Microsoft 365のSharepointの機能とは

SharePointとは

SharePointは、急成長しているITテクノロジーの一つで、ファイル共有や、共同作業、コミュニケーションを円滑に進めるための、Microsoft社のサービスです。

コンテンツや知識、アプリケーションを共有・管理することで、情報をいち早く見つけ、組織全体がスムーズに業務をこなすことが出来ます。

SharePointには2種類の利用の仕方がある

SharePointには、社内システムとしてWindows Serverを構築してその中に組み込んで利用する方法と、もう一つは、Microsoft 365の中のサービスのひとつで、MicrosoftSharePoint ServerをMicrosoft社がホスティングをしているクラウドサービス（SharePoint Online)を利用する方法があります。

SharePointServer

SharePointServerを利用する場合は、自社内で構築・運用をする必要があるため、初期導入や維持にコストが掛かり、労力も要します。メリットとしては、自社環境に合わせてSharePointServerを構築したりアプリケーションを開発したりすることによって利便性を追求できることです。

SharePoint Online

SharePoint Onlineは、Microsoft 365の中のサービスでクラウドサービスとして提供されています。システムそのものは、Microsoftのデータセンターで稼働しているため、利用者側はインターネットを経由して利用します。そのためSharePointServerと違い自社内でサーバを構築する必要がありません。PCやスマホ、タブレットなどのデバイスとインターネット接続環境があれば何処ででも作業を行うことができます。

Microsoft 365とは

Microsoft 365とは、予定やファイルの共有・管理、メールの送受信、リアルタイムでの音声や映像での会話などが利用できるクラウドサービスです。プランは、個人向けのMicrosoft 365 Solo、中小企業向けのMicrosoft 365 Business、大企業向けのMicrosoft 365 Enterpriseがあります。

OfficeアプリとOfficeOnlineが利用できる

Microsoft 365のプランによってWordやExcel、PowerPointなどが含まれる常に最新のOfficeアプリとOfficeOnlineが利用できます。そのため、Officeドキュメントの閲覧や簡単な編集ができる機能が備わっています。

大容量のメールボックス

利用可能なメールボックスの容量は1ユーザー50GBから100GB。メールのバックアップも可能です。

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SkypeforBusinessを使ってコミュニケーションが可能

SkypeforBusinessによるチャットや音声、映像でのリアルタイムコミュニケーションを実現します。大人数での会議もサポートされているため、移動時間を削減することができます。また、インターネット上で資料を持ち寄ることも可能です。

強力なセキュリティ機能

強力なセキュリティ機能があり、ウィルスや迷惑メールを遮断し、サービスやデータを守ります。Microsoft 365は、Microsoftによって日々不具合の修正や追加が行われているため、常に最新の機能や修正プログラム、セキュリティ更新プログラムなどの技術的サポートを受けることができます。Microsoft 365によって社員同士が共同で作業するための環境を簡単に作ることが可能になります。

SharePoint単独の契約も可能

既にOffice 2019等を使用しており、Microsoft 365を契約せずにSharePointを利用したい、というニーズにも対応しています。

SharePoint単独の契約も可能であり、プラン1とプラン2があります。プラン1は中小企業向けで、SharePointの他にOneDriveというオンラインストレージ1TB分を入手できます。プラン2はさらに大企業向けで、より厳重なセキュリティとOneDriveも実質的に容量無制限で使用が可能です。

SharePoint Onlineの機能とは

SharePoint Onlineは、ユーザーのニーズに合わせて色々な使い方ができます。次に基本的な構造と機能をお伝えします。

チームサイトの構築

部署やプロジェクトなどのチームごとにポータルサイトを作ることができる仕組みを「チームサイト」と言います。SharePoint Onlineに用意されているテンプレートにポータルサイトを作成し、情報共有や管理を行います。チームのユーザーは、普段利用するコンテンツや情報、アプリなどに簡単にアクセスできます。

ドキュメントライブラリの使用

ドキュメントライブラリでは、ドキュメントや画像の共有、重要な書類の保管を行います。

ワークフロー

複雑になりがちな業務を流れとしてまとめてくれます。これを導入することで、業務処理の改善やミスの防止、業務の進捗管理が容易になる、等といったメリットがあります。またワークフローの種類を選び、オプションを指定するだけで、ワークフローが自動的に実行されます。

検索

全文検索が可能で、目的のファイルへすぐにアクセスすることができます。また、エンタープライズ検索により検索をカスタマイズすることも可能です。

文書管理機能

文書管理機能でバージョン管理を行えば、そのファイルが最新版かすぐに判別可能です。もしファイルを間違って修正・削除した場合でも、元のバージョンへと簡単に戻せることができます。

リストの使用

リストは、予定表やアンケート、掲示板など様々な情報をデータベースとして管理します。また、業務内容に合わせてカスタマイズができる「カスタムリスト」という機能があります。SharePoint Onlineには、上記の「ドキュメントライブラリ」や「カスタムリスト」の他に、作業内容を登録するための「タスク」など様々なアプリが用意されており、必要なアプリを追加して利用することができます。

