Microsoft SharePointを使ってできること

SharePointとは?どうやって使うのか?

SharePointとはファイル共有や、共同作業、コミュニケーションを円滑に進めるためのMicrosoft社のサービスです。Googleも似たサービスを提供していますが、ビジネス用途にはMicrosoftのWord、Excelなどがそのまま使えるSharePointが選ばれています。

ここではSharePointの導入から使い方までを解説します。SharePointによって仕事の効率化や無駄な会議の省略が期待出来ます。

Sharepointの使い方

SharePointの基本的な使い方と導入方法について説明していきます。

SharePointとは

SharePointはMicrosoftのサービスで、ファイル・情報を共有して編集する企業向けのソリューションです。SharePointを利用してチームサイトを作成することで、PCだけではなく、さまざまなデバイスからアクセスし、保存や編集、整理が可能になります。

SharePointには、Windows Serverを構築して利用する方法と、Microsoft社が提供しているクラウドサービス(SharePoint Online)を利用する方法があります。

本記事ではSharePoint Onlineについて説明します。

SharePoint Onlineは、Microsoft 365の中のサービスでクラウドサービスとして提供されています。そのため自社内でサーバを構築する必要がありません。PCやスマホ、タブレットなどのさまざまなデバイスとインターネットの接続環境があれば何処ででも作業を行うことができます。

利用するのは簡単で、サブスクリプションで人数分のアカウントを払えばすぐに導入できます。

特徴

SharePointの特徴はクラウドだということです。つまり社内サーバーを導入することなく使うことができます。ですので、世界中どこからでもアクセスでき、テレワークにも便利です。

2020年4月現在、世界中が新型コロナウイルスでテレワークにシフトしています。これを機に世の中が「出社して仕事する」という概念を考え直し、よりSharePointが活用される時代が来るかもしれません。

機能

SharePointの機能は、バーチャル上のデスクに色々なファイルがあり、それにチームで作業していくといったイメージになります。

  • チームサイトを作りその中にチーム内で編集できるドキュメントを管理できる。
  • ドキュメントごとに権限設定が可能。
  • チームで共有する情報を管理するサイトを簡単に作成できる。

使い方の例は以下のようになります。

ページ作成

以下に説明するコンテンツをまとめるページをSharePoint内に作ってプロジェクト毎に管理できます。バーチャルデスクを例えるなら、プロジェクトAのデスク・Bのデスクとプロジェクト毎に必要なファイルがまとめて乗っている、というようなものです。

コンテンツ

SharePointではドキュメント・画像・予定表・発注表などが共有できます。アプリがあり、導入によってアンケートや掲示板を作れます。全員が集まって長々と会議をする時間が大幅に削減できます。メンバー全員が集まる必要すらなく、グループトークで事が済んで最後の決もアンケートでとる、といった使い方です。

ワークフロー

SharePointでは、メール等での連絡では複雑になりがちな業務をわかりやすく流れとしてまとめてくれます。

これを導入することで、業務処理の改善やミスの防止、業務の進捗管理が容易になる、等といったメリットがあります。また、ワークフローの種類を選び、オプションを指定するだけで、ワークフローが自動的に実行されます。ワークフローは必要に応じていつでも取り消したり終了したりできるため、状況に応じて適切に使い分けることができます。

検索

紙ファイルや個々のパソコンに保存されている状態のファイルを探すことは、時として骨が折れるような作業になることがありますが、SharePointを導入するとチームで共有しているファイル内での検索が楽になります。全文検索で目的のファイルへすぐにアクセスすることが可能です。また、エンタープライズ検索によりカスタマイズすることも可能です。

紙での管理だとどうしてもあちこちにいったりしてしまいますが、電子管理は非常に楽な上、いつ誰が書類を更新したかということまでガラス張りになっています。

文書管理機能

文書管理機能でバージョン管理を行えば、そのファイルが最新版かすぐに判別可能です。もしファイルを間違って修正・削除した場合でも、元のバージョンへと簡単に戻せることができます。これによって文書作成の無駄な作業を、最小限にできます。

リストの活用

リストは、予定表やアンケート、掲示板など様々な情報をデータベースとして管理します。

また、業務内容に合わせてカスタマイズが可能な「カスタムリスト」という機能もあります。さらに作業内容を登録するための「タスク」など様々なアプリが用意されているため、必要なアプリを追加して利用できます。

MS製品がそのまま使える

後述しますが、導入する一番の利点はMicrosoft製品をそのまま共有してコメント挿入や編集ができることです。PCで作成しているWordファイルをSharePointにアップロードして、チームで編集するといった使い方ができます。

