SharePoint Onlineリストとは

はじめに

どんな業務でも1から10まで毎回行うのは大変です。出来るだけ無駄な手間や時間は削減したいと思うのは当然のことです。例えば、1から3までは繰り返し行う作業や毎回同じ内容を行ったりするのであれば、リスト等を予め作成しておけば毎回同じ内容を入力しなくて済みます。SharePoint Onlineにももちろんこういった機能が備わっています。上手く利用して無駄を省き、業務の効率化を図ることが出来ます。

SharePoint Onlineリストについて

リストは、チームメンバーや特定のその他のサイトユーザーと共有できるデータの集合体のようなものです。SharePoint Onlineには、すぐに利用できるリストやリストのテンプレートが多く用意されています。リスト内のアイテムを整理するための優れたスタートポイントとして利用できます。SharePoint Onlineでリストを作成しておけばその中からデータを探し、選択することができ毎回同じ内容を入力するといった手間を省くことができます。またそのデータはプロジェクトメンバー等、複数人に共有できるため、情報の共有がスムーズです。もし初めてこういった機能を利用するといった場合でも、リストのテンプレートも用意されているので各々に合うリストを簡単に作成することができます。

SharePoint Onlineでリストを作成しよう

前述のとおり、テンプレート等も用意されていてSharePoint Onlineでは簡単にリストを作成することができます。例えば、メンバー個人の情報のリストを作成しようとすると必要となる情報は①メンバーの名前、②部署名、③役職名、④連絡先（携帯電話）、⑤連絡先（メール）最低これくらいの情報は必要となるでしょう。場合よってはこれらが必要ない場合やそれ以上の情報が必要な場合もあるでしょう。これらの情報が複数集まってリストが作られます。もちろん作成したリストの管理者は情報の修正や追加、削除といった操作が可能です。情報の公開範囲も設定することができます。その他にも見せたい情報だけを見れるように設定したりと自分好みにカスタマイズすることができます。

また、SharePoint Onlineには、デフォルトで「お知らせ」「連絡先」「ディスカッション掲示板」「予定表」「タスク」「案件管理」等の様々なリストが用意されているが、これらはすべてリストの一種であり、表示形式にバリエーションがあるにすぎないです。例えば、「予定表リスト」では、月（31日）、週（7日）、日（1日）のカレンダー形式で表示する形式が用意されているがその実体もリストです。

機能を最大限に活用しよう

SharePoint Onlineでは様々な機能が用意されています。多くの情報が飛び交う現代社会ではセキュリティの面でしっかりとした管理をしないと個人や企業の信用喪失に繋がります。今回紹介しているリストについても管理を怠ると個人情報の流出や企業秘密の漏洩に繋がりかねます。ですのでアクセス権限の管理等をしっかりと行うことを推奨いたします。SharePoint Onlineのリストでもこのアクセス権限は細かく指定することができます。情報の追加や修正は管理者のみというのはもちろん、特定のユーザーにのみ閲覧の権限を与えたり、1から10の情報の中で1から5までしか公開しないというような設定もファイル単位から可能です。最も、この機能に関しては管理が煩雑になりすぎるため、コンテンツ単位でのアクセス権限設定を使うことは推奨されていないです。上手く活用してより使いやすいように出来ます。

さいごに

SharePoint Onlineのリスト機能いかがでしょうか。操作の面もExcelとも似ている部分があります。ですので知らない間にこういった機能に触れている人も多いのではないでしょうか。リストを作成することで情報を共有し、より円滑に業務を進めることも可能です。しかし。様々な情報等を入力し、公開することによって個人情報や個人のプライバシーに危害を加えてしまう可能性もゼロではありません。ですのでアクセス権限設定等の機能も上手く利用し、SharePoint Onlineでのリスト機能を利用して頂きたいです。上手く利用すれば必ず私たちのビジネスにおいてプラスの力になってくれるはずです。