社内コラボレーション＆情報共有に最適。「SharePoint Online」の使い方とは？

SharePoint Onlineとは

まず最初にSharePoint Onlineとは何かということを解説しましょう。

SharePoint Onlineとは、マイクロソフトが提供するクラウドベースのサービスで、企業や組織が情報共有、コラボレーション、文書管理などのタスクを効率的に行うことができるプラットフォームです。

SharePoint Onlineはクラウドベースのサービスなので、インターネット経由でどこからでもアクセスすることができます。そのためリアルタイムでチームと連携でき、運用コストや時間的コスト、手間などが削減される利点があります。企業内の情報共有に優れており、プロジェクト別にサイトを作成して情報や文書を一元管理できます。これらにより、情報の散逸や二度手間を防ぎ、効率的情報共有することができます。

また、チームメンバーが同時に文書を編集したり、意見交換を行える機能を備えており、遠隔地にいるメンバーともスムーズにコラボレーションができます。文書管理機能では、バージョン管理やアクセス権限の設定を行うことができ、安全性や信頼性の高い文書管理が可能です。

このように、SharePoint Onlineは柔軟性と拡張性があり、多様なテンプレートやカスタマイズ機能を提供しているため組織のニーズに合わせたサイト構築が可能です。さらに、Microsoft 365との連携が強化されており、WordやExcelなどのアプリケーションとの連携も容易です。このように、SharePoint Onlineは場所を問わず情報アクセスが可能であり、情報共有やコラボレーションを効率化し、組織の文書管理やプロジェクト進行をサポートする機能が豊富に揃っています。

SharePoint Onlineの初めての使い方

前項で解説したように、SharePoint Onlineはクラウドベースの情報共有・コラボレーションプラットフォームです。導入の流れとしては、まず適切なMicrosoft 365プランを選択し、管理者アカウントでサインアップします。次に、ドメイン設定やユーザーアカウント作成、アクセス権限設定を行います。

その後、プロジェクトや部署に応じて複数のサイトを作成し、ページを作成・編集します。さらに、ウェブパーツを追加し、文書や画像などのコンテンツをアップロードし共有します。こうすることでリアルタイム編集やコメント機能で効率的なコラボレーションを開始することができます。

導入後には、以下のような活動を行って、SharePoint Onlineを効果的に活用していくことができます。ただ導入しただけでは社内への周知も徹底されず、具体的な活用方法を決めておかないと効果的に運用されないことも考えられるからです。

 

 

トレーニングとサポート

社員に対して、SharePoint Onlineの使い方や機能に関するトレーニングを提供し、適切なサポートを行います。これにより、全員が効果的にツールを使いこなせるようになります。

プロセスの最適化

組織内の業務プロセスを分析し、SharePoint Onlineを活用して効率化や自動化ができる部分を見つけ出し、改善を行います。例えば、承認フローや通知機能を利用して、業務をスムーズに進めることができます。

カスタマイズと拡張

SharePoint Onlineは高い柔軟性と拡張性を持っています。組織のニーズに応じて、カスタムテンプレートやアプリを開発・導入し、ツールをより便利に使えるようにします。

継続的な改善

SharePoint Onlineの利用状況や効果を定期的に評価し、改善点を見つけ出して適切なアクションを行います。これにより、ツールを最大限活用し、組織の生産性向上につなげます。

SharePoint Onlineの導入と使い始めるまでの流れを理解し、上記の活動を実施することで、効果的な情報共有とコラボレーションを実現し、組織全体の生産性を向上させること可能になります。

Microsoft Officeの類似ツール(OneDrive、Teams)との比較

SharePoint Onlineと同じMicrosoftの製品であるOneDriveやTeamsも、クラウドベースのコラボレーションツールですが、細かく見ていくとそれぞれ異なる機能を持っており、想定されている使用目的も異なります。それぞれの相違点について比較していきましょう。

SharePoint Online

SharePoint Onlineは組織内での情報共有やドキュメント管理、そしてサイトの作成とアクセス権限の設定などが可能です。SharePoint Onlineはチームや部門ごとの専用サイトを作成し、様々なコンテンツ（文書、リスト、カレンダーなど）を管理できる「企業向けの情報共有と文書管理プラットフォーム」です。

OneDrive

OneDriveは、個人向けのクラウドストレージサービスです。ユーザーは自分専用のオンラインストレージスペースにファイルを保存、同期、共有することができます。OneDriveは主に個人のファイル管理に適しており、必要に応じて他のユーザーと共有できます。

 

 

Teams

Teamsは、チーム内でのコミュニケーションやコラボレーションをサポートするプラットフォームです。チャット、ビデオ会議、画面共有、ファイル共有などの機能を提供しており、リモートでのチームワークを円滑に進めることができます。TeamsはSharePoint OnlineやOneDriveと連携して、ファイルの共有や編集も可能です。法人、個人どちらでも利用されています。

端的に比較すると、SharePoint Onlineは企業向けの情報共有と文書管理のプラットフォーム、OneDriveは個人向けのクラウドストレージサービス、Teamsは法人・個人を問わずチーム内でのコミュニケーションやコラボレーションをサポートするプラットフォームです。それぞれのツールは異なる目的で使われることが想定されており、相互に連携して効率的なコラボレーションを実現できるように住み分けされています。

