SharePointのリストとは？リストでできることや使い方を解説
はじめに
SharePointの使い方の一つとして、社内の各部門ごとに情報をまとめる部門サイトとして活用することがあります。例えば匿名業務の担当者一覧を掲載したり、部内の情報展開用掲示板を作ったり、台帳を管理したりといった使い方が考えられます。
部門サイトとして活用する場合に良く使われるSharePointの機能として、カスタムリスト、ドキュメントライブラリ、Wikiページの3つがありますが、今回の記事では、SharePointのリスト機能に関して解説していきます。
せっかく導入されたSharePointをできるだけ便利に、みんなで使ってもらえるサイトにするためには、リストに関する知識は必要不可欠といっても過言ではありません。それでは、リストの特徴や使い方を確認していきましょう。
Sharepointのリストとは？
SharePointのリスト機能はエクセルをイメージすると分かりやすいです。SharePoint上に登録し、さまざまなメンバーが共有できるエクセルのシートを共有しているメンバーで確認、編集していくことが可能です。
社内サーバー等を構築している場合には、アクセス権を必要な人に付与したサーバー上に置いて、それを編集することも可能ですが、サーバー構築の費用や手間がかかるので、SharePointの方が手軽に構築できます。
カスタムリストはエクセルのようにフィルター処理、並べ替えを行えるため効率の良いデータ集計が可能です。エクセル形式でのダウンロードにも対応しているため、個人での作業や、あるタイミングでの記録を保存しておくこともできるので、汎用性も高いです。
Sharepointのライブラリとリストの違いは？
ここで、SharePointの中でリストと並んで良く使われるライブラリと、リストとの違いについて確認しておきましょう。
ライブラリは、共有のファイルサーバーに作成したフォルダをイメージすると良いでしょう。具体的には、ライブラリの中に、複数の資料を登録し管理することが可能です。一度にアップロードできるファイルサイズに制限があったり、登録できるファイルの拡張子が制限される等、サーバーと比較してデメリットになる部分もあります。
一方で、ライブラリ内のファイル検索機能は充実しており、ファイルごとのグルーピングや、グループの可視化もサーバーに比べると柔軟に構成できる点は大きなメリットと言えます。
エクセルにもファイルが添付できるように、リストにも複数のファイルを添付していくことは可能ですが、バージョン管理はできず検索もできません。このように、ファイルの中身自体を表したい場合はリストを用い、複数のファイル管理やバージョン管理をしたい場合にはライブラリを活用するのがおすすめです。
似たようなことができるのでどちらを使うべきか迷うこともありますが、どちらが特に効率的に便利に使えるのか？という特徴を知り、判断していきましょう。
Sharepointのリストでできること
それでは、SharePointで構築できるリストで実現できることのうち、いくつかを確認しておきましょう。
目的の情報を探しやすくする
カスタムリストを多くの人が編集し、情報量が多くなってくると次第に目的の情報に辿り着くのが難しくなってしまいます。一度目的の情報を見つけたら、「ビュー」という機能を活用して、「次のビューとして保存」を実行することで、今の見た目に名前を付けて保存できます。
次回以降は名前を選択肢、ビューを切り替えるだけで目的の情報を表示できます。このビューは複数保存し、必要に応じて切り替えが可能なので、パッと見て分かりやすい名前を付けておくことが重要です。
データの並べ替え
リストに含まれているデータが膨大になってきた場合、データを意図通りの順番に並び変えることでデータの確認効率を向上させたり、データの中から規則性、法則性を見つけたりできる場合があります。カスタムリストでは設定した項目の表示順を変更したり、データの並び変えができるので、膨大なデータだったとしても効率よく扱えます。
フィルターの使用
複数の人が管理しているリストでは、自分には不要なデータや項目が含まれている場合があります。また、あるグループ毎のデータを確認したい場合などは、データの並べ替えを行ったとしても見にくい場合があり、そのような際に便利なのがフィルター機能です。
条件を設定することで、意図した条件に合致した情報だけを表示してくれるので、不要な情報を気にすること無く処理が可能です。項目毎の他に、数値の大小関係などでもフィルタリングが可能なので、使用出来るシーンは幅広いでしょう。
関係者で共有
SharePointはネットワーク上に構成されているので、アクセス場所を分かっていて、アクセス権を持っていれば関係者で共有が可能です。閲覧だけや編集もできるなど権限の設定もできるので、複数人で管理するのには適したツールです。
エクセル形式でダウンロード
関係者で処理したデータを、他のツールと連携させたり、報告書に使用したりする場合には、作成したリストをエクセル形式でダウンロードするのがおすすめです。多くの人が慣れているエクセル形式でダウンロードできるので、SharePointへのアクセス権がないメンバーへの情報共有手段としても活用出来ます。
SharePointのリストを構成する要素
このように、使い方を工夫することで便利に使えるSharePointのリスト機能ですが、構成要素としてはどのようなものがあるのでしょうか？
列ごとの名前は自由につけることができ、それぞれに対して以下のような書式が選択可能です。
・1行テキスト：その名の通り、1行だけのテキストです。
・複数行テキスト：改行が必要な場合にはこちらを使用します。
・選択肢：メニューの中から選択可能です。
・数値
・通過
・日付と時刻
・参照：サイト内の他の情報を参照します。
・チェックボックス
・計算結果：他の列を元に計算結果を表示します。
・外部データ
このように、複数の要素を織り込んでリストを構成できます。列ごとに書式を変更しフォーマットを構築しておけば、実際に入力する人は難しいことを考えずに効率よく必要な情報を入力可能です。
まとめ
SharePointのリストは、ネットワーク上で共有できるエクセルファイルをイメージすると、どのような使い方ができるのか分かりやすいです。任意の列を追加して書式を設定し、複数人で共有が可能です。また、データが膨大になってしまった場合には、目的の情報に早く辿り着く為のビューの保存や、データの並べ替え、フィルタリングもエクセルと同様に実施可能です。
SharePointのリスト機能を用いれば、自社サーバーを構築する事無く関係者で情報共有が可能なため、サーバー+エクセルファイルの組み合わせで共有するよりも便利です。リスト機能を使うことで何ができるのか？を理解し、機能を最大限に活用することで、ビジネス上のデータ整理や情報共有をスムーズに行えます。
