか？
近年IT技術の革新により様々なサービスが急速に各業界へ浸透しておりますが、今回こちらで紹介させていただくのは、情報共有やファイルの共有サービスとして認知度が上昇してきた、SharePoint Onlineというサービスです。特にそのサービスの中でも混同しやすい、SharePoint OnlineとOneDriveの違いについて焦点を当ててまいります。前半ではSharePoint Onlineについての概要や、主要な機能など基本的な内容についても触れていきたいと思います。
・SharePoint Onlineについて
MicroSoft社が提供しているサービスは非常に多く、混同することも多いのではないかと思います。その中で今回紹介するSharePointについては、実をいうと十数年も前から世に出ているサービスですので、名前だけなら聞いたことがあるという方は多いのではないかと思います。ここからは、実際にSharePoint Onlineがどのようなサービスなのか、その概要について書かせて頂きます。
冒頭でも紹介したように、SharePoint Onlineとは簡潔にいうと、ファイルや情報の共有サービスです。
SharePoint Onlineを利用することで、業務に必要なファイルや、その他の情報を一つのシステムに集約して管理することができます。そうすることで、個人や組織を問わず情報共有がスムーズかつ効率化され業務効率の向上に繋がります。具体的な重要機能については以下で項目ごとに簡単に紹介します。
チームサイト
ポータルを簡単に立ち上げることが可能になるので、掲示板などの情報共有のスペースをチームごとに作成出来るようになります。あらかじめテンプレートも用意されているので初めての方にも簡単です。
ワークフロー
メールでのコミュニケーションでは、煩わしく、管理もしづらいような複雑なワークフローでもシステム上で完結するようになります。
エンタープライズ検索
管理している情報が増えても全文検索でシステム上の情報を容易に見つけることができます。
コンテンツ管理
ライブラリやリストを管理する機能です。
ドキュメントや画像の共有、予定表や発注書など様々な書類の保管と管理を行うことができる上に、アプリを追加することでアンケートフォームや掲示板をSharePoint Online上で誰でも簡単に作成することができます。また予定表などの情報もデータベースとして管理・編集することが可能です。
アンケート
だれでも簡単に作成・集計できるアンケート機能を使えば、チームメンバーの声を吸い上げ、反映させることができます。
外部共有
外部のユーザーを招待することで、チームメンバー以外の人ともファイルや、情報の木共有が可能になります。
簡単に主要機能を紹介させていただきましたが、これらの機能により情報の共有や管理が最適化され業務上の無駄な作業や、それに要する時間は大幅に削減されることになるでしょう。
・OneDriveについて
まずOneDriveについてですが、個人向けと法人向け二種類のサービスがあります。インターフェース面や機能というような点ではそれほど大きな差は有りませんが、管理機能については大きな相違点があります。法人などの組織においてクラウドストレージを活用するときに留意しなければいけないのが情報漏えいのリスクです。外部のセキュリティが原因の情報漏えいよりも、内部からの情報漏えいのほうが圧倒的に多いので、法人向けのOneDriveには管理機能が搭載されています。その機能は例えば、他の部署のドキュメントなどにはアクセスが出来ないようになるといった管理方法です。
・OneDrive重要機能紹介
まず代表的なところでいうと、OneDrive for Business上のドキュメントに素早くいつでもアクセスが出来るようになります。インターネットの環境やデバイスさえあれば時間や場所を選ばずに目当てのドキュメントにたどり着くことが出来ます。
また、個人用ストレージではありますが、他のユーザーとファイルを共有することで共同での作業が可能になります。セキュリティ面に関しても、OneDrive for Businessの中で管理されているファイルは、データ損失防止機能によって常時保護されています。
・OneDriveとSharePoint Online
ここからは、本題となるOneDriveとSharePoint Onlineの2つのサービスの相違点について紹介させていただきます。「OneDrive for Business」は実は「SharePoint Online」に内容されているサービスでありながら独立されているサービスとも言えます。たとえば、ユーザー同士の共同での作業や情報共有のプラットフォームを探した末にSharePoint Onlineを導入した場合、そこにはユーザー一人につき1TBのストレージが付与されているOneDrive for Businessもついてきます。そしてさらにOneDrive for Businessは単体のサービスをしても導入することが可能です。しかしこの場合は、先に紹介したようなSharePoint Onlineとしてのサービスは一部利用出来ませんので注意が必要となります。
・まとめ
いかがでしたでしょうか、簡単にSharePoint OnlineとOneDriveの紹介をさせていただきました。この時代、多くの企業がITツールを取り入れて業務の効率化を図っておりますが、その一つが今回紹介したSharePoint Onlineです。魅力が伝わると幸いです。
SharePointのサービスを利用することで、情報管理の円滑化やコミュニケーションコストの削減、情報管理ミスの防止など様々なメリットがあります。未だに情報をすべて書類などアナログで管理していることは「時代遅れ」と言わざるを得ません。
そういった企業様には業務の効率化のキーとなることでしょう。
業務内容を考慮し、最適なシステムを選択できる。こちらの記事がその一助になれれば幸いです。