SharePoint Onlineの導入に適している企業とは？

SharePoint Onlineは、柔軟性と拡張性、そして情報共有やコラボレーションの機能が豊富であるため、さまざまな企業が利用できるようになっています。では、SharePoint Onlineを導入するのに適している企業とはどのような企業なのでしょうか？具体例をあげて解説していきましょう。

中小企業

自社でサーバーを設置・管理するコストや手間が削減できるため、特に中小企業にとって魅力的です。リソースが限られている場合でも、クラウドベースのサービスを利用することで効率的な情報共有やコラボレーションが実現できます。また、クラウドベースのサービスは、必要なときに必要な分だけ利用できるため、コスト面でも柔軟性があります。さらに、セキュリティやバックアップなどの面でも、専門的な知識を持ったプロバイダーが管理してくれるため、安心して利用することができます。クラウドベースのサービスにはこういった特徴があるため、中小企業にとっては、コスト削減や効率化、セキュリティ強化などのメリットがあります。

多拠点・リモートワーク対応企業

複数の拠点やリモートワーク環境がある企業にとって、SharePoint Onlineはリアルタイムで情報共有やコラボレーションが可能なため、働き方改革や効率化に役立ちます。SharePoint Onlineはセキュリティ機能が充実しているので、機密情報の管理やアクセス制御が容易に行うことができ、企業の情報漏洩リスクを低減することが可能です。さらに、SharePoint Onlineはカスタマイズ性が高く、企業のニーズに合わせて様々な機能を追加することができます。これにより、業務プロセスの改善や業務効率を向上させることが可能です。

 

 

プロジェクトベースの企業

プロジェクト別にサイトを作成し、情報や文書を一元管理できる機能は、プロジェクトベースで働く企業にとっては、プロジェクトの進捗管理やチームコラボレーションが円滑に進められるため、非常に有益です。また、プロジェクト別にサイトを作成することで、関連する情報や文書を一括して管理できるので、情報の整理や検索が容易になります。さらに、プロジェクトメンバーが必要な情報にアクセスしやすくなるため、業務効率化にもつながります。また、プロジェクト終了後もサイトを保存しておくことで、後から必要な情報を簡単に取り出すことが可能です。

情報セキュリティに重視する企業

SharePoint Onlineは、文書管理においてバージョン管理やアクセス権限の設定が可能であり、情報の安全性や信頼性を高めることができます。機密情報を取り扱う企業にとって、情報セキュリティへの対策は最重要項目です。その点において、SharePoint Onlineを使用することでバージョン管理やアクセス権限設定、情報暗号化、監査ログ、組織内ポリシー設定などの機能を提供し、情報セキュリティを確保できるようになります。これにより、誤操作や情報漏洩リスクを低減できるので、機密情報を扱う企業にも適した環境が実現されていると言っていいでしょう。

Microsoft 365を利用している企業

SharePoint OnlineはMicrosoft 365との連携が強化されており、WordやExcelなどのアプリケーションとの連携が容易です。例えば、文書をSharePoint Online上で共有し、チームメンバーがリアルタイムで同時編集ができるなど、スムーズなコラボレーションが可能です。また、OutlookやTeamsといったコミュニケーションツールとも統合されており、情報共有や会議のスケジューリングも容易になります。さらに、Power Automateを使って業務プロセスの自動化も行えます。すでにMicrosoft 365を利用している企業にとって、一貫した環境で効率的に作業ができることは大きな利点です。

このように、SharePoint Onlineは多様な企業に適した機能を提供しており、情報共有やコラボレーション、文書管理などを効率的に行いたい企業にとって魅力的なサービスです。

 

 

SharePoint Onlineを組織で活用するメリット

SharePoint Onlineは企業や組織が情報を効率的に共有・管理し、チームでスムーズにコラボレーションできるクラウドベースのプラットフォームです。SharePoint Onlineを利用するメリットはどのようなものかについてご紹介します。

タスクの効率化とセキュリティの向上

SharePoint Onlineを使うことで、情報のアクセスや共有が簡単になり、タスクの効率化が可能です。また、リアルタイムでのコラボレーションにより、プロジェクトの進捗管理が容易になります。また、マイクロソフトが提供する高度なセキュリティ対策が施されており、データの保護が徹底されています。アクセス権限の管理機能を活用することで、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減することができます。

メンテナンスの簡略化とMicrosoft製品との連携

SharePoint Onlineはクラウドベースのサービスであるため、企業は自社でサーバーを設置・運用する必要がなく、ITリソースの削減や運用の効率化が実現できます。また、マイクロソフトがシステムの更新やメンテナンスを行うため、常に最新の機能やセキュリティ対策が利用でき、組織の規模やニーズに応じて柔軟に対応できるスケーラビリティを備えた構造も特徴です。組織の成長や変化に合わせて、容易に機能やサービスを拡張・変更することが可能です。Microsoft 365の一部であるため、Word、Excel、PowerPoint、Teamsなどと簡単に連携できます。これにより、一貫したユーザーエクスペリエンスとデータの一元管理が実現されます。