また、SharePoint Onlineでは、案件ごとにサブのチームサイトを作ることができます。チームサイトは階層構造となっているため、サブのチームサイトは、元々のチームサイトの中のコンテンツのひとつになります。

Microsoft 365の管理者の仕事とは

前述したように、Microsoft 365はサーバーの運用を必要としないため、ハードウェアやソフトウェアの管理、アカウントの作成など専門知識やITスキルは必要ありません。管理者としての主な仕事は、ユーザーの管理や機能の設定など必要最低限の作業を行うだけなので、管理者の負担が少ないということが大きな特徴です。

Microsoft 365のビジネスプランを購入すると、管理者権限を持ったアカウントが提供されます。このアカウントでサインインをしアプリ起動ツールの中の管理者の項目をクリックすると、Microsoft 365管理センターにアクセスします。ここでは各種の設定を行うことができます。

利用者の追加や削除

Microsoft 365管理センターの「ユーザー」画面の中の「ユーザーの追加」で新しいユーザーの追加を行います。また、「ユーザーの削除」も「ユーザー」の中で行います。

Officeアプリの社内での展開

Microsoft 365BusinessPremiumは、1ユーザーが所有している端末であれば、５デバイス（PC、タブレット、スマホ）にOfficeアプリをインストールできます。各々のユーザーがOfficeアプリを利用できるように管理者はライセンスを割り当てた後、ユーザー自らでアプリのインストールをしてもらいます。

そのため、管理者はユーザーに作業の流れと操作の説明を事前にし、すべてのユーザーがOfficeアプリを使えるように必要であれば個別に操作方法などをフォローします。

共有メールボックスの作成

一般にはメーリングリストと呼ばれているもので、メンバーが共有して使うメールアドレス宛にメールを送るとメンバー全員に送信されるしくみになっています。Microsoft 365管理センターの「ユーザー」画面の中の「共有メールボックス」をクリックすると設定画面が表示されるので、設定を行います。

チームサイトの権限の設定

新しいチームサイトを作ると、上位のチームサイトの下に配置されて作られます。ユーザーの権限は、上位のチームサイトから継承することができます。Microsoft 365管理センターの「サイト」画面の「サイトの設定」をクリックし、さらに「サイトの権限」をクリックして設定します。

SharePoint Onlineの活用例

サイトを外部ユーザーと共有

取引先とサイトを共有したい場面もあるでしょう。共有はすぐにできます。

SharePointの画面から「サイトのアクセスを許可」を選び、権限を割り当てます。「サイトの共有」をクリックすると、メールアドレスを入力する欄が出てくるので、共有したいユーザーのメールアドレスを入力して「追加」をクリックして、こちらの設定は完了です。

登録された方にはメールが飛び、メールの本文内のリンクをクリックするとログイン画面に遷移します。Microsoftアカウントを持っている人の場合は、一番上の「Microsoftアカウント」を選んでログインすれば、目的のサイトにアクセスできます。Microsoftアカウントを持っていない場合も、アカウントを作成すればきちんと目的のサイトにアクセスできます。

タスクのタイムライン化

さまざまなタスクをタイムラインにして見やすくすることもできます。

タスク名の右側の「… 」(省略記号)をクリックして「タイムラインに追加」をクリックします。そうするとタイムラインに追加したタスクが表示されるため、チームでタスクを共有した際にメンバーの大まかな予定が一目で分かりやすくなります。

ファイルを復元する

操作を誤って更新した場合も、以前のバージョンを復元することもできます。

ファイルの名前と日付の間のスペースを右クリックして、メニューから 「バージョン履歴」を選びます。もし「バージョン履歴」 が表示されない場合は、「… 」(省略記号)で選ぶことができます。そうするとファイルのバージョンリストが表示されるため、対象のバージョンを選び、下矢印をクリックし「復元」をクリックします。

Microsoft 365のセキュリティについて

Microsoft 365は、強力なセキュリティ対策機能が組み込まれており、ユーザーの安全性が配慮されています。しかしながらパソコンの管理がきちんとされていないと、第三者が不正にユーザーIDとパスワードを悪用する可能性もあります。

パソコンの置き忘れ、USBメモリーの紛失など、ユーザー全員に危機管理意識を持ってもらうよう注意喚起をする事、PCのウイルス対策、パスワードの管理と保護などは、管理者として非常に大切な役割です。

まとめ

政府が掲げる働き方改革によって、多くの企業が、経営における重要な課題として今までの働き方を見直し取り組み始めています。中でも在宅での勤務が実現できると、育児や介護で出社が難しい人でも仕事をすることができるようになります。また、災害時の交通インフラの障害による帰宅困難者の大量発生や、出勤できないことによる在宅勤務の必要性、通勤ストレスを無くすことによる仕事の効率化やオフィスの消費電力の削減によるエコロジー効果など、社会にとって様々なメリットが期待できます。今後、在宅勤務での活用に不可欠になるであろうクラウドコンピューティングは、インターネットにアクセスをして自宅でも社内と同じように作業ができます。

Microsoft 365は、ファイルや情報の共有、チャットやWeb会議によるリアルタイムでのコミュニケーションなど、業務に必要な様々な機能を備えています。Microsoft 365を活用することによって、在宅勤務を実現する企業が増えていくでしょう。