SharePointOnlineの使い方を解説。ファイルのアップロード、編集方法など
「SharePointOnlineを導入したいけど使い方が分からない。Youtubeで使い方を解説した公式動画が上がっているが会社だと動画は観づらい。文章で解説して欲しい」本記事ではこのような悩みを解決します。
SharePointOnlineを使うと社内でのデータ共有が円滑になるため、導入する企業が増えつつあります。しかしながら、SharePointOnlineの使い方を調べてもよく分からず、困っている方もいるのではないでしょうか？導入前に何も知らない状態だと不安になりますよね。せめて基本的な使い方だけでも把握できれば使用していくうちに分かってくるものなのですが…
そこで本記事ではSharePointOnlineの基本的な使い方を解説します。記事のアップロード方法や編集方法、バックアップの復元方法など簡単な機能の使い方に絞って紹介します。勤めている会社でSharePointOnlineの導入が始まる方はぜひ使い方を把握し、導入後にすぐに使いこなせるようになるのに役立てば幸いです。
SharePointOnlineで出来ること
SharePointOnlineは、社内でデータの共有・管理ができるOffice製品です。SharePointOnline内にファイルをアップすると、複数人でファイルを編集することができます。会議前に資料をあらかじめ共有したり、会議中に資料を全員で変更しあうことがスムーズに行えるのです。たとえば、会議で議事録係が書いた内容を変更したいとき、わざわざパソコンを回してもらわなくても手元のスマホから操作ができます。書き換えた内容は自動的にバックアップを取ってくれるので、間違えて変更をしてしまったときなど元に戻したいときにはいつでも戻せるのが便利な点です。また、他の社員に仕事に関してアンケートを取ったり、予定表を作成して共有できたりと、様々な機能が付加されています。このように、SharePointOnlineを使うと社内のコミュニケーションを円滑にすることが可能です。
SharePointOnlineのチームサイトにアクセスする方法
SharePointOnlineのチームサイトにアクセスする方法を紹介します。チームサイトとは社内メンバーとファイルを共有できるスペースのことで、まずここにアクセスしないと利用ができません。チームサイトにアクセスするには、まずMicrosoft 365にサインインしパスワードとIDを入力してサインインすると、Microsoft 365のトップページが表示されるので画面左上から「アプリ起動ツール」→「SharePoint」をクリックしてください。これでSharePointOnlineが起動し、チームサイトの一覧が表示されます。そのあとにアクセスしたいチームサイト名をクリックしてください。するとそのチームサイトのトップ画面が開きます。これでチームサイトにアクセスすることができました。このトップ画面からファイルをアップしたり変更したり行います。
SharePointOnlineの使い方
SharePointOnlineの使い方を解説していきます。
ここでは以下の3つの機能のみに絞って使い方を紹介します。
- ファイルをアップする
- ファイルを複数人で編集する
- ファイルをバックアップから復元する
これらの使い方さえ習得すれば「SharePointOnlineはこうやって操作するのか」ということが見えてくるでしょう。
ファイルをアップする
SharePointOnlineにファイルをアップする方法を解説します。まずチームサイトのトップ画面を開いてください。トップ画面のサイドリンクバーの「ドキュメント」をクリックします。するとドキュメントライブラリが表示され流ので、まずはここにフォルダを作っていきましょう。ドキュメントライブラリ上部から「新規」→「フォルダ」をクリックしてください。そこでフォルダの名前を入力して「作成」をクリックすれば、フォルダが作成されます。作成したフォルダをクリックするとフォルダの中に移動できます。今度はフォルダの中にファイルをアップしましょう。ドキュメントライブラリ上部から「アップロード」→「ファイル」をクリックしてください。自分のパソコン内にあるファイルの一覧が表示されるので、アップしたいファイルを選択して「開く」をクリックを押すことでファイルをアップすることができました。アップしたファイルはチームサイトにアクセスした他の人も閲覧が可能です。
ファイルを複数人で編集する
今度はファイルを複数人で書き換えられるようにしてみましょう。ここでは例として、チームサイトにアップしたExcelファイルを編集できるようにします。Excelファイルをアップした状態で、ドキュメントライブラリ上部から「開く」→「ExcelOnlineで開く」をクリックしてください。するとブラウザの別タブでExcelが開かれファイルを編集する準備が完了します。ここで上部メニューの「ブックの編集」→「ブラウザの編集」をクリックすると編集することが可能です。試しにファイルを書き換えてから他の人のパソコンで見てみてください。すると他の人のパソコン上でもファイルが書き換えられていることがお分かりいただけるでしょう。
ファイルをバックアップから復元する
ファイルを複数人で編集すると誤って変更してしまったり、元のバージョンを確認したかったりするときがあるかもしれません。そんなときのためにファイルをバックアップから復元する方法を覚えておきましょう。ドキュメントライブラリにはバージョン管理機能があります。チームサイトのトップ画面から、復元したいファイルにチェックを入れます。ファイル名の右にある3つの点をクリックし、「バージョン履歴」をクリックしてください。すると、今まで更新したバージョン一覧が表示されます。更新日時にカーソルを合わせると▼のボタンが出現するのでそれをクリックし「復元」をクリックするとその更新日時のバージョンに戻すことができます。これで間違ってファイルを変えてしまった場合も安心ですね。SharePointOnlineでは上書き保存する度にバックアップが作成される上に、バックアップは500個まで作成可能です。
まとめ
本記事では、SharePointOnlineの使い方について解説しました。ファイルのアップ方法、編集方法、復元方法がわかれば、SharePointOnlineの基本的な使い方は理解できたと言って良いでしょう。あとは実際に使用することで使い方を覚えていってください。SharePointOnlineは社内での情報共有をスムーズにするもので会議の場で活躍したり、社内資料を公開して意見を募ったりすることができます。SharePointOnlineを基本的な使い方をしっかり覚え、導入後にリードできるようになりましょう。
