SharePointのカスタムリストとは？基本的な操作方法も徹底解説！

はじめに

SharePointが提供している「カスタムリスト」という機能をご存知でしょうか。

カスタムリストという名前から、「カスタマイズするリストなのかな？」とイメージする方が多いと思いますが、実際はどのような機能なのでしょうか。

今回は機能や、基本的な使い方まで詳しく説明していきたいと思います。

SharePointカスタムリストとは？

SharePointの「カスタムリスト」とは、その名前の通りカスタマイズすることができるリストのことで、簡単に説明するとSharePointが提供するExcelシートのようなものです。パソコンを使用して1行単位にデータを追加して登録していくため、「リンク集」「お知らせ機能」「問い合わせ先一覧」「担当者・内線番号一覧」「HTMLテーブルタグで作成した一覧表」などの用途で利用されます。

SharePointカスタムリストの書式とは？

SharePointのカスタムリストにはテキスト型・数値型・選択型・日付型・通貨型といったさまざまな書式を使用してリストを作成することが可能です。そのため、さまざまなシーンで活用することができます。

さらに、異なった部署で入力された情報をフィルターや並べ替え機能を駆使することによって、大規模なデータも効率良く扱うことができます。また、Excel形式でのダウンロードもできるので、従業員ごとに属人化していた情報もカスタムリストを利用して統合することが可能です。業務効率を大幅に上げることができるため、利用することをおすすめします。

SharePointカスタムリストの3つの要素とは？

SharePointカスタムリストには、「列」「行」「ビュー」と、3つの要素があります。

「列」と「行」はExcelと同様、データを登録するための入れ物という役割があり、カスタムリストの作成直後にあるのはタイトル列くらいですので、必要に応じて列を追加していきます。

列の種類は、1行テキスト・複数行テキスト・数値・日付と時刻・選択肢・通貨・タスクの結果・集計値・はい/いいえ・ユーザーまたはグループ・参照・ハイパーリンクまたは画像・外部データ・管理されたメタデータなど、さまざまです。

「ビュー」は登録したデータをどのように表示させるかといった内容の設定ができる非常に便利な表示設定です。ビューごとに表示する列・並べ替え条件・フィルター条件などの設定を行うことができます。

ビューを使用することで、特定の列だけを管理職や一部の担当者のみ見れるように限定することも可能です。

SharePointの導入方法

「カスタムリストを利用したいけど、まだSharePointを導入していない」という方におすすめなのが「SharePoint Online」というサービスです。SharePoint Onlineとは「Microsoft 365」に統合されているサービスで、クラウドとして提供されているサービスですので、Webブラウザー経由で利用することができます。

SharePoint Onlineを利用するには、Microsoft 365のプランを契約する必要があるため、環境に合ったプランを選びましょう。

また、SharePoint Onlineにはスタンドアロンサービスとしても提供されているため、限定的な機能だけでいいという場合には、スタンドアロンサービスをおすすめします。

SharePointカスタムリストを作成しよう

ここからは、SharePointでカスタムリストを作成する方法を紹介していきます。

SharePointへアクセスしたら画面右上にある「設定」から「アプリの追加」をクリックすると、「サイトコンテンツ＞自分のアプリ」という画面が表示されますので、アプリケーションの中から「カスタムリスト」をクリックします。そうすると、「’カスタムリスト’の追加中」というダイアログボックスが表示されるので「名前」の部分にカスタムリストのタイトルを入力します。その際、作業効率をアップのためにもリストの目的がすぐにわかるタイトルを付けるようにしましょう。

タイトルの入力が完了したら「作成」をクリックすると、カスタムリストの作成ができます。

SharePointカスタムリストに列を追加しよう

ここからは、SharePointカスタムリストに列を追加する方法を列の役割とともに紹介していきます。

SharePointカスタムリストの列とは？

SharePointのカスタムリストには「列」という要素があります。列では、カスタムリストに入力されているデータをわかりやすく整理するという役割があり、列ごとに書式を設定することで、さまざまなタイプのリストとしてカスタマイズすることが可能です。

