SharePoint Onlineとは？サイトを作成して業務効率UP！

はじめに

SharePoint Onlineとは、Microsoftが提供するサービスの一つで、利用することによりクラウド上でファイルや情報の共有が可能になります。SharePoint Onlineが利用できるプランには、単体プランもありますが、Microsoftのクラウド型サービスであるMicrosoft 365に含まれるプランもあります。ただし、SharePoint Onlineは基本的には法人向けのサービスとなるため、家庭向けのMicrosoft 365には含まれておらず、勤務先などで使用したことがない人にとってはあまりなじみがないサービスかもしれません。
そこで、この記事ではSharePoint Onlineをよく知らない方にもSharePoint Onlineとはどのように利用され、どのような機能があるのかを知ってもらえるよう、簡単にご紹介させていただきます。

SharePoint Onlineのサイト作成

SharePoint Onlineでは、社内向けポータルサイトや社内向けWebサイトを作成し、基本的には作成したサイトを通してファイルや情報の共有を行うことになります。SharePoint Onlineには、サイトテンプレートや様々なWebパーツが用意されており、それらを使って簡単にサイトを作成することができます。SharePoint Online利用時に、まず作成するのは「チームサイト」または「コミュニケーションサイト」となります。

チームサイト

ニュースやアクティビティ、ドキュメントなどのWebパーツが含まれており、チームやプロジェクト内での共同作業や情報共有をするのに適したサイトとなっています。また、Microsoft 365グループと連携でき、グループ内のメンバーはサイト作成後すぐにチームサイトを利用できます。なお、「Microsoft 365グループ」とはMicrosoft 365を使用しているユーザをグルーピングすることでOfficeの様々なツールを共有できるというものです。SharePoint Onlineによるサイトの接続のみならず、タスク管理やスケジュール管理も共有が有効となります。

コミュニケーションサイト

チームサイトが限定的なユーザーを対象としているのに比べ、コミュニケーションサイトは幅広いユーザーを対象とした情報共有に適したサイトとなっています。そのため、Microsoft 365グループとの連携はできないようですが、画像を使って視覚的に説得力のあるサイトを作成するためのWebパーツが含まれています。また、サイトデザインを目的に合わせて以下のような「トピック」、「ショーケース」、「空白」のいずれかから選択できます。
・トピック：ニュースやイベントなどの情報共有
・ショーケース：写真や画像を使っての製品、チーム、イベントなどの表示
・空白：独自のデザインを作成

サブサイト

上記のようなチームサイト、もしくは、コミュニケーションサイトを作成後に、そのサイトの配下にサブサイトを作成することもできます。サブサイト作成時にもサイトテンプレートが利用でき、プロジェクトサイト、コミュニティサイト、ドキュメントセンターサイト、レコードセンターサイト等々、多くのテンプレートが用意されています。サブサイトと作成することで、より情報がコンパクトにあるべき場所に集まることが予想されます。たとえば、会社単位もしくはプロジェクト単位でチームサイトかコミュニケーションサイトをSharePoint Onlineで作成していたとしましょう。会社やプロジェクトにはそれぞれ部署やグループがあります。部署単位やプロジェクト単位でサブサイトを作成するとどうでしょうか。仮にSharePoint Onlineでサブサイトを作成せず、チームサイトやコミュニケーションサイトのみの運用をした場合、情報が煩雑となり、得たい情報を入手するのに手間が掛かってしまいます。
サブサイトを作成し、サブサイトにそれぞれの役割を担わせることにより、チームサイト、もしくは、コミュニケーションサイト単体で運用するよりも、情報が整理しやすくなり、業務の効率化につなげることができます。さらに作成したサイトをテンプレートとして保存することもできるので、独自のサイトテンプレートを作成することで、サイト作成時間の短縮につなげることも可能になります。

