Microsoft 365 ワークフローを活用しよう
はじめに
Microsoft 365のワークフロー機能について知っている人はどれくらいいるでしょうか。またこれを業務に活用している方はどれくらいいるでしょうか。もしかすると知らないという人も多いのではないでしょうか。また、知らない間に使っていたなんて人もいるかもしれません。そんなMicrosoft 365のワークフロー機能について説明します。
Microsoft 365 ワークフロー機能
まず、ワークフローとは何かを簡単に説明いたします。ワークフローとは、稟議等の申請から承認までの業務上の流れを表したものです。各企業等ではそれぞれの申請、稟議においてどの部署に提出し承認をもらわないといけないかというのを定めています。たとえば、業務上の経費精算を行うとき、多くの企業は総務部や経理部といった管理部門に申請や稟議を提出することが多いです。申請者本人が書類を作成し次に上長へ提出したり、直接関係部署へ提出したりとその流れは様々です。そしてこれまではこうした業務は書類を作成、印刷し提出するといった形で行うのが一般的でした。しかし、今ではこのワークフローが電子化されている企業等も増えてきました。このMicrosoft 365のワークフロー機能もそういったものの1つです。
Microsoft 365 ワークフローを活用しよう
これまでにある時、急に申請が必要になったということや、今すぐにでも承認がほしいといった経験はありませんか。私はありました。そういったときに自身がオフィス内におり、承認者である上長等が近くにいれば、稟議を作成して提出、承認、実施とスムーズに進めることができます。ただ、もしご自身が外出中であったり上長が出張中でしばらく帰ってこないということになると稟議の作成もできないですし、すぐに承認ももらえないです。また、申請者、上長、承認という流れなら簡単ですが、稟議の内容によっては上長だけではなく、複数の部署の承認者に承認をもらわないといけないといった場合もあります。そういった場合、自身が急いで申請してもなかなか最終承認者まで稟議が回らない、書類がどこまで回っているのかわからないといった事態になることもあります。このMicrosoft 365のワークフローのように電子化されていればこういった心配もなくなります。また、電子化により、これまでの書類作成、印刷等の手間やコストも削減されます。事項でMicrosoft 365のワークフローの種類と利用方法について説明します。
Microsoft 365ワークフローのしくみと利用方法
1：承認ワークフロー
最も基本的で一般的なワークフローです。ドキュメントまたはアイテムが承認のためにユーザーやグループに回覧されます。それぞれのタスク毎に期限を設定でき、ユーザーを追加することも可能です。複数の承認者がおり、仮に最初の承認者が非承認とした場合はワークフローを終了し、無駄なフローを回さないための設定もできます。
フィードバック収集
上記の承認ワークフローをベースとしてドキュメントまたはアイテムをユーザーのグループに回覧し、承認者からのフィードバックが得られるような設計になっています。フィードバックは全体がまとめられワークフローを開始した申請者ユーザーに送信されるしくみです。ただし承認ワークフローのような最初の承認者が非承認とした場合にワークフローを終了するといった機能はありません。
署名の収集
Officeアプリケーションで作成されたドキュメントをユーザーのグループに回覧し、デジタル署名を収集するためのワークフローです。各承認者は申請者からのタスクを受信するとSharepoint onlineのタスクリストやWord、Excel等のドキュメントからタスクに署名を行うことができます
発行ワークフロー
基本的には承認ワークフローと同様に承認を得るためにコンテンツを回覧します。違いは、発行機能対応のエンタープライズコンテンツ管理サイト用に設計されていることです。
三段階の状態管理
3つの状態を介してリストアイテムの状態をトラッキングするように設計されているワークフローです。大量かつ追跡が求められるアイテムや組織のビジネスプロセスを管理することができます。
さいごに
オフィス365のワークフローについて少しは興味を持って頂けたでしょうか。これを読んで私は知らずに使っていた。なんて人ももしかするといるかもしれません。ワークフローと一言で言っても中身は企業等によって様々です。今回のMicrosoft 365ワークフロー機能のように各々にあったワークフローを利用して頂けばと思います。また、中身や使い方が多少異なりはしますがどれも私たちの業務をより円滑にし、負担を軽減してくれるものという点では同じです。ですので上手く利用してビジネスがより円滑となればと思います。この記事が少しでもそのきっかけになれば幸いです。
