【必見】Microsoftが誇るWindows SharePointが便利

Microsoftが誇るSharePointが便利

はじめに、今この記事を読んで下さっている皆様は、きっと業務改善に前向きに取り組むことができる素晴らしい方でしょう。今回、そんな皆様に、Microsoftが誇るWindows SharePointをご紹介致します。このアプリの何がすごいかというと、ズバリ業務の効率化に最適であり、多様な情報を効率よく共有する事が可能である、という点です。

ドキュメントを共有できる

Windows SharePointではドキュメントの管理をオンラインで行えます。大きなメリットとしては、常に最新の状態でドキュメントを共有できることです。具体例を2つ挙げさせていただきます。

社内での共有

私が所属する会社では、ドキュメントを個人が作成したら、毎回その個人PCにUSBを差して、ドキュメントを選択してUSBへと落とし込んで、そのUSBを持って次の担当者のフロアへと移動し、手渡しで担当者へUSBを渡し、それから中身がしっかり入っているか確認する為に横に付き添い、USB内のドキュメントがしっかりと開けたところで、やっと一安心して自分の担当部署へ戻る…という明らかな無駄工数が発生しておりました。
ところがこのWindows SharePointを導入したところ、このような無駄工数が一切発生しなくなりました。それどころか、間違えたドキュメントの受け渡しの発生もなくなったこと、社内での作業効率化を図れたことを評価され、今ではコンピュータ関係の仕事はほぼ任せてもらえる立場となりました。

社外者との共有

社外者とのやりとりにこのWindows SharePointを利用して円滑な業務遂行を達成することもできます。例えば、メールでのデータのやりとりの際にタイムロスを徹底して無くしていこう、というものです。Windows SharePointを使用すれば、ドキュメントをメールに添付して、添付の案内をメールに記載して、その度にドキュメントの容量チェックをして、問題があれば容量を削るために加工して…出来たかと思えばドキュメント点数が多すぎて圧縮せざるを得なくて…というような煩わしさは一切なくなります。もちろん工数削減にも大きく寄与すること間違いなしです。

その他紹介したいこと

以上が、私がオススメするWindows SharePointの主なメリットです。しかしこれ以外にもお伝えしたい情報がいくつかあります。是非この情報を活用して、日々の業務に活かしていただきたいです。

情報の保護

最初に結論を申し上げます。Windows SharePointではドキュメント毎にアクセス権限を持たせてセキュリティ上の問題を解決することが可能です。皆様もここまで読んでいただいたところで、きっとドキュメントのセキュリティに関して不安をお持ちになっていたかもしれませんが、例えば社内のみ閲覧、編集を可能とするドキュメントの設置が可能であり、これは社外者とのやりとりに関しても同様の設定が可能です。

情報共有スペースをチーム毎に作成できる

[ドキュメントを共有できる]では、ドキュメントの共有ができるメリットをご紹介しました。Windows SharePointでは、この共有をチーム毎にすることが可能です。つまり「営業部」「経理部」「クリエイティブテクノロジー部」など共有をする際に、大きな枠組みを作ってその中でドキュメントの共有をすることが可能です。ここまで説明すれば皆様ならお気づきかもしれませんが、このことによるメリットをお伝えします。

説明の必要がない

筆者は、これが一番のメリットだと考えております。当たり前のような事を話しますが、やはり会社では業務の効率化を経営者が求めているでしょう。効率化をすれば社員の労働時間が短縮され、その短縮された分の時間はスキルアップの為に使わせたり、別業務を任せたりしたいからです。話を戻しますが、Windows SharePointでは情報共有スペースをチーム毎に作成ができるので、会社全体のドキュメント管理を細分化することが可能です。他部署の作成したドキュメントが混在してしまい、自部署の必要なドキュメントにアクセスするまでに時間がかかる、などということは起こりません。

イメージはホームページサイト

ここまででWindows SharePointに関して色々とお伝えしてきました。ここで皆様が感じるであろうことをお話します。「これって、社内共有フォルダを作成して、そこに皆でドキュメントを共有すればいいのではないか?」です。これに関しては、確かにドキュメントの共有という観点から言えばその通りにも思えます。しかしここで皆様にお伝えしたいのは、Windows SharePointはホームページサイトを使っているようなイメージになるというところです。具体的な話をします。