SharePoint Onlineの主な機能の使い方

SharePoint Onlineの主な機能の使い方にはどのようなものがあるのでしょうか？

主な機能としてあげられるのは「サイトの作成」「文書管理」「アクセス権限の管理」「アプリケーションの統合」「モバイルアクセス」「社内コミュニケーション」などがあげられます。

サイト作成と文書管理

SharePoint Onlineでサイトを作成するには、「新しいサイト」ボタンをクリックし、チームサイトやコミュニケーションサイトを選択します。サイト名、説明、プライバシー設定を入力し、「作成」をクリックすれば、新しいサイトが作成されます。

文書管理については、サイトのドキュメントライブラリにアクセスして新しいファイルを作成するか、既存のファイルをアップロード。さらに、アップロードしたファイルを開いて編集し、共有ボタンを使うことで、他のユーザーと共有できるように設定できます。また、バージョン履歴を表示させ、以前のバージョンに戻す、といった管理もできます。

 

 

アクセス管理

アクセス権限の管理については、サイトの設定ページにアクセスし、「ユーザーと権限」の項目からアクセス権限を設定することで実行可能です。ユーザーやグループを選択し、権限レベルを割り当てることで、アクセス制限を設定できます。関連する項目としては、スマートフォンやタブレットでSharePointアプリをダウンロードし、サインインして使用することも可能です。アプリでは、サイトの閲覧やドキュメントのアクセス、リストの管理など、デスクトップ版と同様の操作が可能です。このようにモバイルアクセスを設定することもできます。

その他

SharePoint Onlineサイトの設定ページにアクセスし、「サイトのコンテンツ」を選択してアプリを追加します。追加したいアプリを選択し、必要な設定を行い、ページに埋め込んだりしてアプリケーションの統合を行うことも可能です。

社内コミュニケーションツールとしての利用を行うには、SharePoint Onlineのニュース機能を利用します。サイトのホームページで「新しいニュースポスト」を作成し、タイトルや本文を入力し、「ページを公開」ボタンをクリックして共有します。ディスカッションボードを利用する場合は、アプリを追加し、ディスカッションのトピックを作成して意見交換を行うことが可能です。

これらの機能を使いこなすことで、SharePoint Onlineを効果的に活用し、チームや組織全体の情報共有やコラボレーションを円滑に進めることができます。

SharePoint Onlineを使うときのポイント

SharePoint Onlineを使う際のポイントはどんなものなのでしょうか？SharePoint Onlineの使い方は各企業によっても様々ですが、基本的な使い方としてのポイントを押さえておくことで、より効果的な使い方で運用することができるようになります。

何よりも重要なポイントとしてあげられるのは、使い方や目的を明確にすることでしょう。情報共有、文書管理、プロジェクト管理など、どのような目的でSharePointを使うかを理解しておくことが重要です。また、SharePoint Onlineはコラボレーションを促進するプラットフォームです。チームメンバーとのコミュニケーションがスムーズに行えるよう、適切なサイト構成やアクセス権限の設定を行うこともポイントです。

文書管理機能を活用する場合は、バージョン管理機能を使って変更履歴を追跡することで、文書の整理が容易になります。すぐに全ての使い方を身につけたり理解するのは難しいので、Microsoftが提供するチュートリアルや研修を活用し、徐々に機能を習得していくことがおすすめです。アプリやウェブパーツを使って機能を追加することもできるので、効率的な作業を目指して必要なアプリやウェブパーツを選択してサイトに統合し、最適な使い方を模索するのが良いでしょう。

以上のポイントを押さえることで、SharePoint Onlineを初めて使う場合でも比較的スムーズに利用を開始できるはずです。最初は基本的な機能から習得し、徐々に使いこなせるようになることを目指しましょう。また、チームや組織全体でのコラボレーションを重視し、情報共有や文書管理を円滑に行える環境を整えることが大切です。

SharePoint Onlineは定期的にアップデートされ、新機能が追加されることもあります。アップデート情報に目を通し、新機能を積極的に取り入れることで、より効率的な情報共有とコラボレーションが実現できます。初めて導入する場合でも、これらのポイントを意識してSharePoint Onlineを活用すれば、徐々にそのメリットを活かした使い方ができるようになるはずです。

 

 

まとめ

ここまでご説明してきたように、SharePoint Onlineは組織の情報共有やコラボレーションを支援するためのクラウドベースのサービスです。機能が豊富であり、Microsoftが提供する他の製品との連携もスムーズに行えます。ただし、使い始めの段階ではトレーニングなども必要になるかもしれません。計画的な導入を行うのが良いでしょう。SharePoint Onlineと似た機能を持つ他の製品も市場には存在しますが、Microsoft製品との連携が必要だったり、カスタマイズ機能を求める場合はSharePoint Onlineの方が優れています。SharePoint Onlineは企業や組織にとって有益な情報共有・コラボレーションツールとして、多くの企業で導入・活用されているので、効率的なビジネス運営をサポートしてくれるでしょう。組織のニーズや状況に応じて、最適なツールを選択していきましょう。