ビジネスで活用

若干上述しましたが、SharePointはビジネスでの使い方を想定して作られています。これからは導入方法を説明します。

サブスクリプションで

導入するには月々のサブスクリプションをします。SharePoint online 1,2,E3があり、プラン毎に使える機能に違いがあります。またアカウント毎に払う必要があります。

SharePoint Online (プラン 1)SharePoint Online (プラン 2)Microsoft 365 E3
月間契約料¥540¥1,090¥2,170
Officeアプリ含まれない含まれない含まれる
ストレージ1TB無制限無制限

※2020年4月現在

Microsoft 365とセットで

Microsoft 365とSharePointはセットで契約する使い方がメジャーです。プランの中にはSharePointアカウントが入っているものもあります。Microsoft 365とはMicrosoftのクラウドofficeソフトです。SharePoint単体で使うことも可能ですが、Microsoftはセットを使い方として想定しています。

会議縮小を

おそらく若年層になるほどテレワークやワークフロー、またライン等のグループトークで物事が決まっていく、などということに対して抵抗がない方が多いかと思いますが、社会ではまだまだ、必要不要問わず会議が開かれることが多いです。効率化を図るという点でも非常に有用なので、ぜひ使い方を広めて無駄な会議や打合せを最小限にして行きましょう。

取引先とも情報共有可能

招待機能があるためそれを利用すれば、社外の人とも情報共有が可能になります。外部ユーザの権限設定は社内で管理できるため安心です。また常に最新のファイルであるため、メールをいちいち送付する手間が無くなるため、作業効率もアップします。

勤怠管理も

SharePointを利用することで、勤怠管理もできます。出勤・退勤の管理、勤怠データの閲覧も可能で、現在の勤怠状況をメンバー内で共有することが可能です。

またAccessを利用することで、取引先データといった大きなデータの管理も行えます。

Google drive, G Suitとの違い

ここまでMicrosoftのサービスであるSharePointのことを中心に記載させていただきましたが、Googleが提供している似たようなサービスとの比較をしてみましょう。

Google提供のサービス

似たようなサービスにGoogleが出しているGoogle DriveとG Suitがあります。あくまでも個人的な意見にはなりますが、Google Driveの無料ストレージは15Gあるので個人向けならばGoogle driveでも十分です。

実際にこの記事もgoogle docsを使って書いたものをWordとして変換しています。スマホで誤字脱字のチェックをしたり、タブレットで書き直したりと、とても便利なので個人利用にはこちらを使っています。しかし、ビジネス向けとなると少し物足りなくなり、Google のサービスならばG Suitを導入することになるでしょう。

G Suitの優位性はコストパフォーマンスの良さ

G SuitとMicrosoft 365を相当するエディション同士で比較した場合、G Suitの方が低コストで導入できます。

また、メール機能については、一般社団法人日本ビジネスメール協会が発表した「ビジネスメール実態調査2018」では、仕事で利用しているメールソフトは「Gmail(G Suiteを含む)」(38.36%)が4割近くと利用者が多いため、メールについてはG Suitを導入しても躓く人が少ないでしょう。

SharePointの優位性はMicrosoft製品がそのまま使えること

Google drive/G SuitではPDF、写真、動画、その他が共有できます。しかし、Microsoftのofficeソフトをそのまま共有して編集することは出来ません。チームでのプロジェクト等になってくると、wordがそのまま使えるSharePointの方が向いていると感じます。これはMicrosoft wordで作ったまま共有編集したいというニーズがどうしてもあるからです。チームで一人でも、これまでのMicrosoft資産・環境を手放したくない人がいるとG Suitは導入がしづらいようです。

また、Microsoft Officeのシェアは高く、取引先とのやり取りでWordやExcelのファイルを扱うこともしばしばあります。G Suitの場合はそのまま共有して編集することは出来ないため、使える形式に変換する必要があります。折角生産性向上のために導入しても、環境によっては導入前よりも生産性が著しく下がる可能性も秘めています。

そのためMicrosoft Officeを利用している場合は、SharePointを利用するのが無難です。

まとめ

SharePointの導入や使い方をみてきました。チームで行うプロジェクトには必須のものとなり始めています。他社のサービスと比較すると、Microsoft製品がシームレスに使えることが1番の利点です。

導入することによって、時間ばかりがかかってしまい何も決まらない会議や、メールが多すぎて進捗が分かりにくいなどのムリ・ムラ・ムダが減らせます。

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