外観を作成する上での便利機能

2種類のサイトの説明をしてきましたが、作成するときに「もしも見栄えの部分で失敗してしまったらどうしよう」と思うことがあると思います。そこで失敗してしまった場合のおすすめの回避方法を説明します。まず、念頭に置いておいていただきたいのが、失敗しても大丈夫であるということです。結論から申し上げると、過去に作成したサイトのファイルをバックアップとして残しておけば何度でも失敗してもそのファイルからやり直せるからです。逆説的にいうと、サイト作成をする前段階には必ずバックアップを残しておいてそれを加工しておけば問題ないということです。簡単にその方法を説明します。SharePoint Online上に「ページ」という項目があるためクリックします。そこで「サイトのページ」という項目内にページの外観を表す項目が表示されるため、あとはバックアップとして残しておきたいものをコピーして分かりやすい名前に変更しておくことです。こうすることで外観の部分はデザインに心配があったら何度でもやり直せることができます。

SharePoint Onlineのコンテンツ

ここまで、SharePoint Onlineのサイトに関しての紹介をしてきましたが、ここからはそのサイト上で利用できるSharePoint Onlineのコンテンツについて紹介させていただきます。SharePoint Onlineのコンテンツは基本的に「リスト」と「ライブラリ」に分けられ、リストではデータが管理され、ライブラリではファイルが管理されます。

リスト

SharePoint Onlineのリストとは、ユーザー間で様々なデータを管理するための仕組みで、簡易的なデータベースのようなもので、SQL ServerやOracleのようなRDB(Relational DataBase)のテーブルに相当するものと考えて下さい。リストはRDBと同様に「列」を定義することができ、列には、テキストや数値、日付など、様々なデータ型を設定することができます。また、リストの並びかえやグループ化、フィルター処理なども可能で、ユーザーがデータを管理しやすいように一覧表示させることもできます。リストには、連絡先リスト、お知らせリスト、タスクリストなど、用途に応じたリストが用意されていますが、カスタムリストという独自にカスタマイズできるリストもあります。カスタムリストだけでなく他のリストも列の追加、削除、修正が可能で、Excelのような感覚で使用すること可能となっています。

カスタムリストの便利機能

先述のとおり、カスタムリストとは独自に列の追加や削除が行えます。例えば表示させているリストを何も設定をすることなく表示させていたらどうでしょうか。膨大な量のデータが表示されることになります。その中から更新日という項目があったとして「今日以前の7日分のデータを抽出したい」といった場合、目で追いかけて確認するのはとても厳しいのが予想されます。そこで表示されたリストに対してフィルター機能を使用することで対象のリストのみを表示させることができます。ここで全てのフィルターの説明をするのは長くなってしまうため割愛しますが、先述の「今日以前の7日分のデータを抽出したい」というものはSharePoint Online上の「Today」というものを使用してあげれば可能となります。「Today」は今日から何日前のデータを表示させる、もしくは今日から何日間のデータを表示させるという機能です。

ライブラリ

SharePoint Onlineのライブラリとは、ファイルのアップロード、作成、更新、他ユーザーとの共同作業を行うことができるサイト上の場所と考えてください。ファイルをそのまま保管できるので、ファイルサーバーのように利用することが可能となります。リストと同様にライブラリにも、予めいくつかの種類のライブラリが用意されています。例として、ドキュメントやスプレッドシートなどはドキュメントライブラリ、写真や画像は画像ライブラリ、Wikiページを作成するにはWikiページライブラリ、というように保管するファイルや用途に応じたライブラリを作成することができます。さらに、ライブラリには以下のようなファイルの管理に便利な機能が多数備わっています。
・列を追加し、ファイルに属性(更新日、カテゴリ等)を付加
・ファイル一覧を表示する条件の保存(ビューの定義)
・フォルダの作成
・ファイル単位やライブラリ単位でユーザー毎にアクセス権限を設定
・ファイルのバージョン管理
・他ユーザーとの同時編集を防ぐチェックイン/チェックアウト

