Sharepointとexcelの連携方法！エクスポートやファイル共有で作業効率向上

はじめに

会社の都合で急遽SharePointやMicrosoft 365が導入され、今まで使っていたExcelで管理していたデータの移植が急に必要になってしまったという人がいます。また、自社はSharePointでメインで管理していたとしても、一緒に仕事をしているお客さんとは今まで通り、Excelを用いて情報共有をしなければならないという人もいます。
SharePointとExcelを上手く連携させることができれば、いずれのシーンでも支障なく業務を円滑に進めることができます。実際に、このような課題を解消する為にSharePointとExcelの間には便利な連携機能が用意されています。今回は、どのように便利なのか？や、実際に連携させる方法に関して調査しましたので、紹介していきます。
ぜひ今回紹介する内容を実践して、環境の変化に上手く対応し効率よく仕事を進めていきましょう。

SharePointとExcelを連携させると便利？

SharePointとExcelを連携させることで、仕事上は便利になるのでしょうか？やむを得ずSharePointを使わざるを得ない場合でも、そうでない場合でも、Excelと連携させる手段を覚え、有効活用していきたいですよね。
SharePointとExcelを連携する手段は複数あり、使い方次第で今までよりも効率良く仕事を進めていくことが可能です。
・ExcelからSharePointにエクスポート
・SharePointからExcelにエクスポート
・SharePoint上でExcelファイルを共有管理
大まかに分類すると、この3種類に大別できます。それぞれ具体的にはどのような使い方なのか？何が嬉しいのか？どのような手順でやるのか？という点をそれぞれの項目に対して確認していきましょう。

ExcelからSharePointにエクスポート

Excelで作成したファイルをSharePointで活用するためには主に2つの方法がありますが、まず初めにExcelで作成した表形式をSharePointにエクスポートする方法について見ていきます。
Excelで作成したテーブルは、SharePointで作成したリストにエクスポートすることで、ネットワーク上で複数人が操作可能です。

ExcelファイルをSharePointにエクスポートする方法

ExcelファイルをSharePointのリストにエクスポートするのはとても簡単です。
1.Excelファイルの中で、SharePointにエクスポートしたい範囲を選択する。
2.Excelのメニューバーから、デザインのタブを選択肢、その中のエクスポート、テーブルをSharePointリストのエクスポートをクリックする。
3.表示されたポップアップのアドレス欄にSharePointサイトのアドレス、URLを入力する。（ここで、”/default.aspx”の部分は削除する必要がありますので注意しましょう。）
4.同じポップアップの名前欄や説明欄には、リストにつけたい名前やリストの説明として任意の内容を入力する。（入力後には、次へボタンを押します。）
5.表示される列やデータ型に入力されている情報を確認し、問題無ければ完了を押してウィンドウを消す。
これで完成です。難しい手段はなく、1,2度手順を見ながら実施してみればそれ以降は何も参考にしなくてもできるのではないでしょうか？

ExcelファイルをSharePointにエクスポートすることによるメリット

Excelで作成した表をSharePointにエクスポートすることで、どのようなメリットがあるのでしょうか？個人で作成した資料を共有できるSharePoint上に公開することで、情報共有ができますし、さらには共同で編集が可能です。仕事の効率を向上させるだけでなく、情報のバックアップにも繋がります。

このように、ExcelをSharePointにエクスポートをすることが有効です。

SharePointからExcelにエクスポート

ExcelからSharePointへのエクスポートとは逆に、SharePointで編集しているリストをExcelにエクスポートすることも可能です。
関係者で編集したSharePoint上のリストを、最終的には個人でExcelの方が上手く処理できる機能を用いる必要が出てきます。例えば、グラフを作成したり、マクロを使って処理したりする場合などです。この場合には、リストをExcelに出力できれば便利ですね。
また、社外のお客様などSharePointにアクセスできない方に共有が必要な場合にも、Excelへエクスポートすることで新たに資料を作り直さなかったとしてもすぐに渡せます。

このようにSharePointをExcelと連携することで、柔軟な対応が可能です。

SharePoint上でExcelファイルを共有管理

3つめは非常にシンプルで、SharePoint上には電子データを保管し、管理可能です。Excelファイルを登録しておくことで、関係者で一つのファイルを編集できます。必要な情報の漏れがないため、品質を確実に確保できます。
一つのファイルを編集する際に気になるのは、重複して編集してしまったり、間違った状態で上書きし必要な情報が失われてしまう事です。SharePoint上では、バージョン管理ができるため、もし間違えてしまったとしても、過去の状態に戻ることができます。

まとめ

SharePointとExcelを連携する手段は、大きく分けて次のような3つがあります。
・ExcelからSharePointにエクスポート
・SharePointからExcelにエクスポート
・SharePoint上でExcelファイルを共有管理
それぞれについてどのようなメリットがあるのか確認してきました。上手く連携し、活用していくことで業務効率が上がり、新しいことができるようになり、品質の向上にも繋がります。
まずはどのような連携手段があるかを知り、何ができるかを知り、自分が取り組みたいことにどのようなメリットがあるか？を知ることが重要です。一度中身を知っておけば、必要になった時にすぐに使える状態になっているでしょう。
上手く活用して、スムーズに仕事を進めていきたいですね。