SharePointを活用したイントラネット構築

会社組織で運用されるイントラネットですが、構築には専門の機材や業者を必要とすると思っていませんか。今回はSharePointを活用したイントラネットの構築について解説していきます。

イントラネットとは

TCP/IPなどのインターネット標準の技術を用いて構築された組織内ネットワークのことを指し、インターネットで標準的に用いられているプロトコルであるIP(Internet Protocol)を基盤としています。インターネットで広く普及しているシステムやソフトウェアをそのまま流用することが可能なので、インターネット上のサービスとの操作性とインターネットと連携したシステムの構築などを比較的容易に可能としています。ネットワーク内に連接している機器にはそれぞれIPアドレスが割り当てられているので、使用する端末からサーバにアクセスして業務に必要なデータやサービスを利用できます。

SharePointでイントラネットを構築していく

先にも述べた通り、イントラネットは企業等の組織内でのみ構築された組織内ネットワーク環境です。会社組織にネットワークが3つある状態でこれらはそれぞれお互いのネットワークに接続することができます。ただし、関係しないネットワークは認証するIPアドレスに合わないため、会社組織のイントラネットに接続することができません。

これらから以下のことがイントラネットでは重視され、社内の業務を効率化するためによく用いられます。

・社内でPCを用いて情報共有を行うこと

・社内で情報伝達を正確に行うことができること

・社内で予定表を情報共有することができる

これSharePointの機能にも共通していますよね？

SharePointはファイル共有、情報共有を目的としたサービスですので、当然これらを活用すればイントラネットの構築ができるものといえます。ただし組織内にてすでに構築済みのイントラネットがあるのであればそれらも活用すべきです。SharePointには、クラウドとローカル間でファイルを同期し、設定さえ行えば自動的にクラウドとローカルのファイルを同期する機能があります。これを活用しましょう。

SharePointとイントラネットを連接させる

イントラネットはさまざまなビジネスグループのサイトから構成されている場合があり、新しく構築しようとしているSharePointイントラネットを計画するには、既存サイトのインベントリを作成し、所有者と打ち合わせ、新設することによる目標をあらかじめ決定する必要があります。そうすればコンテンツとその保管場所を把握でき、新設イントラネットを作成する際に移動する必要があるコンテンツの量を確認することができます。
なお、SharePointにはイントラネットを構築するのに最適な機能が元々用意されているので、それらを活用すればイントラネットを比較的簡単に構築することができます。

そして、SharePointでコミュニケーションサイトかチームサイトを作成します。プロジェクトチーム間でプロジェクトメンバーが日常的に使用するファイルやコンテンツ、情報、アプリケーションにアクセスしたり、ファイルの保存から共同作業、情報のリスト作成や管理を行う場合はチームサイトを。幅広い対象のユーザーに情報を発信。該当する多数の対象ユーザーが発信されたコンテンツを閲覧したい場合はコミュニケーションサイトを活用しましょう。またこれらはいずれも、コンテンツの発信やサイトレイアウトは自由に行うことができるので会社組織の社風に合致したイントラネットを構築できるはずです。

小話「イントラネットから考えるユーザビリティ」

SharePoint等の外部委託型のサービスの提供によって一から機材を揃えてイントラネットを構築したり、大量のウェブサイト志向のツールを寄せ集めて作っていくのとは違い、最適化されたシステムをベースに構築が行えるので工数を減らせるようになってきています。とりわけユーザーが扱うことによるユーザビリティの追及はある一定のラインで終わらせることを設定しないとどこまでも果てがありません。そのため、イントラネットのデザインを検討しそれらをフィードバックすることは社風が大きく反映されたとても分かりやすいものになることが予想されます。そういったデザイン上の選択肢はあらゆる点からも残されているという証左でもあるといえるので、選択肢によっては社員の生産性やイントラネットの成功はとても意義のあることと言えるものでしょう。