特筆すべきなのは「ファイル単位やライブラリ単位でユーザー毎にアクセス権限を設定」と「他ユーザーとの同時編集を防ぐチェックイン/チェックアウト」であると言えます。まず、前者はその名の通り、ファイルやフォルダに対して様々な権限を付与できます。例えば、「このフォルダには特定のユーザのみしかアクセスできない」であったり、重要な書類であれば「書類の編集は特定のユーザのみにしか行わせない」というものが行なえます。これらは時と場合に応じてSharePoint Online上から行うことをおすすめします。一方で後者はファイルの同時編集の許容です。例えばファイルサーバ上でエクセルを加工しようとすると、共有設定をしなければ同時に編集することはできません。同時編集を許容したところでうまく保存できないという場合もファイルサーバ上では起こり得ます。しかしながら、SharePoint Onlineで同時編集を許容しておくことでそれらの心配がなくなります。

SharePoint Onlineの機能

SharePoint Onlineは、外部ユーザー招待機能、アンケート機能、他Office製品との連携機能など、紹介しきれない程様々な機能を持っています。全ては紹介しきれませんのでここではその一例として、業務効率化を行う上でとても有効なワークフローについて紹介します。

SharePoint Onlineのワークフロー

SharePoint Onlineのワークフローではドキュメントの転送やメールの送信など、通常では手動で実行、確認、追跡をしないといけないようなビジネスプロセスを自動化し、労力の節約、業務の効率化をはかることができます。

ワークフローの種類

SharePoint Onlineのワークフローは以下の5つが用意されています。
・承認(承認のためのコンテンツの回覧)
・フィードバックの収集(フィードバックのためのコンテンツの回覧)
・署名の収集(署名を集めるためのコンテンツの回覧)
・3段階の状態管理(コンテンツの3つの状態の追跡)
・発行の承認(校閲と承認のためのコンテンツ回覧)

ワークフローの例

具体例としてドキュメントの承認ワークフローの流れについて、紹介します。
①ドキュメントでワークフローを開始
②ワークフローがユーザーにタスクを割り当てメール通知を送信
③各ユーザーがタスク割り当てに関するメール通知を受信
④各ユーザーがドキュメントを確認
⑤各ユーザーがドキュメントの承認、却下、変更依頼などを選択
⑥ワークフローが終了し、ドキュメントの状態を承認済み、却下、承認待ちに設定
以上のようにユーザーへの通知や状態の管理が自動的に行われ、業務の効率化へつなげることができます。

またこれらの流れをSharePoint Online上で行うとどのようなメリットがあるでしょうか。例えばこれらをSharePoint Onlineから行うのではなく、手作業による申請を行った場合を考えてみると歴然であると言えます。これらを手作業で行うと、圧倒的に時間が掛かってしまいます。また、出社しないと確認できないということも起こり得ることが想定されますが、SharePoint Onlineはクラウド上にファイルサーバがあるようなイメージですので、会社にいなくともパソコンとネット環境があれば確認することが可能です。その逆も然りで、当然パソコンとネット環境があれば会社にいって書類を作成する必要がなくなります。このようにSharePoint Onlineは承認する側のみでなく、承認される側にもメリットがあり、業務の効率化につながるといえます。それ以外にもSharePoint Onlineはファイルサーバの役割も担うため、パソコンとネット環境があれば、書類を会社以外の環境から確認することも可能となります。

まとめ

今回は、SharePoint Onlineについて、利用するためにまずサイトを作成すること、リストやライブラリによってデータやファイルが管理されること、機能の例としてワークフローという機能があることをご紹介させていただきました。SharePoint Onlineには今回紹介した以外にも業務の効率化につながる機能がまだまだあり、また、カスタマイズして利用することでできることの幅がさらに拡がります。Microsoft 365のプランによっては無料試用版もありますので、試用版にてSharePoint Onlineを実際に利用してみるも良いかもしれません。この記事がSharePoint Onlineを利用するきっかけや理解の一助になると大変嬉しく思います。