SharePoint Onlineのワークフローとは？導入するメリットを大公開！

業務中に必要不可欠な情報やファイルの提供・共有を、あなたはどのように行っていますか？口頭説明やメール・印刷した書類を配る…などといったアナログな方法で行っている方も多いのではないでしょうか？
ですが、その方法では手間やコストが掛かりますよね。そんな厄介な手間を省き、コスト削減に繋がるのが「SharePoint Onlineのワークフロー」です。SharePoint Onlineワークフローは、さまざまなビジネスプロセスを効率化および自動化するプログラム済みのミニアプリケーションです。署名、フィードバック、計画やドキュメントの承認の収集から、日常的な手続きの現在の状態のトラッキングまで、さまざまなワークフローがあります。SharePointワークフローは、時間と労力を節約して、定期的に実行するタスクの一貫性と効率を確保するように設計されています。

そこで今回は

• SharePoint Onlineについて
• SharePoint Onlineのワークフローについて
• SharePoint Onlineのワークフローを導入するメリット

の3点について詳しく解説していきます。

企業での情報やファイルの提供・共有をスムーズに行いたいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。

そもそも、SharePoint Onlineとは

「SharePoint Online」はMicrosoft 365で提供されているサービスの1つであり、業務における情報・ファイルなどの共有を目的にしている企業向けのサービスです。
ワークフローは、SharePointサイトのドキュメントとアイテムにビジネスプロセスを実装すると、ユーザーがドキュメントで共同作業をしたり、プロジェクトタスクを管理したりするのに役立ちます。導入方法は、SharePoint Online以外にもwordやexcelといった様々な機能が使えるMicrosoft 365での導入と、スタンドアロンサービス（SharePoint Online単体）での導入の2つがあります。

主要機能は

• 社内ポータルサイトの作成
• 検索機能
• コンテンツの管理
• コラボレーション
• ワークフロー
• 基幹系システムとの連携

の6つです。

中でも特徴的であり、使用の際にメリットの多い機能が「ワークフロー」ではないでしょうか。

SharePoint Onlineのワークフローとは

最初に、ワークフローとは「業務に関する一連の流れ・やりとりを図式化したもの」を指しています。そしてSharePoint Onlineのワークフローは、口頭説明やメール連絡などといった煩雑な作業がシステム上で非常にわかりやすく完了できる機能です。また仕上がった資料を印刷し一人ひとりに配るといった手間を省けるだけでなく、紙の節約や業務に必要な時間の短縮にも繋がります。
企業がSharePoint Onlineのワークフローを導入することで、従業員の労力を減らして作業時間を短縮でき、業務中のミス防止や進捗管理が簡単に行えます。そしてより効率的で一貫性のある作業を行うことができるようになります。

SharePoint Onlineのワークフローを導入するメリット

SharePoint Onlineのワークフローを導入することで、企業・従業員共に大きなメリットが得られます。

特にありがたいメリットを一覧としてあげると

• 業務上のアナログな手間が省け、作業や労働時間・コストが削減される
• 作業の効率が上がる
• ファイルの保管や共有がクラウド上で行える
• 承認プロセスの誤り防止・フロー進捗の可視化

の4つです。

以下より、それぞれのメリットについて解説します。

業務上のアナログな手間が省け、作業や労働時間・コストが削減される

業務の際には、担当している仕事に関して他の従業員や上司に説明・確認をする…といった作業が必要ですよね。例えば他の従業員に仕事について説明するときや上司に仕事が完了したことを報告するとき、完了した仕事にミスがないかなどの確認をするような場面は日常的に多くあると思います。そういったときは口頭説明や書類を回しての確認などが必要ですが、手間が掛かりますしたくさんの紙を消費することになります。また、他の部署や普段会わないプロジェクトメンバーなどへの業務連絡の際には一人ひとりにメールをする…といった余計な労働時間が必要になります。
しかしSharePoint Onlineのワークフローを導入することで、上記のような流れが自動的に実行されるのです。簡単にお伝えすると「今までは従業員の一人ひとりが手動で行っていたプロセスを自動化できるようになる」ということです。そのため作業や労働時間のみならず、紙やコピー機のインク代などのコスト削減にもなります。

作業の効率が上がる

もしも上司に確認をしないと次に進めないような仕事を担当することになったとき、その上司が休憩やトイレなどで席を外していたなら…かなりの時間のロスになりますよね。更には仕事を進められないので、作業の効率が下がってしまいます。また、上司に確認する際にも言葉で説明をしたり資料を見せたり…と仕事以外の手間が多く掛かります。
ですがSharePoint Onlineのワークフローを導入した場合、上司がその場に居なくてもSharePoint上で説明・確認が簡単に行えます。従業員同士や従業員と上司で行う共同作業が効率よく行えるようになり、業務への負担や時間のロスが大幅に軽減されます。