グルメサイトの場合

なんでも構いませんが、ここではグルメサイトを思い浮かべてください。そのサイトの画面中央には主に自分が食べたいメニューの情報、画面右手にはお店が営業している時間、画面右下にはアクセスの方法、画面左には営業時間、画面左下にはオーナーのFacebookの情報が載っていたりしませんか?つまり『知りたい情報が1画面に凝縮された状態で表示されている』この状態をイメージしていただいて、Windows SharePointにもう一度置き換えて考えてみましょう。

様々な情報を短時間で確認できる

ここで先に機能面での補足をさせて下さい。Windows SharePointではグループ予定表を作成することも出来ます。次に、先ほどイメージして頂いたグルメサイトとの関連性ですが、画面中央に部署内で編集のあったドキュメント、画面右に予定表、画面右下にテキストファイルを表示させたりすることができます。このことで、社内での共有フォルダを利用した管理との差別化も図ることができるかでしょう。つまりドキュメントへアクセスする時間を効率化できます。また、グループ内の予定表に必ず予定を入れる様に指導をしておけば、会議資料となるドキュメントを作成する際にもそのグループ表を考慮した資料作成が可能となり、結果的に無駄な工数を削減することが可能となります。

実務事例

皆さんにお伝えしたい事は以上となりますが、ここで実務事例をご紹介したいと思います。

すぐに訂正が必要!

出張をしていた営業部員Aさんから突然「得意先への参考書類としてWindows SharePoint内の○◯の営業資料が必要となったのですが、中身に不備があるので編集を至急お願いします!」との話がありました。話を受けた社員Bさんは、急遽該当ドキュメントをWindows SharePointを使って確認しました。ところが、社内担当者のみで対応できれば良かったものの、社外メーカーが関わっていた資料案件だったために社員Bさんは困ってしまいました。しかしそこで社員Cさんから、「そのドキュメントを共有ファイルにすれば社外メーカーからもアクセスが出来るから、直接編集をしてもらえるよ!」と教えてもらい、社員Bさんはその指導の下で、ドキュメントの編集を社外メーカーと迅速に終えて営業部員Aさんに渡す事ができました。この結果、営業部員Aさんは得意先との話を成約する事ができ、結果的にWindows SharePointを導入していたことでのメリットとなりました。この後、営業部員Aさんも会社から成約実績を認められて評価を受けることができ、社員Bさんも大手柄の事例となりました。

困った社員Aさん

典型的なお局社員Aさんはバリバリ仕事が出来るのにPC作業に関してはあまり詳しくなく、作成したドキュメントも自分のPC上のデスクトップへ保存したまま、大切なドキュメントも放置されていました。このままでは、PCが何かの拍子に壊れたら、大切なドキュメントはもう二度と戻ってきません。このことを問題視した統括部長Bさんはお局社員Aさんに対し、「Windows SharePointにドキュメントを保存するだけで、万が一パソコンが壊れたりしても自分の大切なデータは残っているし、余分な作業も発生しないで毎日安心して仕事ができますよ!こんなに簡単なことなのに、まだ他の社員はまだ徹底も出来てないです。Aさんにはこの状況を先にお伝えしておきますね。」と伝えました。するとお局社員Aさんはこの話を聞いて、いつものドキュメント保存先をWindows SharePointに変更しました。このことでお局社員Aさんは毎日の作業を安心して行えるようになり、会社としても大切なドキュメントを失うリスクを大きく減らすことができました。

まとめ

最後にWindows SharePointのメリットをまとめていきたいと思います。
①業務効率化に最適
Windows SharePointは業務の効率化に最適です。社内での余計なやりとりが無くなり、結果的に無駄な工数が無くなります。
②情報管理に最適
Windows SharePointは情報の管理に最適です。社内外問わず、ドキュメントを共有し編集が可能です。ドキュメントにはアクセス権限を設けることができ、セキュリティ対策も可能です。以上、長文となりましたが皆様ここまでお付き合いいただきありがとうございました。

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