SharePointカスタムリストに列を追加する方法

SharePointカスタムリストへ列を追加する方法は、「タイトル」から「列の設定」をクリックし、表示されたメニューから「名前の変更」をクリックします。入力するタイトルが決定したら、「+列の追加」をクリックして、表示されたメニューから適した書式を選びます。

適した書式を選んだ後、「列の作成について詳細を確認してください。」というダイアログボックスが表示されます。「名前」「説明」「種類」「時間を含める」「わかりやすい形式」「既定値」といった項目を設定して、「保存」をクリックすると完了です。

SharePointカスタムリストを操作しよう

ここからは、SharePointカスタムリストのさまざまな操作方法について紹介していきます。

次のビューとして保存

SharePointカスタムリストに追加した列が増えてくると、目的データを探す際に時間がかかってしまいます。そこで、「ビュー」として保存することによって作業を効率化することが可能です。

ビューとして保存する方法は、「すべてのアイテム」をクリックします。その後、ドロップダウンメニューが表示されますので、「次のビューとして保存」をクリックすると、現在の見方に名前をつけて保存することが可能です。

ビューを切り替えるだけで、すぐに目的のデータを見ることができるため非常に便利です。

項目の表示順を変更

SharePointカスタムリストでは、追加されている列を任意の順に並べ替えることができます。

「すべてのアイテム」から「現在のビューを編集」をクリックすると、「ビューの編集」という画面が表示されますので、「ビュー名」から「すべてのアイテム」を選んで全ての列を表示させます。

追加されている列が全て表示されますので、任意の順に並べ替えましょう。

データの並べ替え

SharePointカスタムリストでは、入力されているデータを並べ替えることもできます。

「ビューの編集」画面の下部にいくと「並べ替え」画面に切り替わりますので、「最優先する列」と「2番目に有線する列」を設定することでデータの並べ替えを行うことが可能です。

フィルターの使用

「ビューの編集」画面で、さらに下部にいくとフィルター機能を使用することが可能です。

「フィルター」の画面で、「次の条件に該当する場合だけアイテムを表示する」にチェックを入れて「アイテムを表示する列の条件」を選び、必要な項目を設定することで使用することができます。

例えば、「経費」「次の値より大きい」「15,000」と設定すると、経費15,000円以上使用した案件だけを確認することができる大変便利な機能です。

SharePointカスタムリストのテンプレート

SharePointのカスタムリストはテンプレートとして保存し、再利用することができます。

そこで、ここからはテンプレートの作成方法やテンプレートを利用してリストを作成する方法を紹介していきます。

テンプレート作成

SharePointのカスタムリストをテンプレートとして保存することが可能です。

テンプレートを作成する方法は、テンプレートとして保存したいリストをクリックしましょう。

SharePoint Onlineが表示されている場合、「設定」から「リストの設定」をクリックすると、「権限と管理」が画面に表示されるので、「リストをテンプレートとして保存」を選びます。

その後、「テンプレートとして保存」という画面が表示されますので、「ファイル名」「テンプレート名」「テンプレートの説明」を入力し、リストに現在含まれているコンテンツを新しいテンプレートに含めたい場合には、「コンテンツを含める」にチェックを入れます。

「テンプレートとして保存」画面にある全ての項目に入力が完了したら、「OK」をクリックして「操作は正常に完了しました」と表示されたら作成完了です。

テンプレートを利用したリスト作成

テンプレートを利用してカスタムリストを作成する方法は、新しいリストを作成したいWebサイトへアクセスし、「設定」から「サイトコンテンツ」をクリックした後、「新規」から「アプリ」をクリックします。その後、「自分のアプリ」にあるアプリケーション一覧の中から作成したテンプレート名のアプリケーションをクリックすると、「カスタムリストの追加中」という画面が表示されますので、新しくカスタムリストとして使用するタイトルを入力して「作成」をクリックすると作成完了です。

きちんと新しくカスタムリストが作成されたか「サイトコンテンツ」一覧から確認しておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

SharePointは、営業日報・経費精算・受発注データや売上データの管理などさまざまなシーンで活用・共有することができるため、非常に便利な機能です。

また、SharePointのカスタムリストを作成する方法も非常に簡単ですので、ぜひSharePointのカスタムリストを利用して作業の効率化を図ってみてください。