ファイルの保管や共有がクラウド上で行える

職場の棚やデスクの上・引き出しの中に大量の書類があると、突然過去の資料が必要になった場合に探し出すのがとても大変ですよね。紙媒体の書類は整理も大変ですし、今後も書類が増えるとなるとコピー用紙代だって掛かります。
ですがSharePoint Onlineのワークフローを使用すると資料ファイルをクラウド上に保管でき、従業員たちとの共有も簡単に行えます。そしてSharePointの機能の一つである「検索機能」を使うことで、ファイルや情報を簡単に見つけることができるのです。紙媒体の書類を保管するスペースも必要なくなるので、職場を広々と活用できるようになります。またスマートフォンやタブレットからSharePointが利用できるアプリもあるので、外出時もファイルの確認が行えます。

承認プロセスの誤り防止・フロー進捗の可視化

承認を得るルートが定められているので、誰の承認が必要かで迷うことなく、確実な承認プロセスをたどることができます。また、フローの状態が確認できるため、進捗の把握ができます。押印待ちで処理が滞留している場合でも検出が容易になります。

SharePoint Onlineのワークフローを活用しよう！

最後にSharePoint Onlineのワークフローをしっかりと活用するために、SharePoint Onlineで作成できる6種類のワークフローについてご紹介します。

承認ワークフローとは

「承認ワークフロー」は、SharePoint Onlineのワークフローの中でも最も使われている基本的なワークフローです。承認ワークフローを使用することで、ドキュメントなどのSharePoint内に保存されているアイテムを承認目的で他のユーザーに回覧することができます。全ての工程をSharePoint上で行えるため、資料を人数分コピーして配る…といった手間が省けて紙・インク代の節約になります。リストまたはライブラリでコンテンツの承認を管理することもできます。ワークフローのアクティビティは、1つの [ワークフローの状態] ページから一元的に監視して調整することができ、ワークフローの実行中のイベント履歴は完了後60日間保持されます。

発行承認のワークフローとは

「発行承認ワークフロー」は、基本的に上記の承認ワークフローと同じように承認目的で他のユーザーにドキュメントなどのアイテムを回覧することができる機能です。大きな違いは、新規・承認済みのWebページの発行が細かく管理される“エンタープライズコンテンツ管理”のサイト用に統計されていることです。

フィードバックの収集ワークフローとは

「フィードバックの収集ワークフロー」は、ドキュメントなどのアイテムに関してフィードバックを貰いたいユーザーに回覧することができる機能です。得ることができた全てのフィードバックがまとめられ、校閲プロセスの記録と共にフィードバックを求めたユーザーの元へ送信されます。既定では、フィードバックの収集ワークフローは、ドキュメント コンテンツタイプに関連付けられているので、自動的にドキュメントライブラリで利用できます。

署名の収集ワークフローとは

「署名の収集ワークフロー」は、word・excel・PowerPointといったMicrosoft 365内のアプリケーションで作成されたドキュメントやアイテムを他のユーザーに回覧し、署名を収集できるワークフローです。署名を求められたユーザーはSharePoint上でデジタル署名が行えるので、何枚もの紙に何度も署名を繰り返す…といった従来の手間が省けます。既定では、署名の収集ワークフローは、ドキュメントコンテンツタイプに関連付けられているので、自動的にドキュメントライブラリで利用できます。 ただし、署名の収集ワークフローがドキュメントライブラリのドキュメントに対して表示されるのは、そのドキュメントに1つ以上の Microsoft Office署名欄が含まれている場合だけです。

3段階の状態管理ワークフローとは

最後の「3段階の状態管理ワークフロー」は、3段階の状態管理を仲介としてアイテムの状態などをしっかり追跡するように作成されたワークフローです。顧客サポートの問題、潜在顧客、プロジェクトタスクなど、大量の追跡が必要なアイテムや作業の工程をSharePoint上で簡単に管理できます。
※ちなみに「3段階」とはアクティブ・レビューの準備・完了のことです。

SharePoint Onlineのワークフローの追加と開始ができるユーザー

ワークフローを追加したり開始したりするには、ワークフローが実行されるリスト、ライブラリ、またはサイトコレクションに対する適切な権限が必要です。

• ワークフローの追加

既定では、ワークフローを追加するにはリストの管理権限が必要です。（既定では、所有者グループにはリストの管理権限が割り当てられていますが、メンバー グループと閲覧者グループには割り当てられていません。）

• ワークフローの開始

既に追加されているワークフローを開始するには、既定ではアイテムの編集権限が必要です。（既定では、メンバー グループと所有者グループにはアイテムの編集権限が割り当てられていますが、閲覧者グループには割り当てられていません。）
所有者は、所有者グループのメンバーのみが開始できるように特定のワークフローを構成することもできます。

まとめ

SharePoint Onlineのワークフローを導入・活用することで業務上の無駄な手間が省け、作業効率がアップし労働時間やコストの削減が可能になります。ぜひ大きなメリットがたくさんあるSharePoint Onlineのワークフローの導入を検討してみてくださいね。